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RPA化して業務効率化する方法をご紹介

2023/01/23

基礎知識

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数あるDX手法の中でも、最も注目を集めているといっても良いのが、RPA。既存のビジネスプロセスをRPA化することで、大幅な業務効率化を期待できます。また、業務効率化にともなって、コスト削減や人材不足の解消などにも効果があります。

本記事では、自社のビジネスプロセスをRPA化して業務効率化を図りたい方に向けて、RPA化のメリットや、RPA化できる業務の例、実際にRPAを導入する際の業務の進め方などについてご紹介します。

RPA化のメリットとは?

RPA化のメリット

RPAを導入し、ビジネスプロセスをRPA化することにはたくさんのメリットがあります。とはいえ、実際にどのようなメリットがあるのかについてあらためて整理したいところでしょう。以下でそれぞれのメリットをご紹介します。

業務効率化・生産性向上

ルーティーン作業になっているビジネスプロセスをRPAで自動化することで、業務効率化を図ることができます。RPAはOfficeソフトやブラウザなど、さまざまなアプリケーションにまたがった一連の作業を自動化できるため、大幅な業務効率化、その結果としての生産性向上をねらえます。

また、ビジネスプロセスのRPA化によってルーティーン業務量が減ることで、新商品を企画するなど新しい付加価値を生むよりクリエイティブな業務に割ける時間が増えることも大きなメリットです。

コスト削減

RPAツールを導入して既存のビジネスプロセスをRPA化することで、コスト削減に寄与することもできます。RPA化が最も効果を発揮するのは、それまで人間が作業してきた既存の定型業務の自動化です。

定型業務に携わっていた方々がそうした業務に携わらなくても良くなり、よりクリエイティブな業務に打ち込むことができるようになります。ルーティーン作業に従事する人材が不要になり、結果として、無駄な人件費を削減できます。

業務の正確さアップ

これまで人のビジネスプロセスをRPA化することで、人の作業では必ずヒューマンエラーが出てしまうような定型業務についても、エラーが出ないようになります。そうすることで、業務の正確さが向上し、対外的な業務などでは信用度もアップすることでしょう。

RPAはデジタルツールなので、基本的に業務を間違えることはあり得ません。入金消し込み業務など、お金に関わる正確性を求められる業務に活用するとメリットも大きいことでしょう。

RPA化できる業務の例

ビジネスにおいてRPA化できる業務にはさまざまなものがありますが、実際にビジネスに導入したことがない方の場合、なかなか想像がつきにくいものでしょう。そこで以下、RPA化できる業務の例についてご説明します。

メール・電話対応の自動化

職場のビジネスプロセスにおいて、メール・電話対応に多くの時間を取られているのではないでしょうか。特に内容やパターンなどが決まっている定型的なルーティーン業務に組み込まれている電話・メール対応については、うんざりさせられる方も多いでしょう。そうした電話・メール対応にこそ、RPA化することで業務効率化できるチャンスが潜んでいます。

例えばメールについては、フォーマットが決まっているものであれば、RPA化すれば完全自動対応で返信できるようになります。請求書や発注書を生成して、メールで送付するまで完全自動で実現できます。

電話についても、オペレーターが必要とする顧客情報を画面に表示するなど、オペレーターの手間を軽減することが可能です。

見積書・請求書などの発行

見積書・請求書などを発行する作業も、テンプレート化できるものであれば自動的に発行できます。これらの帳票の場合、必要になるデータの形式が大幅に変更されるようなことは稀にしかないので、RPA化しやすいです。上述したように、メール送付の自動化などと組み合わせることで、帳票に必要なデータの収集から、帳票の発行、メールでの送付まで、すべて自動で実現することができるようになります。

例えば、Excelなどで記述されているデータをデータベースに取り込み、データベースから特定のデータを抽出して請求書を発行し、それを毎月決まった顧客にメールで送付するなどといった業務の自動化の仕方が考えられます。このような業務も、RPA化によって実現できることの1つです。

在庫管理

在庫管理のビジネスプロセスも、RPA化することで業務効率化が可能です。例えば、在庫数や出荷予定数といった情報を営業担当者に自動でメール送信することで、在庫管理プロセスをよりスマートなものにできます。

在庫管理担当者は、よりオンタイムに在庫情報が把握できるようになることで、在庫管理のクオリティをより高いものに変貌させられるでしょう。在庫ロスが減り、コスト削減にも貢献できるはずです。

労務管理

労務管理は、RPA化することで業務効率化を図ることができる余地が大きい分野です。

例えば、勤怠管理システムの情報を Excel に自動で出力し、部署や従業員単位での有休消化率や残業時間の遷移などを可視化することができます。

さらに、自動で出力されたデータをもとに、残業時間の多い社員の上長に対し、健康確認メールを送信することまで自動化することも可能です。メール送付まで自動化できれば、労務管理業務の負担は大幅に削減されます。

RPA化の進め方

RPA化の進め方

ビジネスプロセスをRPA化することのメリットや、実際に業務に導入する際の導入方法などについてはご理解いただけたでしょう。次にご説明するのは、実際のRPA化の進め方です。スムーズなRPA導入のために必要な段取りをご説明します。

業務の整理

RPA化を進めるためには、まず現状の業務フローを整理しなければなりません。どのような作業を人力でやっているのか、その作業は定型的なものなのか、それぞれの作業にはどのような主体が関わっているのかなどを整理しましょう。業務フロー図のようなものを作成すると可視化されてその後のRPA化がスムーズに進みやすいのでおすすめです。

業務自動化できる範囲を見極める

業務フロー図などを作成し既存の業務を整理することができたら、次は業務自動化できる範囲とできない範囲を見極める必要があります。自動ができるのは、定型的でプロセスが決まっている業務です。毎回同じプロセスでデータを取集・加工する業務については、RPA化できます。自動化できる範囲とできない範囲を見極め、その後の業務フローもあわせて考えましょう。

RPAツール導入

自動化できる範囲を見極めたら、次は実際にRPAツールを選定し、導入します。RPAツールの導入方法については、こちらの記事(「RPAの導入方法!失敗せずに導入するステップをわかりやすく解説」)でも詳しく説明していますので、ぜひご覧ください。

RPAツール選定・導入のためのマニュアルを作るなど、さまざまな準備をします。

定期的に見直す

RPAツールを導入し、ビジネスプロセスを一度RPA化すればそれで終わり、というわけではありません。自社のビジネスに最適な業務フローを定期的に見直し、それにあわせてビジネスプロセス、並びにRPAによる自動化の範囲・対象も考え直す必要があるでしょう。そうした絶え間ないビジネスプロセスの見直しが、さらなる業務効率化につながります。

RPA化して業務効率化を図りましょう

RPA化で業務効率化

以上、ビジネスプロセスをRPA化して業務効率化するメリットや、RPA化できる業務の例、RPA化する際の業務の進め方などについてご説明しました。

RPA化することにはたくさんのメリットがあります。まず、今まで人の手を使って作業していた業務を自動化することで、業務効率化や業務の生産性向上が期待できます。また、人手を使わずに業務ができるようになることで、業務の正確性も向上するでしょう。これらの結果として、業務全体のコスト削減も実現できます。

RPA化できる分野はメール・電話対応や帳票の発行、在庫管理や労務管理などさまざまです。まずは自社の業務フローを整理し、自動化できる範囲を見極めて、自社のビジネスプロセスのRPA化を考えてみてください。

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