TOPRPAコラムRPAで業務効率化を実現するために必要な管理・統制のポイントについて

RPAで業務効率化を実現するために必要な管理・統制のポイントについて

2018/04/24

導入方法

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RPAは別名デジタルレイバー(仮想知的労働者)とも呼ばれており、企業や組織の業務効率化に大きく貢献すると言われています。人間の処理能力を圧倒的に上回る正確性及び高速性を発揮するRPAは、煩雑な業務を効率よく処理することができる優秀な”働き手”となり生産性の向上に大きく貢献する期待のシステムです。

ではなぜRPAにより業務効率の飛躍的な向上や生産性のアップが図れるのか、そして人間はどのようにRPAを管理・統制すべきなのかについてわかりやすく解説します。

RPAで実現する業務効率化

一般的に、RPAを導入すれば業務効率化に大きく寄与しうると言われています。いわゆるホワイトカラーの定型業務を自動化する目的で利用されることが多いため、人間が行うよりもスピードや正確性が大きく向上するのがその理由です。

では、具体的にRPAで実現できる業務効率化の代表的な3つの項目をピックアップしてみましょう。

業務の品質・スピードの向上

RPAは人間のような「労働時間」や「休日休暇」といった制約を受けません。つまり、24時間365日いつでも業務に取り組むことができ、さらにそれらを人間よりも素早く正確にこなすことができるのです。

また、単に大量の業務を処理できるというだけでなく、入力ミスや転記ミスといったヒューマンエラーを起こさないため、業務の正確性及び信頼性が大幅に向上することが見込まれます。

業務の生産性の向上

定型化されている単純なオフィス業務をRPAに任せることにより、担当者は別の業務に取り組むことができるようになります。これによって、業務効率化が実現するため、生産性の向上に繋がるでしょう。

また、担当者は定型業務から開放されることで、より質の高い業務に望むことができます。なお、人材不足に悩んでいるという場合にも、RPAを導入することにより業務改善が期待できるため、効果的です。

業務の信頼性の向上

オフライン上で人間が手作業をするとミスが起こるだけでなく、悪意による不正が起こってしまう可能性があります。一方、RPAはミスを起こさないばかりか、人間のような”出来心”による不正行為をしません。

さらにワークフローの途中に人間が割り込んだとしても、すべての作業を記録しながら行っているため後からそのログを追うことが可能です。これらの理由により、業務に関するセキュリティが大幅に向上すると考えられます。

RPAの統制において重要となる3つのポイント

上述したように、RPAの導入により様々な業務効率化を実現することが可能となります。

RPAは導入さえしてしまえばそれで終わりというわけではなく、次のステップとして数十台~数百台の大規模な利用、あるいは全社へ展開するために、利用体制やワークフロー実行状況の管理など、安全に・効率的に運用する仕組みを整えることが必要です。

以下、RPAの管理方法や社内統制方法において特に重要だと考えられる3つのポイントについて解説いたします。

エラーとバックアップ体制

既存システムに何かしら変更が加えられた際、互換性や連携に問題は発生していないかなどの確認・対応は人間が行わなければなりません。基幹システムのバージョンアップやクラウドサービスの利用先変更などの際、RPA側の対応が遅れると処理がエラーを起こし、トラブルを招くケースがあります。

また、RPAは定型業務の処理に特化したものであるため、非定型業務など例外的に人間が処理しなければならない業務はしっかりと切り分けておかないと、エラーの原因になってしまうことがあるでしょう。その他にも、自然災害などによってRPAが何かしらのエラーを起こしてしまう場合があります。

そのような事態にも対応できるように、RPA管理チームを立てたり、エラー時の対応方法についてあらかじめ定めておくなどの人的バックアップ体制を整えておくことが大切です。

その他にも、当然エラーの場所や内容をあとから確認できることが必要です。実行状況が確認しやすく、実行ログが細かく出力されるなど、RPA側の管理機能についても充実していることが重要です。

不正使用による情報漏えい

RPAは作業ログをすべて記録しているため、予期せぬエラーや意図しない作業が行われた場合にも状況を追うことが可能です。実行許可のないユーザーによる不正使用が起こった際に、確認することが必要です。

特に、個人情報を取り扱う業務にRPAを導入する場合は、アクセスログや実行状況のログにて不正がないかなどを定期的に確認することが大切です。

また、ユーザー権限や実行できるワークフローを細かく設定できると、悪意あるユーザーからの不正利用や誤って実行してしまったということを防ぐことができるでしょう。このようなユーザー管理や実行制御ができる管理用のツールであると、より安心して運用できるでしょう。

管理者を1人にするリスク

RPAの実行やワークフローの管理を個人に任せるのは避けるべきでしょう。なぜなら、担当者の異動や退職などによって現場を離れてしまった場合、いつどの業務に対してRPAが実行されているか把握できない可能性があるからです。

つまり、野良ロボットの増殖に繋がります。万が一何か問題が起きた際には、原因究明や改善が困難になるリスクがあります。従って、RPAの導入及び運用はチームで情報共有しつつ行うようにしましょう。

RPAは統制することによって力を発揮する

これまで述べてきたように、RPAはあくまで人間の指示した工程に基づいて業務を自動化するものであり、人間のように何かしらの意思を持ち完全に自立した行動をとるものではありません。つまり、人間の管理監督がなければそのリスクは大きなものとなるでしょう。

また、業務内容の変化に伴う細かなチューニングも随時必要となってきます。つまり、RPAは人間が管理・統制することによってその力を発揮するものであると言えるのです。

おわりに

RPAは、上手に活用することで、業務効率化など多くのメリットをもたらすものです。一方で、きちんと管理されなければ少なからずリスクを伴うことを忘れてはなりません。

RPAの導入を検討される際には、業務効率化という点だけでなく、このようなリスク及び内部統制にも目を向けて検討していくことが必要不可欠です。

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