TOP導入事例愛知県|リモートPCアレイ、OnRPAなどを併用し、WinActorを全庁展開 業務の効率化で、職員の働き方改革と県民サービス向上を目指す

愛知県|リモートPCアレイ、OnRPAなどを併用し、WinActorを全庁展開 業務の効率化で、職員の働き方改革と県民サービス向上を目指す

 日本経済の中心地のひとつであり、750万人以上が住む愛知県。その行政を支える愛知県庁には、約11,000人が働いています。近年は職員の働き方改革や住民サービス向上を目的に、ICTを活用した業務改善にも積極的に取り組み、2020年7月からはWinActorの本格運用をスタートしました。

 特徴的なのは、本庁だけでなく県内に点在する約250の地域機関からWinActorを利用できるよう、「リモートPCアレイ」「OnRPA」「WinDirector」といったソリューションを併用していることです。その詳細を総務局 総務部 総務課 行政改革推進グループの課長補佐、橋倉 裕幸氏と、同グループ主事の小出 明里氏に伺いました。

導入業務

・支払業務における財務システムへのデータ入力作業
・ExcelのPDF変換、メール作成など、多数

ポイント

・全庁職員がオンラインでWinActorを利用できるように環境を整備
・汎用性の高いシナリオを、複数の業務で再利用

内製化を考え、既存のWindowsソフトと親和性が高いWinActorを採用

愛知県庁 総務局 総務部総務課 行政改革推進グループ 課長補佐 橋倉 裕幸 氏

 「行政改革推進グループはその名のとおり、行政改革の立案やプラン推進のために全庁的な調整に携わり、県の行政運営をスムースに行えるようにするのが役割です。行革プランの中でもICTを活用した職員の業務改善は、大きな課題のひとつとなっています」と、橋倉氏は言います。業務の効率化や超過勤務の削減という課題を解決するための手段として、行政改革推進グループが注目したのがRPAによる事務処理の自動化でした。

 2018年11月~2019年3月に実施された実証実験を経て、2019年8月~2020年2月に実施された試行導入では、対象とした6業務にRPAを利用することで、年換算合計約850時間の作業時間の削減が可能(削減率は最大99%)になるという結果が出ました。

 行政改革推進グループではこの結果を受けて、改めてRPAソリューションの選定を行い、「プログラミングの知識がなくてもシナリオを作成できる」「既存のWindows系アプリとの親和性が高い」という点からWinActorを採用することを決定、2020年7月から本格利用を始めました。

 利用を希望する所属部門は、所属単位で申請をすればWinActorのアカウントが発行され、その後は自由に利用できるようになります。基本的にシナリオの作成から運用まで、職員自らが手がけることになっています。
「年に一回、20人ほどを対象に操作研修会を開いて、それぞれの職場にRPAの知識や技術を持ち帰ってもらうようにしています。また総務局総務部情報政策課DX推進室(2021年4月発足)で実施している「愛知県職員デジタル人材育成研修」の研修プログラムにはWinActorの操作研修があり、教材動画を見られるようになっているので独学することもできます」(橋倉氏)

 シナリオ作成や運用上の不明点は、メールや電話で問い合わせられるヘルプデスクを設置しており、「職員が安心して相談できるようになっている」と橋倉氏は言います。

全庁の誰もが利用できる環境を重視し、他ソリューションも併用

 試行段階から全庁展開を視野に入れていた行政改革推進グループでは、職員の誰もがWinActorを自席から利用できる環境の整備を重視しており、WinActorと合わせて、「リモートPCアレイ」と「OnRPA」、「WinDirector」も導入しています。

 「リモートPCアレイ」(開発元:アセンテック、Atrust Computer)はシャーシ集約型PCで、物理PCカートリッジを20台、小さなユニットに収めたものです。愛知県庁ではこのユニットに、シナリオ作成までできるWinActorフル機能版6、シナリオの実行のみ可能な実行版6の、合わせて12ライセンスをインストールしています。

 「OnRPA」(開発元:アクシオ)は、WinActorをリモートデスクトップ接続で利用できるようにするソリューションです。WinActorを利用したいと思った職員が自分のPCで「OnRPA」を起動して、フル機能版か実行版か、使いたいタイプを選ぶと、「リモートPCアレイ」にインストールされたライセンスそれぞれの稼働状況が表示されます。
空いているWinActorがあれば、そのままリモートデスクトップ接続で操作することができるようになります。

OnRPAの使用画面

これらソリューションを組み合わせて使うことにより、本庁舎内にいても地方拠点にいても、県庁職員であれば自席から簡単にWinActorを利用できるのです。

愛知県RPAシステム構成図 提供:株式会社NTTデータ東海

 管理統制用の「WinDirector」には、各所属で作成されたシナリオを登録し、それぞれのシナリオの利用状況調査・把握に利用する他、今後はスケジュール実行にも役立てていく予定だといいます。

成功事例の共有、シナリオの再利用で、所属の垣根を越えた横展開が進む

 WinActorの全庁展開に向けた環境が整った愛知県庁では、徐々に各所属での利用が進み、発行されたアカウント(所属単位)は約60(2022年3月末時点)、作成・利用されているシナリオは約50本(2021年12月末時点)に上っています。

愛知県庁 総務局 総務部総務課 行政改革推進グループ 主事 小出 明里氏

 小出氏は庁内での利用をより促進するため、WinActorによる効率化の成功事例を資料にまとめ、オンライン掲示板にアップしているといいます。
「代表的な事例としては、人事局で行っている返納金調書作成業務があります。財務会計システムへの入力作業を自動化したことで、年間450時間の削減効果が出ました。また同様の自動化は、新型コロナ感染防止対策として行った、民間児童福祉施設職員応援金の給付業務でも採用しています。短期間で支払えるよう、福祉局子育て支援課では、当初、残業して対応するつもりだったそうですが、OCRやWinActorを活用して一部の作業を自動化したことで、7~9月までにあった1,500件の申請をスピーディに処理することができました」(小出氏)

 この応援金の給付業務で使用したシナリオは汎用性が高く、私立高校への奨学給付金(県民文化局)、感染症防止対策協力金(経済産業局)などの業務にも再利用され、また民間事業者に補助金を出す業務を数多く抱えている福祉局の業務でも当該シナリオを参考にしながら新たにシナリオを作成されており、横展開が進んでいます。
「WinActorを利用している職員からは『もうこれがないと困る』とか『おかげで今日は早く帰れる』といった声を寄せてもらっていて、私たちとしても良かったと思っています」(小出氏)
「こうした成功事例を知って、庁内の各局でもWinActorへの認識が深まってきています。オンライン掲示板での事例紹介等を通して『皆さんにもこんなことができますよ』と呼びかけ、横展開を拡げていきたいと考えています」(橋倉氏)

 行政改革推進グループでは一層の効率化のために、今後、ノーコード/ローコード開発ができるツールとWinActorなどを組み合わせて利用することも検討しているといいます。
「ロボットによるスピーディで正確な処理で、職員の長時間労働を解消したり、逆にロボットにはできない企画・立案といった仕事に職員が注力できる環境をつくったりすることが、県民へのサービス向上にもつながります。我々、行政改革推進グループは、総務局総務部情報政策課DX推進室とも連携し、これからも最適なツールを活用しながら、さらなる業務の効率化を目指していきます」(橋倉氏)

※ WinActorの本格運用・シナリオ作成は、株式会社JECCならびに株式会社NTTデータ東海の協力を得て進めています。

※「OnRPA」は、株式会社アクシオの登録商標です。

愛知県庁 概要 

地方公共団体名

愛知県庁

県庁所在地

名古屋市中区三の丸三丁目1番2号

職員数

約11,000人 (2022年4月時点)

ウェブサイト

https://www.pref.aichi.jp/

WinActor販売特約店 

会社名(商号)

株式会社エヌ・ティ・ティ・データ東海

本社所在地

愛知県名古屋市中区錦二丁目17番21号

取扱商品

・WinActor
・WinDirector
・OnRPA

ウェブサイト

https://www.nttdata-tokai.co.jp/

RPAソリューションのお問い合わせ先

第一事業部 営業担当
TEL : 050-5556-2888
平日9:00~17:30
(ウェブサイト「お問合せ」からも受付可能)

(2022年5月現在)

関連サービス

リモートRPAソリューション 『OnRPA®』 https://winactor.com/product/OnRPA/

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