TOP【マーケットプレイス】シナリオ顧客から送付された見積依頼書を基に、見積書を作成して返信する

顧客から送付された見積依頼書を基に、見積書を作成して返信する

概要

Outlookの受信メールから見積依頼書(Excel)が添付されている未読メールを検索し、

Web見積システムからダウンロードした見積書(PDF)を添付ファイルとしてメールで返信するシナリオです。

(返信するメールの本文は事前に用意します)

前提、事前準備

■見積依頼書(Excel)

 ・依頼元会社、依頼元担当者名、見積内容が記載されたExcelファイル(A4縦書き)です

■本文テンプレート(TEXT)

 ・返信に使用するメール本文をテキストファイルです(宛名については埋め込み可能に設定)

■Web見積システム

 ・登録された見積依頼書から見積書をPDFファイルで作成するWebシステムを想定しています

■Outlookのルール作成

 ・見積依頼メールを見積依頼フォルダに振り分けるように設定します

 

作成方法

(1) Outlookを開きます

(2) 本文テンプレートを開きます

(3) Outlookの見積依頼フォルダの未読メッセージを上から順に開きます

  ※見積依頼フォルダの未読メッセージの数だけ、(4)~(15)を繰り返します

(4) 開いたOutlookメッセージの添付ファイル「見積依頼書」を保存します

(5) InternetExplorerでWeb見積システムを開きます

(6) Web見積システムに見積依頼書をアップロードします

(7) Web見積システムから見積書(PDF)をダウンロードします

(8) 見積依頼書を開きます

(9) 見積依頼書の「御社名」から会社名を取得します

(10) 見積依頼書を保存せずに閉じます

(11) 開いたOutlookメッセージで全員に返信を選択します

(12) 返信メールの本文に、本文テンプレートをコピー&ペーストします

(13) 新規メール本文の宛名を見積依頼書から取得した名前で置き換えます

(14) メールを送信します

(15) 開いている返信済みのOutlookメッセージを閉じます

(16) InternetExplorerを閉じます

(17) 本文テンプレートファイルを閉じます

(18) Outlookを閉じます

 

使用したマーケットプレイス掲載ライブラリ

Outlookでメールを送信する

 

※掲載日:2018/7/18

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