WinActor®導入事例【東京ガス株式会社】「東京ガス」様×「WinActor」＝「業務改革の源泉」

「電力・ガスの自由化」により、競合他社との競争が激しさを増す「エネルギー業界」。競争力に更なる磨きをかけるため、中期計画のひとつの施策である「ITを活用した業務効率の向上」を掲げる、「東京ガス」様において、「WinActor」の導入事例を伺った。

 

尚、今回、お話を伺ったのは、エネルギーソリューション本部でIT戦略をご担当されている、大久保　和広　課長（右）と川口　宏弥　氏（左）である。

Ｑ）ご担当業務をお聞かせください。

大久保氏：法人向けの営業部隊であるエネルギーソリューション本部内におけるIT推進、企画、運用・保守等を統括する業務を担当しています。

 

Ｑ）「RPA」ツールを導入した背景をお聞かください。

大久保氏：一番の理由は「エネルギーの自由化」です。以前は、1エリアに対し1社が業務を請負う形でしたが、自由化後は、複数社の請負が可能になり、既存・新規参入の企業間における競争が激しさを増しています。弊社も競争力に更なる磨きをかける必要があり、5ヵ年の中期計画を立てました。その中のIT戦略では、ITを活用した業務効率の向上を掲げています。そのような状況のなかで、最適なソリューションを模索していました。

 

Ｑ）「RPA」ツールに着目した理由をお聞かせいただけますか？

大久保氏：一般的なシステム開発に比べ、短期間で導入効果が実感できると直感したからです。策定したIT戦略の実績を早期にだす「解」を「RPA」に見出したように思います。

 

Ｑ）「RPA」の導入検討にあたって、製品の評価は行いましたか？

大久保氏：机上評価でしたが、数社の製品で行いました。

 

Ｑ）「WinActor」を選んだ理由をお聞かせください。

大久保氏：理由は三つあります。
① 安価でスモールスタートできる。
② シナリオの作成と同時に業務の可視化ができる。
③ すべて日本語で扱いやすい。

 

Ｑ）RPA化の対象となる部署、社員数をお聞かせください。

大久保氏：対象部署は、法人を担当する営業部内です。対象は900名程になります。営業活動を行う上での「フロント～ミドル～バックオフィス」のそれぞれの業務でRPA化を行っています。

 

Ｑ）実際に「WinActor」を導入した業務をいくつか教えて頂けますか？

川口氏：代表的な事例を2つ紹介します。

 

1つ目の事例は、高圧電力の新規申込の契約内容を社内システムへ登録する業務です。（図１を参照）情報を入力する社内システムは複数あり、バックオフィス業務のスタッフが、手作業で対応せざるを得ない状況でした。

 

「WinActor」の導入にあたっては、申込書が紙であったため、すべてを「WinActor」で自動化せず、人とロボットが行う作業の役割を明確にし、作業を分担することにしました。

 

具体的には、担当者が、まず整理用の「Microsoft Office Excel（以下、エクセル）」ファイルに契約内容を集約し、その後、「WinActor」が集約後のエクセルファイルの情報を、それぞれの社内システムへデータ投入するといった内容です。この「人」と「ロボット」の「ハイブリット」運用によって、対象業務全体の約70％を自動化することに成功しました。

 

【図1（WinActorの導入前と導入後のイメージ）高圧電力の新規契約の登録業務】

 

2つ目の事例は、お客さまにお渡しする明細報告書を作成する業務です。（図2を参照）

 

報告書の作成にあたっては、社内の複数のシステムから情報を取得する必要があります。業務担当者が、端末をたたきながら、情報を取得するといった対応をしていました。複数のシステムが関わるため、システム化するにも費用対効果が現れにくいといった課題もありました。

 

「WinActor」の導入にあたって、まず明細報告書の作成に必要な情報項目を定義しました。そして、定義した情報を「WinActor」が社内システムから取得し、その情報を明細報告書の様式へ転記する「シナリオ」を作成しました。

 

これにより、業務担当者のバックオフィス業務を、年間で約270時間削減できる計算になります。このような、システム化しても費用対効果が現れにくいようなルーチン業務は、「WinActor」がもってこいと感じました。

 

【図2（WinActorの導入前と導入後のイメージ）明細報告書の作成業務】

Ｑ）職員の皆様からの評判はいかがですか？

川口氏：評判は良いです。オペレーションを行う部署から、RPA化の要望が沢山でており、（約150項目）優先順位をつけて対応しています。

 

Ｑ導入を成功させるために、工夫したポイントがあれば教えてください。

大久保氏：組織的に推進することだと思います。

 

Ｑ）推進体制があればお聞かせください。

大久保氏：当部（IT統括部）で専任チームを設けています。川口をリーダとして、複数名で推進活動をしています。

 

Ｑ）ガバナンスの統治ルール（野良ロボット^※1がでないように）があればお聞かせください。

大久保氏：シナリオは当部（IT統括部）で一元管理しています。また、シナリオの作成から運用開始までの手続きを定めています。実際に、オペレーションを行う部署からの要請を受け、当部（IT統括部）で行っています。シナリオの作成にあたっては、当部員向けのルールブック（仕様／作成標準／セキュリティ基準）を定めています。当部で作成したシナリオをオペレーション部署が承認し、運用を開始するといった一連のフローです。

 

^※1　【野良ロボット】現場や一担当者が作成し、管理されぬまま内容や所有者が分からなくなってしまったロボット。

 

Ｑ）社内における水平展開はどのように行っていますか？

川口氏：社内メディアを活用して啓発活動を行っています。また、全社のITを統括するIT本部と連携して進めております。

 

Ｑ）「WinActor」に追加してほしい機能がありますか？

大久保氏：「WinActor」が稼動している時は、ロボットが端末を占有してしまうので、専用の端末が必要になります。そうすると端末の設置場所が必要です。また、セキュリティの課題もあります。（稼動中のスクリーンロック等）以上を考慮し、サーバ版の導入を検討しています。尚、ロボの稼働やスケジュール管理・可視化の機能も必要です^※2

 

^※2 これらの機能は「WinDirector」で実装しています。詳細は　WinDirectorの製品情報をご参照ください。

 

Ｑ）今後の展開をお聞かせください。

大久保氏：サービスを追加するとバックオフィスの業務が増えることは必然で、オペレーションコストの増加は避けられません。既存業務に「WinActor」を徹底的に活用して、オペレーションコストを抑制することが目標です。

Q）最後に、「東京ガス」様×「WinActor」＝「　　　　　」に入るキーワードがあるとしたらどんな言葉を思い浮べますか？

大久保氏：「業務改革の源泉」でしょうか？

 

（記事の記載事項は、2018年3月31日時点のものです。）

 

会社概要

会社名（商号）	東京ガス株式会社（東京瓦斯株式会社）
本社所在地	東京都港区海岸1-5-20　地図
創立	明治18（1885）年10月1日
資本金	1418億円（平成29年3月31日現在）
主な事業内容	1.都市ガスの製造・供給および販売 2.電気の製造・供給および販売 3.海外における上流事業、中下流事業 4.エンジニアリングソリューション事業、リキッドガス事業、LNG販売、ガス機器、 ガス工事、建設等 5.土地および建物の賃貸・管理等 6.情報処理サービス事業、船舶事業、クレジット・リース事業等
従業員数	8,219人（平成29年3月31日現在） ※常勤の就業人員であり、受入出向者を含み、出向者及び臨時従業員を含まない。
連結従業員数	16,823人（平成29年3月31日現在） ※常勤の就業人員であり、臨時従業員を含まない。
売上高 （連結）	（連結） 15,870億円（平成28年度）

 

2017年7月更新
以上、同社様の　ホームページより引用