TOP導入事例マンパワーグループ| WinDirectorでサポート効率化、法令対応などを実現、在宅勤務もスムーズに 

マンパワーグループ| WinDirectorでサポート効率化、法令対応などを実現、在宅勤務もスムーズに 

写真左から:  マンパワーグループ株式会社
テクニカルサービス統括部 東日本テクニカルサービス支店 アカウントセールス 石井 友也氏
サービスデリバリー統括部 イノベーション推進課 課長 小林 弘幸氏
サービスデリバリー統括部 イノベーション推進課 プロジェクトリーダー 薄井 円氏
テクニカルサービス統括部 東日本テクニカルサービス支店 支店長 塩原 亮馬氏
グローバル・テクノロジー・デリバリー統括部 GTDイノベーション推進課 ITエンジニア 岩田 光平氏

 

マンパワーグループ株式会社は、アメリカ・ミルウォーキーに本拠地を置くManpowerGroupの日本法人として、1966年に国内で最初の人材派遣会社として設立されました。現在では従業員数約3,000人、登録者数は59万人以上を擁しています。
同社が業務効率化のためにWinActorを正式導入したのは2017年。半年の間にバックオフィスの作業を、年換算4,800時間も短縮させることに成功しました。
しかしWinActorのライセンス数や稼動させるロボットが増えていく中で課題も生まれるようになり、2019年には管理統制ツールWinDirectorの導入に踏み切りました。
同社でRPAのシナリオ開発や運用・管理に携わるイノベーション推進課を取材し、WinActorでの課題とはどのようなものだったのか、またWinDirector導入時にはどのような工夫をされたのかなどを伺いました。

WinDirector活用ポイント

・SOX(内部統制報告制度)対応のため、WinActorの稼働状況把握
・シナリオ、実行版端末、ライセンスなどの一元管理
・エラーを即座に把握、遠隔での迅速なサポート対応を実現 など

導入前に行った準備

・複雑化したシナリオの見直し、シナリオ開発用テンプレートの作成
・エラー発生時に詳細報告メールが発信される仕組みづくり
・WinDirectorにログインしなくてもシナリオを緊急停止できる仕組みづくり など

複数のWinActorを保守・管理する難しさを、WinDirectorで解消

 同社が2017年にWinActorを導入した当初は、部門毎に必要台数のWinActor実行版をインストールしたPCを置き、業務の担当者がシナリオを実行させていました。シナリオはイノベーション推進課で開発し、内容に更新・改修があった場合には、ファイルサーバに最新版を置いて配布するという方法が採られていました。
 このスタイルで2年ほど運用が続き、WinActor実行版は8台にまで増えていましたが、ある時、「管理部門に対し、誰がどんなシナリオを、いつ実行したのか、詳細な稼働状況の提示を求められました」と、イノベーション推進課課長 小林弘幸氏は言います。
「SOX法上、監査が入った時には、各業務に対しての記録を即座に提出しなければならず、稼働状況をまとめておく必要があるとのことでした。WinActorの実行ログだけでそこまで詳しい情報を整理することは煩雑であり、WinDirectorの導入を検討するきっかけのひとつになりました」
 WinActorの複数運用には、他にも課題がありました。例えば構成管理の問題です。実行端末やそこで利用されるシナリオのバージョン、ログインできるスタッフのID、ライセンスなどの情報をExcelでまとめていたため、管理が煩雑になっていたのです。シナリオの最新版をファイルサーバに置く際に、うっかり旧バージョンを置いてしまうことで作業の遅延が出ることもありました。
 またエラー発生時には、イノベーション推進課の担当者が、トラブルのあった実行版PCの画面キャプチャを送って貰い、原因の特定から復旧まで行う必要がありました。時には2~3時間を要することもある上、各部門に割り当てられた実行PCは1台しかない部門が多く、復旧作業中は業務を中断するか手動で対応しておりました。イノベーション推進課では常時2名のエンジニアを社内対応に割り当てていましたが、トラブルが重なったり、復旧までに多くの時間を要することになったりすれば、すぐに人手不足に陥りかねない状況でした。
 ――これらの課題は現在、WinDirectorの導入で解消されています。稼働状況の把握や報告用ログの作成、構成・バージョン管理といった課題については、WinDirectorのユーザー管理機能、ジョブ管理機能、実行ロボット監視機能、シナリオ管理機能、さらにシナリオやユーザー情報などの出力機能によりクリアになりました。またエラー発生時には、わざわざ画面キャプチャを送って貰わなくてもWinDirector上でトラブルの原因究明やシナリオ修正が可能ですし、代替機の指定も簡単に行えます。また既存シナリオに対しても、エラー発生時の対応がしやすいようひと工夫したとのことでした。

円滑なWinDirector導入・運用のための準備と工夫

 WinDirectorの導入をスムーズに行うために、イノベーション推進課では2019年9月から翌年1月までの間に、情報システム部門の協力を仰ぎつつ、様々な準備を行いました。
「まず実行版PCをすべてWindows10搭載機に統一しました。以前は処理が速い端末、遅い端末が混在していたため、シナリオによってはうまく動かないこともあったのですが、今では均一に動かせるようになっています」(小林氏)
 なお同社ではWinDirectorをAzure上で稼動させ、従来、利用部門に置いていたWinActor実行版PCは、サーバルームにまとめました。こうすることで横浜、田町、大阪などの拠点で利用されているロボットや実行版PCを一元的に管理できるようになり、また利用者はWinDirectorにログインすれば、遠隔地からでも自分の業務につかうシナリオを実行することが可能となりました。

提供 : マンパワーグループ株式会社

 また従来利用していたシナリオも、WinDirector導入に合わせて徹底的に見直しました。シナリオ開発を担当している岩田光平氏は、そのポイントを次のように説明します。

~シナリオのテンプレート化~
「スパゲッティ化していたシナリオを、サブルーチンを使ってシンプルにしたり、機種依存のリスクがある画像マッチングを使わないようにしたり、全体を見直しました。加えてシナリオ開発用のテンプレートもつくりました。テンプレートの“穴埋め”をしていくだけで、様々な用途のシナリオをつくれるというものです」
 テンプレートができたおかげで、過去につくったシナリオを読み解くのが容易になり、メンテナンスやエラー対応、仕様変更の要望にも素早く対応できるようになったそうです。

提供 : マンパワーグループ株式会社

 

~エラー情報の詳細化~
 見直されたシナリオには、エラー発生時に詳細な状況報告メールを送信する仕組みも盛り込まれました。WinDirectorにもエラーを通知する機能はありますが、岩田氏が開発した通知機能を組み合わせることにより、より実用的なものに仕上がっています。
「シナリオがうまく動かなかった時、具体的にどのノードで止まって、変数にはどういう値が入っていて、どういうウィンドウが開いているのか…などの情報をエラーログとして書き出し、業務の担当者と我々に宛てたメールを発信するようになっています。シナリオに問題があるとなれば、すぐに我々が確認・復旧の対応を取りますが、担当者の設定や操作のミスでエラーが出ていることも少なからずあります。例えばログインパスワードが違うとか、WinActorに読み込ませるファイルが違うといったケースです。そういう原因もこのメールで分かるので、担当者が自ら解決できることが増え、我々がサポートにかける時間はかなり削減できました」(岩田氏)

 

~緊急停止機能の実装~
 シナリオの緊急停止方法にも、工夫がなされています。各部門に実行版PCが置かれていた頃は、その場で担当者がWinActorを停止させれば良かったのですが、WinDirectorで管理しているシナリオを止めるには、まずWinDirectorにログインし、止めたいシナリオを探さねばなりません。その手間と時間的ロスをなくすため、担当者には各シナリオ用のバッチファイルが提供されています。これをクリックすると、シナリオごとに用意された特定のフォルダに “STOP”ファイルが生成されます。緊急停止が必要なシナリオには、そのフォルダを定期的にチェックしに行く命令が記載されており、もしフォルダ内に“STOP”ファイルがあれば、そこで実行を停止するという仕組みです。


 他にもシナリオ開発に関するルール設定をはじめとする綿密な準備が行われ、現在の安定・安心稼動が実現しました。

 同社が特約店としてWinActor、WinDirectorを販売する際にも、こうしたノウハウは役立っていると、薄井円氏は言います。
「WinDirector を導入して軌道にのせた経験や、そこで蓄積したノウハウについては、お客様にも興味を持って聞いていただけますね。さしあたりWinActorだけを導入しようというお客様にも、将来的に備えて考えておくべきことなどを、実際の経験からご提案することができています」

WinActorからWinDirectorへ。現場の反応は? 今後は?

 現在、12部門45業務で利用され、月600時間の作業時間削減効果を生んでいるというWinDirectorですが、WinActorからの移行は、現場にどのように受け止められているのでしょうか。社内でアンケートの結果によれば、トラブル時の遠隔対応や、シナリオ見直しで処理速度が上がったことなどが評価されており、「今後も業務の自動化を積極的に進めていきたい」という意見が大勢を占めているとのことです。
デジタルコミュニケーション部に所属する石井巧美氏、鈴木裕香氏は、在宅でも作業ができるようになったことにメリットを感じていると言います。
「オフィスに置かれたWinActor実行版PCを動かすために、一時はコロナ禍でも出社する必要がありましたが、WinDirectorが導入されてからは、在宅で作業がこなせるようになり、助かっています」(鈴木氏)「単純業務をWinActorで自動化したことで、より重要な業務に時間をかけることができ、業務の質をあげることができたことも大きなメリットです」(石井氏)

 最後にイノベーション推進課の方々に、WinActor、WinDirectorの今後の展開、展望を伺いました。
「社内活用の中でOCRなどとの連携スキルを磨いて、お客様への提案につなげていきたいと考えています」(薄井氏)
「WinActorでは、スクリプトを使えば比較的自由に操作できていたInternet Explorerですが、間もなくサポートが終了します。そこで現在、Pythonなどを使用したブラウザ制御の研究をしています。これが上手くいってPythonの利用範囲が拡げられれば、WinActorとAIとの連携にも使えるだろうと考えています」(岩田氏)

 ――高い技術力と社内活用で独自のノウハウを築きあげているマンパワーグループ。今後、WinActor、WinDirectorをどのように使いこなしていってくれるのか、期待が高まります。

 

マンパワーグループ株式会社概要

企業名

マンパワーグループ株式会社

所在地

東京都港区芝浦三丁目1番1号
田町ステーションタワーN 30階

設立年月日

1966年(昭和41年)11月30日

主な事業内容

  • 総合人材サービス全般
  • 労働者派遣事業
  • 有料職業紹介事業
  • 再就職支援事業
  • アウトソーシング事業
  • ITソリューションサービス事業
  • コンサルティング事業

ウェブサイト

https://www.experis.jp/service/automation.html

RPA導入効果

12部門45業務 月600時間の作業時間削減

体制

イノベーション推進課 5名

強み

WinDirector を導入して軌道にのせた経験や、そこで蓄積したノウハウを活かし、まずはWinActorのみをご検討される場合でも、将来的に備えて考えておくべきことなどを、実際の経験からご提案させていただきます

RPA導入のご相談はこちらから

マンパワーグループ株式会社 イノベーション推進課
MPG-RPA@manpowergroup.jp

 

(2021年3月現在)

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