TOP導入事例「三菱商事フィナンシャルサービス」様×「WinActor」=「High Quality」

「三菱商事フィナンシャルサービス」様×「WinActor」=「High Quality」

トップ自ら「WinActor」の導入プロジェクトを推進している「三菱フィナンシャルサービス」様。「全社員がRPAに親しみ、夫々の社員が創意工夫のもとRPAを活用しながら業務効率化を図る」と語る、鎌田 吉昭 社長にお話を伺った。

 

Q、貴社の業種・業態をお聞かせください。

鎌田氏 : 三菱商事グループにおける財務・経理・審査・総務等のバックオフィス関連業務を受託、遂行しています。受託業務においては、取り扱う情報は自社のものではなく、ミスは許されません。売上で評価できるような業務ではないため、業務効率と品質の向上、業務範囲の拡張を目標に常に業務を進化、深化させていく必要があります。こうした業務を遂行する社員の人材開発を考えるうえで、「自立・自律と成長」は永遠のテーマです。会社は成長できる環境を提供し、社員はその環境を「使って」自ら成長していく、この成長への循環サイクルが重要だと思っています。

 

Q、RPAの導入にいたった「きっかけ」をお聞かせください。

鎌田氏 : 2017年度の経営目標に「既存業務の安定遂行」、「拡張分野への取組」を掲げ、これを実現するツールとして「AI・RPA」に注目しました。不断の業務改善は、弊社のミッション・ビジョンにも謳われていますが、2017年度は、特に「AI」や「RPA」を活用しながら生産性の向上を図ることを目標にしました。

 

Q、生産性の向上を図る上で、社内業務においてどのような課題がありましたか?

鎌田氏 : 弊社が担うバックオフィス業務は、昨今かなりシステム化が進展していますが、まだまだ、手作業に頼っている部分が多く残っています。例えば、経理業務では、三菱商事の基幹システムを使用していますが、記帳後のデータを抽出して分析する、異常値を発見する、管理データを作成する等の作業はほとんどが手作業です。我々は、こうした費用対効果の観点等よりシステムによる自動化が困難な工程を「ラストワンマイル」と称していますが、こうした「ラストワンマイル」は、経理業務以外の受託業務は勿論、社内管理部門での業務にも多く存在しています。こうした従来のシステムが入り込めない領域に、最新テクノロジーを駆使して現場から効率化していきたいと考えていました。

 

Q、全社的なIT戦略、働き方改革等の方針があればお聞かせください。

全社的なIT戦略、働き方改革等の方針について述べる鎌田吉昭様

鎌田氏 : 弊社での、IT取組み方針は主に、以下の2つで構成されています。

 

BPR型

これは、親会社の三菱商事のIT企画部と共に推進しています。業務フローの見直しや、一定規模のシステム導入等、既存の業務フローが大きく変わることが想定されることから、BPR型と称していますが、技術検証も兼ねた比較的大規模なIT推進の取組みです。

 

EUC型

現場主導のIT推進です。具体的には今回のRPAの導入がこれにあたります。

 

Q、RPA導入にあたって、重視した点、工夫した点があればお聞かせください。

鎌田氏: 最も、重視したことは、「社員全員が関心をもって参画すること、また全員が使えるようになること」です。そのために、役員を含め、全社員向けの研修会を十数回(デモは30回以上)企画し、現在開催中です。(延べ400名以上が受講予定)

 

Q、全社員向けの研修会を企画した「ねらい」をお聞かせください。

鎌田氏 : 私は、RPAを「ツール(道具)」だと思っています。弊社の業務上、「Microsoft Office Excel」を多用していますが、「ツール」として、全社員が「Excel感覚でRPAに親しむ」ことを目標としました。もちろん、限られた社員がRPAを扱うという考え方もありますが、これは次のような属人化のデメリットがあり、かつてのEUC(End User Computing)の失敗事例と重なるものと思っています。

 

想定される失敗事例

①緊急時の対応力が弱い
②当事者意識が薄れ、一過性に終わるリスクがある
③担当者が異動するとメンテナンスできなくなる

 

Q、導入を推進する上で、社内の体制をお聞かせください。

鎌田氏 : 実務に直接かかわる社員17名からなる「タスクフォース」を組成して、RPAの推進の可否、製品選定等に深く関与してもらいました。また、RPA導入によって、「自分の仕事が奪われるのではないか?」といった、不安や誤解を社員に与えないように、私自ら、導入の背景や目的、意義を研修や、会議の場で丁寧に繰り返し説明しました。結果、社員には、RPA導入を好意的に受け取ってもらっており、たくさんのアイデアや意見も集まるようになりました。

Q、導入から本番運用までのスケジュール間をお聞かせください。

鎌田氏 : 大まかに次のような流れです。

【2017年7~9月】 WinActorを含む、複数製品の試作版を使い、実証実験を行う
【2017年10~12月】RPA運用ルールの策定
【2018年2月】WinActorの購入契約
【2018年3月】運用開始

Q、RPAツールとして、「WinActor」を選んだ理由を(可能であれば他社製品との比較検討の経緯も)お聞かせください。

鎌田氏 : 「WinActor」に決めた理由は、「すべてが日本語である」こと、「汎用的に使用できるシナリオの多さ」です。検討を行ったすべての製品で、プログラミングのスキルが必要なく、シナリオの作成ができ、他システムとの連携ができる等の特徴がありました。しかしながら、エラーメッセージが英語であったり、汎用的なシナリオが少ないと、社員が「敷居が高い」と感じてしまい、自らシナリオを作成する意欲が削がれると考えました。すべての社員が、RPAを「ツール(道具)」として使えるようになるには、何より「分かり易さ」が一番のポイントでした。ITの専門家でない社員が、「WinActor」のトライアル研修を受けただけでシナリオを作成し、試作の「ロボット」を完成できたことで「分かり易さ」を確信しました。

Q、「WinActor」の操作研修やトライアルを受講した社員の皆様の反応、評価をお聞かせください。

鎌田氏 : 好評です。社員からRPA化する業務の候補について、意見がたくさんでています。原始データの公表タイミングが昼休みと重なり、休憩時間をずらして作業を行っていた社員からはRPA導入による作業の自動化により、通常の休憩時間帯で同期と昼食を取ることができるようになる、との嬉しい報告もありました。

Q、導入予定の台数を教えて下さい。

鎌田氏 : フル機能版を17台、実行版を24台導入予定です。

Q、スモールスタートして様子をみながら、追加導入を検討される企業様が多いなか、初回から大規模な導入台数です。投資に対するリスク分析等、グループ内での説得にご苦労されたのではないでしょうか?

投資に対するリスク分析等、グループ内での説得にご苦労された点の述べる鎌田吉昭様

鎌田氏 : おかげさまで、弊社のRPA推進活動は他のグループ企業に先んじていることもあり、グループ内でも有名になっています。グループ各社(海外も含めて)から、デモンストレーションの依頼や、具体的な話を聞きたいと、たくさんの関係者が、弊社を訪ねてきました。「WinActor」一台のライセンスは、他の製品と比べて費用対効果が分かり易い金額設定です。ライセンス契約は一年更新ですし、ダメだったらやめればいい、と思えるリスクだと考えています。

Q、その他、大規模導入で注意した点はありますか?

鎌田氏 : 「シナリオ作成時のルール(シナリオ作成の標準化)」を取りまとめました。例として「複雑なシナリオを作成しない」ということです。全社員が使えることが重要であり、「複雑なマクロ」を作った担当者が、異動して、メンテナンスができない等、先ほど申し上げたような過去の反省に基づく属人化による不都合を避けることが目的です。その他、ガバナンスを効かせるうえで、先ずは多少厳しく、ルールを策定しました。今後、本番運用の状況をみて、緩めるべきところは緩める等、濃淡を付けていく予定です。

Q、想定している導入効果をお聞かせください(できれば定量的に)

鎌田氏 : 定量的な目標値は、設けていません。なぜならば、夫々の社員がRPAを創意工夫のもとに活用しながら、業務効率化を図ること、また既存業務の深堀と、対象業務範囲の拡張を行ってもらう環境を会社として提供することを目的としているからです。

Q、「WinActor」が社員の皆様の働き方にどのように寄与してほしいかお聞かせください。

鎌田氏 : 経理業務は、繁閑の差が比較的ある業務です。業務をRPA化することにより、繁忙期の業務を効率化し、できた時間を業務の深堀等に有効に使うことができます。また、限られた時間内での反復的な業務による、心理的な負担やプレッシャーから解放されることで、より付加価値の高い業務に集中でき、業務品質の向上と安定化に繋がると期待しています。

Q、今後の展望についてお聞かせください。

鎌田氏 : サーバ版を導入し、管理の強化と更なるRPA化を推進したいと思います。深夜に「WinActor」が仕事をし、その結果を、朝一番で社員が確認するといったフローができるのが理想です。

Q、貴社のご経験から、導入に関するポイントや注意点があればお聞かせください。

鎌田氏 : トップが方向性を早期に打ち出し、ボトムアップでアイデアを募り、会社一丸となって推進していくことではないでしょうか?企画ばかりしていても仕方ありません。「二流の企画であっても、一流の実行力をもってあたる」ことが重要です。PDCAサイクルを回しながら、「Try&Error」を繰り返しながら一流の企画に高め、進めていくことが成功の秘訣だと思います。

Q、最後に、「三菱商事フィナンシャルサービス」様×「WinActor」=「   」に入るキーワードがあるとしたらどんな言葉を思い浮べますか?

鎌田氏 : (間髪いれずに)「High Quality(ハイ・クオリティ)」です。

 

(記事の記載事項は、2018年2月16日時点のものです)

 

会社概要

社名 三菱商事フィナンシャルサービス株式会社(MCFJ)
Mitsubishi Corporation Financial & Management Services(Japan)Ltd.
創業年月日 2001年2月1日 (財務、経理、審査 各分野の3つの分社を統合して設立)
資本金 26億8千万円
株主 三菱商事株式会社 100%
従業員数 360人 (2017年3月31日現在)
所在地 本社:〒100-0005東京都千代田区丸の内二丁目5番2号 三菱ビル
事務所:〒100-8086 東京都千代田区丸の内二丁目3番1号 丸の内オフィス (三菱商事ビルディング)
事業内容 三菱商事株式会社及び三菱商事グループ各社からの財務・経理・審査業務受託、グループファイナンス、コンサルティング業務 他
総資産 306,625百万円 (2017年3月31日現在)

 

以上、同社様のホームページより引用

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