TOPRPAコラムRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは?基本から導入の進め方までまとめて解説

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは?基本から導入の進め方までまとめて解説

2018/10/03

基礎知識

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RPAとは「Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション」の略語で、ホワイトカラーのデスクワーク(主に定型作業)を、パソコンの中にあるソフトウェア型のロボットが代行・自動化する概念です。

日本国内では2016年からRPAという言葉が使われ始め、その分かりやすさや、即効性から2017年には大ブームが始まりました。今では、RPAは、AIやIoTと並び、誰もが一度は耳にしたことのある最注目ITワードとなりましたが、RPAという単語は耳にしたことはあるがRPAの深い知識は無いという方や、AIとRPAの違いや関係性が分からない、という方も、まだまだ多い段階です。

コスト削減や、ミス削減はもちろん、働き方改革の即効薬としても期待されるRPAの本質まで理解してもらうため、本記事では、RPAの基本や導入の進め方はもちろん、AIとの違いやAIと組み合わせた活用方法といった応用編まで、丸ごとまとめて解説していきます。

 

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは?

RPAとは「Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション」の略語で、ホワイトカラーのデスクワーク(主に定型作業)を、ルールエンジンやAI(人工知能)などの技術を備えたソフトウェアのロボットが代行・自動化する概念、と定義されています。業務を代行・自動化するソフトウェア型ロボット自体のことを、「デジタルレイバー・デジタルワーカー(仮想知的労働者)」などと擬人化して呼ぶこともあります。

また、このRPAという概念を実現するツールのことを、RPAツールと呼びます。現在、RPAという言葉が様々な形で利用されていますが、広義のRPAとはRPAという変革全体を表し、狭義のRPAというとRPAツールを表すケースが多いです。

RPAの定義では「ルールエンジンやAI(人工知能)などの技術を備えた」と説明されていますが、これは広義のRPAに関することであり、狭義のRPA(RPAツール自体)はルールエンジンで動くも、つまりAI(人工知能)は内包していない、と整理する方が分かり易いでしょう。

RPAツールについては、日本国内では、NTTグループの開発した WinActor®WinDirector®が、シェアNo.1評価※を獲得しています。RPAツールの比較・分類や、ランキングについては、本記事の後半で触れます。

 ※RPA BANK調べ

   

RPAによる自動化の動きと効果

まずは実際に、RPAが業務を代行・自動化する様子を見てみましょう。

電気店で、エアコン工事の受付に伴うバックオフィス業務を自動化した事例です。画面の左側はコールセンターで受け付けたエアコン工事依頼管理簿で、画面の右側は工事作業者に渡す作業先指示書です。RPAが、以下の手順で自動処理しています。

  • 左側の管理簿から氏名や電話番号をコピーし、右側の指示書に貼り付けることで転記
  • 地図ソフトを起動し、住所で検索、地図を拡大して範囲を指定し、該当箇所を画像形式に変換したら右側の指示書に貼り付ける
  • 指示書のファイル名として、管理簿の受付番号を設定し、保存
  • この一連の定型作業を、管理簿に記載された受付件数の数だけ繰り返して処理

動画を見て、いかがでしょう。RPAの速度は、人間のパソコン操作速度の約3倍です。また、人間が1日8時間働くところ、RPAは3倍の24時間働くことができます。RPAは、人間の3倍の速度で3倍の時間働くと考えると、単純計算では、RPA(デジタルレイバー)は人間の9倍の生産性がある(ホワイトカラー9人分の働きをすることができる)ということができそうです。

   

RPA(ソフトウェア型ロボット)の登場と、従来の技術との違い

今では当たり前となっている、工場で産業用ロボットが活躍している状態と比べてみましょう。

従来の技術

  工場 オフィス
3層 ブルーカラー ホワイトカラー
2層 産業用ロボット 無し×
※ホワイトカラーの集約・大量投入
※システム(ERP)のカスタマイズ
1層 生産設備(ベルトコンベア) システム(ERP)

RPA(ソフトウェア型ロボット)の登場

  工場 オフィス
3層 ブルーカラー ホワイトカラー
2層 産業用ロボット RPA(ソフトウェア型ロボット)
1層 生産設備(ベルトコンベア) システム(ERP)

 

工場では、ベルトコンベアなどの大型の生産設備がベースにあり、その周りで産業用のロボットが速く正確に製造作業を行う、人(ブルーカラー)はロボットのメンテナンスや、ロボットでさえできない作業を行う、という3層構造になっていました。

一方オフィスでは、基幹システム(ERP)がベースにあり、その上で作業を行うのは人(ホワイトカラー)だけという、2層構造になっていました。ERPを扱うのが大変であれば、解決策はERPをカスタマイズするか、もしくはホワイトカラーを増やすか(アウトソースするか)、でした。そこにRPA(ソフトウェアのロボット)が登場したことで、オフィス業務も効率性の高い3層構造となったのです。それにより、ホワイトカラーの役割も、自らデスクワークを行うことから、ソフトウェアのロボット(RPA)をメンテナンスしたり、ソフトウェアのロボット(RPA)でさえできない細やかな作業をしたり、というものに変わってきています。

では、狭義のRPAであるRPAツールはExcelマクロと異なるのか。

RPAツールとExcelマクロの違いとして、ノンプログラミングで誰でもシナリオ(ロボットの動作ルール)を作れることや、作ったシナリオの内容が分かりやすいためにブラックボックス化しにくいこと、ERPやWebを含むあらゆるアプリケーションを自動化できること、等の点を挙げられますが、本質的な違いとまでは言えないでしょう。

   

RPAブームの背景

では、RPAが何故これほどまでに大きく根強いブームとなっているのか。少子高齢化に伴う労働力人口の減少や、働き方改革の要請などの社会的な背景はもちろんありますが、それだけではRPAが特別にクローズアップされている理由にはならないでしょう。ポイントを大きく3点挙げてみます。

RPA(ソフトウェアのロボット)という概念自体

「あなたの作業に無駄があるのではないか、もっと効率化できるのではないか」と問われても、「自分は十分に効率化している、無駄なんてない」、と感じることでしょう。しかし、「ロボットに任せたい作業はあるか」と問われれば、「あれをロボットがやってくれるなら助かるな、あれをやらずに済むなら嬉しいな」と、改善点が浮かぶのです。

ノンプログラミングのRPAは、非IT部門でも使いこなせる

従来のIT技術は、IT部門専用でした。そのため、改善したければ改善をIT部門に要請するしかなく、IT部門の予算を超えるものや、IT部門にとって優先順位の低い課題は、IT技術の適用対象から漏れるため、現場でホワイトカラーが手作業するしかありませんでした。

一方、RPAであれば、現場のホワイトカラーが自らITによる自動化を行うことができるため、IT部門が制約とはならなくなったのです。またIT部門にとっても、自動化のために現場から業務を巻き取る負荷が無くなるという点で、歓迎すべき技術となっています。

第四次産業革命の到来(AIによる業務の完全自動化)

現在は、AI(人工知能)や、IoT(モノのインターネット)、RPAなどの技術の発展・活用が進む第四次産業革命の真っ只中と言われています。第四次産業革命技術の中でも、RPAは、AIやIoTに比べて分かりやすくROIも評価し易いために急速に導入が進んでいるといえるでしょう。

また、これに関連し、もうひとつの理由が挙げられます。RPAのロードマップは、RPA発展の3段階として整理されています。第一段階はルールエンジンによる定型業務の自動化、第二段階は少しAI要素が加わった高度な自動化、第三段階はAI技術の完成に伴う完全な自動化、というのが大よその定義です。現在は2段階目に入り始めたところですが、遅くとも2030年前半には労働人口の49%が自動化されると予測されていることから逆算すると、3段階目になるのが2030年前半ということになります。

ゴールが不明確なIT化や改善活動と違い、残り約10年で完全自動化の世界が到来すると思えば、今すぐにでもRPAによる自動化を始めなければならない(自分達だけ自動化の波に乗り遅れる訳にはいかない)という心理も働くのではないでしょうか。

   

RPAツールの仕組み

簡単に言うと、RPAとはホワイトカラーが行うパソコン操作をソフトウェアのロボットに記録(模倣)させることで、ホワイトカラーのデスクワークを効率化・自動化する仕組みです。たとえば、RPAツールに任せたい作業をパソコン上で実践すると、RPAツールが操作手順をシナリオと呼ぶRPAツールの動作ルールに置き換えて記憶し、次回からその作業をシナリオに基づき代行します。入ってきたばかりの新人に作業の様子を見せて教えるようなイメージです。

このシナリオ作成にあたり、プログラミングの知識は不要で、画面上で作成・修正ができ作業内容もワークフローのように可視化されているため、誰でも理解しやすい、というのもRPAツールの仕組みの特長です。単純に操作性の良し悪しの話ではなく、誰でもシナリオを作れて、作ったシナリオを誰でも理解し易いからこそ、業務を把握している非IT部門の担当者が自ら自動化活動を行うことができ、またExcelマクロのように野良化しにくいのです。

なおRPAツールで記録した「シナリオ」は、「ワークフロー」や、「ロボット」等とも表現されます。ロボットを100体作った、といった記載を目にすることが増えたかと思いますが、これはシナリオ(自動化のルール)を100種類作った、ということを表しています。

   

RPAを導入する5つのメリット

ここで、RPA導入による企業へのメリットを「5つ」ご紹介します。

ホワイトカラー業務の自動化・効率化

上述してきましたが、RPAはオフィス業務の代行を可能とします。誰もが簡単に業務の効率化・自動化を実現できるのがRPAを導入する大きなメリットです。

生産性向上

従来は人間にしかできなかったオフィス業務をRPAに代行させることにより、担当者は他の業務に時間を割くことができるようになるため、生産性の向上が期待できます。また、新たなビジネスを推進する余裕も生まれます。

特に人材不足に悩む企業の場合、生産性向上は大きな課題です。RPAを導入することにより、業務改善に大きく寄与することでしょう。

人的ミスの防止

人間が行う作業には、意図せず、ミスが起こってしまうことがあります。人間が集中力を持続できる時間は限られており、特に繰り返し行う作業の場合は、問題が発生していても気づきにくくなるでしょう。

他にも、月次で数日しか対応しないがミスが許されず作業量も多いような繁閑差のある作業は、担当者にとって大きな負担になったりミスした際の手戻りが大きかったりすることがあります。

一方、RPAは一度記録した作業を正確に再現してくれるので、人的ミスの防止になります。ロボットであるRPAはどれだけ作業しても、人間のように集中力が途切れて精度が下がると言ったこともありません。このことから、時間のロスや損害を回避することや、業務品質向上に大きく貢献してくれることでしょう。

コスト削減

たとえば、人間であれば10分かかる作業が、RPAであれば半分以下の作業時間で済むようになったという声はとても多く聞かれます。また、RPAは時間や曜日が関係なくいつでも作業が可能であり、設定次第で決められた日時に作業を実行することもできます。つまり、日々の作業工数削減・残業削減・休日出勤不要となり、その結果、人件費削減につながるという考え方ができるでしょう。

その他、新規事業に際して、本来はシステム開発費が発生してしまうというケースでも、システム化しようと考えていた業務の内容をRPAが代行することによって開発が不要となり、大きな費用がかからずに業務改善を行えたというケースもあります。

人材不足の解消

少子高齢化によって将来の労働人口減少が懸念されています。内閣府によると、2014年には6,587万人いた労働力人口が2060年には3,795万人に減少し、総人口に占める労働人口の割合は2014年の約52%から2060年には約44%に低下する見立てとのことです。

RPAは、日本が抱える、このような労働人口減少の問題解決にも貢献します。RPAで人間でなくてもかまわない定型業務を自動化すれば、人間が行うべき業務が精査されより効率的に業務を遂行することが可能になるでしょう。

RPAは作業ができる時間の制限も無く、一度覚えこませれば繰り返し作業を行ってくれるため、ホワイトカラー業務における人材不足の問題解消に大きな期待が寄せられています。

参照:第2章 人口・経済・地域社会の将来像 – 内閣府

   

RPAの導入事例と効果

RPAの導入事例を、業務別にいくつか紹介します。

購買業務

これは、商社にて部材の注文処理を自動化した事例で、ア~エの処理をRPAにより自動化しています。

(ア)部材に関する注文情報を取りまとめる (イ)発注先メーカーのWeb型注文受付システムを開く (ウ)システムに注文情報を登録する (エ)注文報告を担当者に回答する

RPA導入以前は、この注文情報の転記入力処理は、入力に長時間を要し、入力ミスも多発していました。あわせて、システムのレスポンスも遅く作業中に多くの待機時間が発生し、担当者のストレスも大きかったそうです。以前は取引先のシステムだからと諦めていましたがRPAにより自動化したところ、これまで年間130時間を要していた作業が、30時間で完了できるようになり、入力ミスも激減する、という成果を得られました加えて待機時間に伴う精神的負担から解放され、担当者にも大変喜んで頂いている、とのことです。

財務(経理)業務

これは、流通系の企業にてOCRと組み合わせて請求書の処理業務を自動化した事例で、一般事業会社からの要望が特に多い領域でもあります。

(ア)請求書が届くと、スキャナとOCRを利用し、請求書情報をデータ変換する
(イ)購買システムから、該当する注文時の発注データを取得する
(ウ)請求書データと発注データを突合する
(エ)突合の結果、データが一致していれば、支払処理へと進める。不一致であれば、担当者に確認依頼を返す。
   ※OCRによるデータ変換ミスや、何かしらの事情で注文時とデータが変わっている可能性もあるため、
   不一致の場合は、人間に再確認・判断を委ねる。
(オ)システムに注文情報を登録する
(カ)注文報告を担当者に回答する

RPA導入以前は、財務担当者が購買システムに入っている発注データを印刷し、請求書との突き合わせを手作業で行っていましたが、RPAにより、約2割の不一致となるケースだけを確認すれば済むようになりました。

なお本案件では従来型のOCRを利用していますが、「DX-Suite」のようなAI-OCRソリューションの登場により、OCR適用範囲が飛躍的に広がることが期待できます。

人事

人事関係でも利用事例は増えています。機微な情報を扱う難しさから、アウトソースすることもできず、人件費の高い役職者が手作業していたケースが多く、業務ボリュームがそれほど多く無くとも導入効果が大きいのが、この分野です。本ケースでは(イ)をRPAにより自動化しています。

(ア)社員が社員管理システムを開き、住所等の属性情報を変更する
(イ)社員管理システムに設定された情報を取得し、影響のある社内システムに変更を一斉に反映する

人事給与・経費精算

デモンストレーション等でもよく見かけるケースですが、社員の交通費精算において、申請しているルートや金額が正しいかをチェックするという、以下の(イ)~(エ)の処理をRPAが自動で行っています。

(ア)社員が経費精算システムに情報を申請する
(イ)経路検索サービスを利用し、申請された駅名でルートを検索する
(ウ)申請が経路検索サービスの最短・最安ルートになっているかと、検索結果と同額であるかを突合チェックする。 (エ)一致していれば承認処理、不一致であれば差し戻し処理を行う。

その他、導入事例の動画

■カード情報の審査管理の自動化

■受付処理の自動化

■SAP帳票ダウンロードの自動化

■個人ローン概況表作成の自動化

■賞与考課表への転記の自動化

■データの照合ファイル作成の自動化

いかがでしょうか。自動化対象のアプリケーションは違う製品だとしても、似たような定型作業をしており、自動化できそうな気がする、というものが思い浮かぶのではないでしょうか。

   

RPA導入の進め方

まず大事なのが、従来のIT技術の導入や、改善活動との違いを理解した上で、管理・統制と自動化のバランスをとりながら進めることです。

Excelマクロと異なり野良化しにくいRPAではありますが、自動化対象のアプリケーションの変更に伴う影響を考慮したり、RPA利用ユーザーからの相談に応じられる体制を設けたりすることは必要です。そのため、現場がRPAの主体とはいえ、推進組織側の管理・統制ルールの構築も必要となります。

一方で、従来技術と同様の厳し過ぎる管理・統制ルールを設けてしまったために、現場でのRPA活用が進まない、RPAがIT部門のシステム開発部品になってしまった、という課題も生じています。

RPAのメリット・真の価値を享受するため、誰のためにどのような目的でRPAを導入するのか、導入方針に立ち返りながら推進していきましょう。

RPAの導入は、大きくは、PoC(評価・検証)、部分導入、全社導入という3段階で進みます。導入したのにRPAが浸透しないという課題を抱えている企業は、PoC段階でRPAの主体である現場を巻き込まずに、推進部門やIT部門だけで評価を行ったあと、現場にRPAを使うように指示をしたケースが多いようです。このような進め方だと、現場の担当者が使うには難しいRPAツールが選定されたり、推進部門やIT部門と違いベンダーの手厚いフォローが現場までは届かなかったり、現場側にやらされ感が生じたり、ということが起こりやすくなります。そのため、PoCの段階から主役である現場を巻き込み、現場の担当者の評価を大切にしてください。

導入における最初のステップとしては、RPAツールの研修を受けることが重要です。研修を受けると、RPAとは何かを理解でき、自身の業務における自動化できるものが面白いように浮かんできます。PoCはまずRPAツールの研修から開始すること、研修には現場の各部門から2~3名ずつ有志を募り受講してもらうことが有効です。この研修受講者が、後々、各部門のRPA導入に活躍する推進役となってくれます。

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その他、RPAを導入する上での3つの注意点

RPAを導入する際に、注意しておくべきポイントを「3つ」ご紹介します。

RPAツールの機能や価格を比較して選ぶ

RPAは製品によって機能や価格が異なります。もちろん特長にも違いがあるため、重視したい機能や適用したい業務により、選択する製品は様々です。RPAの導入で失敗しないためには、各社のRPAツールを機能面、提供サービス面でよく比較して選んでください。

また、RPAはそれぞれUI(ユーザーインターフェース)が異なるため、使い勝手にも差があります。機能が豊富でもUIが分かりづらいと導入後に使いづらく感じてしまうことがあるでしょう。

その他、技術的なサポート体制は万全かなども、ぜひチェックしてください。

RPAを使う業務範囲をよく検討する

RPAを導入する前に、どんなオフィス業務を効率化・自動化したいのかを考えてみてください。RPAは幅広い業務に対応できるとはいえ、人間が手作業したほうが向いている業務もあります。

たとえば、特定のキーワードが含まれたテキストなどを仕分けする場合、RPAに任せれば自動で作業を行ってくれます。しかし、その他によく使われている関連キーワードや略語に気づくことができません。

一方、人間が作業を行えば、「このキーワードもよく見かけるな」と気づいてシナリオに追加できるので、より情報収集の精度が高くなります。

かといって、これらの作業には手間も時間もかかるので、業務効率化にはRPAの力が必要です。RPAの効果を高めるには、ここまではRPAに任せる、ここからは手作業で行うと線引きをすることで、業務の質を高めることができるでしょう。

RPAは人間とロボットの業務分担を実現するツール

AI(人工知能)の発達やRPAの普及によって、人間の仕事が奪われるのではないかという懸念を抱いている方もおられると思います。しかし、少し視点を変えて考えてみましょう。

RPAは人間の仕事を奪うのではなく、人間の仕事をサポートする存在です。単純作業や工数のかかる業務をロボットに任せることにより、クリエイティブな業務などに注力できるようになります。

つまり、RPAは人間とロボットの業務分担を実現するツールであり、業務の負担を軽減してくれる心強い味方です。これまで定型業務など単純作業に奪われていた時間が空けば、より満足度の高い業務に力を注げるようになるのです。

RPAに限らずツールはどう活用するかが重要といえます。第四次産業革命が進んでいる現在、RPAの導入で業務効率化や生産性向上に取り組むことは企業の利益につながるといっても過言ではないでしょう。

   

RPAとAIを組み合わせての発展

RPAツールは導入してからが勝負、スモールスタートで始めて大きく育てる方が良い、と言われています。第四次作業革命という大きな単位で考えてもそれは同じであり、わかり易いRPAから始めてIT活用率を高めていくことが手堅いと考えられます。ここでは、RPAから始めるAI活用の第一歩をご紹介します。RPA発展の3段階における2段階目の内訳だとご理解下さい。

RPAツールで扱うデータ等を拡大

AI-OCRAIスピーカーなどの技術を利用して、紙や画像、音声などの情報を、RPAが扱えるような形式のデータに変換し、自動化できる業務の範囲を広げることです。非構造化データを構造化する、というような言い方もされます。RPAツールという自動化ロボットに、AI-OCRという優れた目を与えたり、AIスピーカーという優れた耳を与えたりするイメージです。

審査等の判断業務との連動

RPAAIのような高度な判断までできないの?とは、よく頂く質問です。これも高度な判断をする特化型AIと組み合わせて実現すると考えていただくのがよいかと思います。例えば与信審査判断力を鍛えた特化型AI商品があるとして、以下のような組み合わせのイメージとなります。

1RPAが与信審査AIに所得等の情報を渡し、この人にお金を貸しても大丈夫かと問う
2)与信審査AIは、受け取った情報から貸与可否を審査判断する
3RPAは与信審査AIから戻ってきた審査判断に応じた処理を行う
  (貸与可であれば、貸し出す業務を自動実行する)

この先、何かしらの目的に特化したAI商品が増えていくと予想されます。実用段階に達して商品化された特化型AIRPAと組み合わせることで、RPAに難しい業務を自動化させられるようになります。RPAという自動化ロボットに、審査AI等の相談相手を付けてあげるイメージでしょうか。

 

おわりに

RPAがどのような概念なのか、また導入時にどういったメリットがあるのか、おわかりいただけたでしょうか。

RPAは生産性向上、コスト削減、人材不足解消など、企業にさまざまなメリットをもたらします。仕事はもちろん、働き方改革をサポートしてくれるパートナーとして、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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