TOPRPAコラムRPA導入により実現できる業務効率化と公共機関の導入事例

RPA導入により実現できる業務効率化と公共機関の導入事例

2018/04/24

導入事例

  • facebook
  • twitter
  • hatena
01

近年、金融機関や民間企業において、RPAの導入により大幅な業務効率化を実現している事業所が多く見受けられます。その一方で、地方自治体をはじめとした公共機関の導入事例は非常に少なく、本格導入はこれから盛り上がっていくという印象を受けます。

公共機関は人員削減が困難であるため業務効率化の提案が受け入れられないとする向きもありますが、政府主導で進められている「働き方改革」の模範として業務効率化と無縁ではいられなくなりつつあります。

では、実際問題として公共機関がRPAを導入することによって業務にどのような効果が見込めるのでしょうか?すでにRPAを導入している先進的な自治体の具体例を挙げながら解説していきます。

公共機関がRPAを導入する意味

公共機関の労働環境について質問した場合、多くの人が”定時に仕事が始まり定時に終わる”というステレオタイプなイメージを持っています。

しかし、実際はそうではありません。公務員の多くが日々の膨大な業務に追われています。さらに業務量は年々増加傾向にあるにも関わらず、地域住民からサービスレベルの向上を求められているのが現在の公務員を取り巻く労働環境の実情です。

しかしながら、こういった膨大な業務の処理と住民に対するサービスレベルの向上を両立させることは、一朝一夕に実現されることではないでしょう。なぜなら、サービスレベル向上のためにはフェイスtoフェイスのコミュニケーションは欠かせず、直接住民と接する窓口業務にある程度の人員を割かなければならないのが絶対条件となるからです。

一方で、業務処理に関してはある程度自動化することで業務にかける稼動を削減することが可能となるでしょう。つまり、RPAの導入により業務処理を自動化・効率化することで、サービスレベルの向上を目指すことができるのです。

一般的に、RPAの特徴としては以下のような項目が挙げられます。

プログラミング知識不要で扱える

RPAツール導入の際には“シナリオ(ワークフロー)”と呼ばれる、業務を自動処理するための操作ルールを作成します。

このシナリオ作成は、
・PC操作を記録する
・フローで操作内容を確認
・必要に応じて編集
というような手順で、ユーザーのPC操作を記録し再現することができます。

また、PC操作の記録は、専門的なスキルや知識を必要としません。マニュアルやサポートセンターを利用すれば、技術的な課題は解決でき、誰でもシナリオ作成が可能です。

定型業務を自動処理できる

RPAを導入すれば、データの転記・入力や検索などのパソコン操作を、人手を介さず自動で行えるようになります。厳密には異なりますが、Excelマクロでの業務改善と同じく、定義することにより、自動で作業を実行してくれるとイメージすると分かりやすいかも知れません。

マクロなどと異なる点は、適用対象となるアプリケーションの幅広さです。自社の基幹システムと外部のクラウドサービスを繋ぐパソコン操作といったケースでは、扱うシステムが異なるためにこれまで間に人が介在し双方のシステムを繋ぐ役割を果たしていましたが、RPAでは連携するアプリケーションは問わないため、それらを自動で行うことが可能となります。

作業ミスを起こさない

人による作業の場合その時の状況や作業の難易度によっては、転記ミスや入力漏れといった作業上のミスが発生してしまうことがあります。

一方、RPA導入により、これらの作業ミスを防止し、業務の品質をあげることが可能です。また、RPAにより作業を自動化することで作業時間や作業品質の改善を図ることもできます。

作業履歴のログを残せる

RPAではすべての業務処理に関してログを残すことが可能です。いつ誰がどのような処理を行ったか、人間の作業では記憶に頼らざるを得ないものが、RPA活用により明確にデータとして残るため、コンプライアンス的にも非常に有用と言えるでしょう。

また、作業中にエラーが生じたときには、エラーが生じた時点で自動化作業を停止し担当者へメールでエスカレーションすることはもちろん、ログを遡って原因を調査することも可能です。RPAの導入により、機械に任せられる業務は機械に任せ、人間は人間がやるべき業務に専念できるようになります。

つまり、公共機関における「業務量の増加」と「サービスレベルの向上」という相反する課題を解決できるのが、RPAであるということです。

導入事例1:つくば市

つくば市では、「RPAを活用した定型的で膨大な業務プロセスの自動化」を行政課題テーマとして掲げ、NTTデータグループとRPA導入に関する共同研究プロジェクトを行うと発表しました。

導入の背景には、
・季節によって繁閑の差がある業務の負担が大きい
・職員の定期的な異動により、現場にノウハウを蓄積しづらい
という2つの大きな課題がありました。

そして、この課題を解決するために、RPAの導入を決定します。まずはRPAが得意としている『反復作業が多く、膨大なデータを取り扱う必要がある業務』の選定を行いました。

その後、税務をはじめとしたいくつかの業務にRPAを導入、役所内の様々な業務への展開や共同研究の効果などを測定する計画とし、いずれは全業務にRPAの導入を薦めていく方針であると発表しています。

また、導入を決めたつくば市の五十嵐市長は、ロボットが作業可能な業務は任せて、職員はより丁寧なサービスを住民に提供できるようにしたいと期待しており、『日本一ロボットが活躍する自治体を目指す』と抱負を語っています。

導入事例2:京都府

京都府では、RPAによる業務効率化を模索する上で、職員に一定数以上繰り返している業務をヒヤリングし自動化する内容を検討しました。これにより、これまで手作業で進めてきた業務フローが明確になるとともに、RPAの試験的導入により作業上のミスや作業時間の削減を実現することに成功しました。

また、実際のRPA導入にあたっては、無理矢理RPAを導入するとかえって煩雑かつ非効率になるかもしれない業務への適用には注意を払ったそうです。RPAに任せるべき業務と人間が担うべき業務を上手に分割した好事例として、各方面で情報が共有されています。

RPAによって実現する業務効率化

公共機関の導入事例を2つ、ご紹介しました。

RPAを導入すれば、様々な業務効率化を実現できます。これは、今まで職員を圧迫していた業務の負担を軽減させ、その分サービスレベルの向上にリソースを配分できるようになるということです。これにより、住民の満足度向上に繋げられると見込むことができるでしょう。

つまりRPAは、本来職員が注力すべきサービスレベル向上の活動に専念できるよう、サポートしてくれる存在となるでしょう。

おわりに

RPAは非常に柔軟なツールであり、様々な業務の効率化に貢献するものです。また、NTTデータから提供されているRPAツール”WinActor”は、研修制度も充実しており、サポート体制も万全であるため、プログラム経験のない方でも使いこなせるようになることはもちろん、導入後のフォローも手厚いことが特長です。

業界・業種を問わず活用いただいている企業は数多くあります。勤務時間の改善や業務効率化を課題とされている公共機関にお勤めの皆様はお気軽にご相談ください。

その他の事例

TOPページへ戻る