TOPRPAコラムRPAによる業務自動化で実現した4つの業務改善事例を具体的に紹介

RPAによる業務自動化で実現した4つの業務改善事例を具体的に紹介

2018/04/24

導入事例

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RPAに興味はあるものの、具体的な活用方法がイメージできず、導入をためらっているという方もいるのではないでしょうか?本稿ではそのような方へ向けて、RPAでどのような業務が自動化できるのか、どういった導入事例があるのか、そして今後予想される働き方の変化について解説します。

RPAによって実現する業務自動化

RPAは一般的に、定型業務をすばやく正確に行うことが得意です。従来は人間が手作業で行っていた事務作業をRPAに自動で行わせることで、作業時間の短縮や品質の向上といった、業務の効率化を実現します。

たとえば、Excelから情報を抜き出し転記するという業務をRPAに任せれば、人間よりもミスなく迅速に行うことができ、人間の作業負担やミスをしてはいけないというストレスを軽減する助けになります。人為的なミスが減ることで品質が向上し、ミスのリカバリーに伴う時間のロスも減ります。

このように、ロボットに作業を代替できる定型的でルール化されている業務は、RPAによって自動化する方が効率的であるといえるでしょう。

RPA導入で実現する業務改善事例

では、実際にRPAはどのような業務で活用されているのでしょうか?以下に、NTTデータが提供しているRPA『WinActor』によって業務改善が行われた事例をご紹介します。

請求処理業務

RPA「WinActor」で請求書処理業務を自動化

こちらはRPAとOCR(光学文字認識)を導入した事例です。以下のワークフローで請求処理業務の自動化を実現しました。

ステップ1:
OCRで紙の請求書をデータ化

ステップ2:
「WinActor」でOCR後の請求書データと電子決済データを突合チェックし、OCRで読み取れなかった部分のみ、担当者が入力

ステップ3:
データを利用して経費清算ワークフローを自動処理し、ERPへデータ登録

上述のステップ1に記載していますが、印字の状態や汚れなど書類の状態によってはOCRで読み取れない場合があります。しかし、ほとんどが認識可能であり、担当者が手入力するのは不読分のみです。

OCRで紙の請求書をテキスト化し、シナリオ(ワークフロー)を設定すれば、あとは「WinActor」が請求書の不備チェックや承認・差し戻しといった処理を自動で行います。

こちらの事例では経費清算に伴う担当者の負担を大幅に軽減することを実現し、月に数千件に及ぶ請求書をほぼ100%自動化することに成功しました。

売上データの入力業務

RPA「WinActor」で売上データの入力業務を自動化

売り上げ管理用の基幹システムに登録されているデータを取得し、週1回店舗ごとや部署ごとの週次報告書を、担当者が手入力で作成していた事例です。以下のワークフローで週次報告業務の自動化を実現しました。

ステップ1:
「WinActor」が売り上げ管理用の基幹システムに登録されているデータを取得

ステップ2:
任意の日時で店舗や部署ごとの売上を集計・グラフ化

ステップ3:
週次報告書を自動作成

これまで手入力しなければならなかった業務を「WinActor」を導入して自動化することにより、担当者の作業工数を98%削減することに成功しました。このように、定型化しているデータ入力業務を自動化することは、RPAの得意な作業です。

集計データ加工業務

こちらは、コールセンターでの「WinActor」導入事例です。

「WinActor」導入以前は、管理情報(問い合わせ件数・内容・コールアップ率等)を担当者が社内の集計データベースに入力していましたが、作業が煩雑であるため時間を要していました。また、転記作業は「Webシステムへログイン」→「件数や問い合わせ内容を取得」→「CSV入力」→「形式変換」→「圧縮」→「サーバ送信」という複雑なものであったため、毎朝30分も時間をとられていたのが課題となっていたのです。

しかし、「WinActor」によってこの転記作業を自動化することにより、担当者は転記の作業工数がゼロになり、「WinActor」の実行中は他の仕事に集中できるようになりました。事例では30分の時間削減につながりましたが、毎朝のストレスが軽減されたという副次効果もあり単に時間短縮以上の効果が得られたことでしょう。

このようにルール化されており、手順が明確で誰でも実施が可能な定型業務であれば、「WinActor」の導入で工数を減らすことができます。

外部サイトデータとのシステム連携

最後に、メガバンクでの導入事例をご紹介します。

「WinActor」導入に至った経緯に、新たな金融商品をリリースするため、自行の運用管理システムと証券会社のシステム間でデータ連携をする必要がありました。

しかし、それには数千万円規模のシステム開発費と、銀行側が金融商品を追加するたび証券会社側に発生する数百万円規模のシステム改修費を要したため、これらが大きな課題となっていたのです。

そこで、このデータ連携を「WinActor」で自動化することになりました。その結果、数千万円という開発費用と、数百万円かかる新規商品の追加に伴うカスタマイズ費用が削減されました。また、証券会社側の負担軽減も実現しました。

このように、「WinActor」はシステム開発費用削減(コスト削減)の面でも大きく貢献します。

RPAによる業務自動化で働き方が変わる

上述した事例からもわかるように、「WinActor」をはじめとするRPAは業種を問わず、さまざまな業務の自動化が可能です。これにより、事務作業に伴う担当者の負担が軽減され、他の業務に使うことができる時間的、精神的余裕にもつながります。

言い換えれば、RPAを導入することにより、人間は煩雑な業務から解放され、やりがいのある満足度の高い業務を行えるようになるということです。煩雑で時間のかかる定型業務こそ、RPAの導入が解決の一手になるでしょう。

おわりに

RPAの導入は一見するとハードルが高いものと敬遠されがちですが、実際はプログラミングスキルなどを必要とせずに導入できる製品もあります。導入を検討する際には、まずは業務に関して誰がどのような課題を抱えているのかを検討してみてください。

導入する上で大事なのは、その課題を解決できるRPAを選ぶことです。今回導入事例をご紹介した「WinActor」であれば、プログラミングの知識がなくとも幅広い業務を自動化できる上、全国の販売代理店のサポート体制も万全なので、導入後も安心して働き方改革を継続できるでしょう。

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