自治体におけるDX推進の効果・意義とは？具体事例もご紹介

企業だけでなく、自治体においてもDXが推進されるようになりました。その背景には、行政手続きのデジタル化によって市民サービス水準の向上が求められていることをはじめ、さまざまな要因があります。

しかし、実際にどのようなDXの方法があるのか、具体的なイメージが湧かないこともあるでしょう。本記事では、自治体DXによって期待される効果・メリットや、自治体によるDXの具体事例をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

DXとは？

DXとは、「Digital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）」の略称です。情報技術の発展やデジタル技術の進化によって生まれた、ビジネスや組織の変革を指します。デジタル技術を用いて、従来のビジネスプロセスを効率化、自動化、または改善していくのです。

例えば、AI（人工知能）を使って顧客サービスを自動化することで、企業活動を効率化する取り組みも、DXに含まれます。

政府が主導する自治体DXの取り組み意義や効果は？

自治体DXは総務省が主導しています。国としての大方針であり、そもそも推進することを推奨されているものです。それだけ効果・意義が大きいためでしょう。

以下では、自治体がDXに取り組む効果・意義についてご紹介します。

サービスの効率化と改善

デジタル技術を活用することで、公共サービスの提供が効率化され、住民にとっての利便性が向上することが期待されます。例えば、オンラインで行政手続きができるようになると、住民が役所に足を運ぶ必要がなくなり、住民にとっての利便性が向上します。

コスト削減

データのデジタル化や業務プロセスの自動化により、紙ベースの作業や人手による作業が減少し、それによりコスト削減が可能です。導入時にかかるコストはありますが、長い目で見てコスト削減効果は高いものとなるでしょう。

透明性の確保

デジタル技術を活用することで、自治体の運営や予算の使い道などの行政情報を住民が閲覧しやすい環境ができ、行政の透明性を上げることが可能となります。これにより、住民参加の促進や信頼の向上などにつながるでしょう。

意思決定の支援

データ分析技術を用いることで、住民のニーズや地域の課題をより正確に把握し、それに基づいた意思決定を行うことができるようになります。また、デジタル技術を活用したシステムを導入することで、今後もデータを蓄積させていくことが可能です。

地域の活性化

デジタル技術を活用した新たなサービスやイベントを提供することは、地域活性化になるでしょう。また、デジタル技術を活用することで、地域内の情報共有が容易になり、地域コミュニティの形成を支援することもできます。

自治体DXを推進する上で取り組むべきこと

自治体DXを推進しようと思い立ったとことで、実際にどのような方法があるのか、知りたいところでしょう。以下では、自治体DXを推進する方法をいくつかご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

RPAの活用

自治体DXには、RPAの活用がおすすめです。

RPA（Robotic Process Automation）とは、人間の行うルーティンワークや繰り返し作業を自動化するデジタル技術です。RPAはルーティンワークや単純作業を自動化することで、作業時間を大幅に短縮し、業務効率を向上させることができます。これにより、職員がより高度な業務に時間を割くことが可能になります。自治体における多くの事務作業は、RPAで効率化可能です。

また、RPAは一度設定すれば、ミスなく定められた手順に従って作業を実行します。これにより、人間の操作ミスや入力ミスなどのヒューマンエラーを大幅に削減することもできます。

※RPAについてはこちらの記事で解説しています
RPA導入のメリット・方法は？費用や導入事例などもご紹介

AI-OCRの活用

AI-OCRを活用することも、自治体DXにおいて有効な手段の1つです。

AI-OCRとは、書類をスキャンするだけで、その書類の中にある情報項目をデータ化することができる技術です。例えば、氏名、住所などの個人情報が記載された紙があれば、それらの情報をそのままデータ化することができます。

AI-OCRを活用することで、多くの自治体のデータ入力作業は自動化でき、業務効率化につながります。RPAツールと連携して使えば、さらに効果の大きい業務効率化が実現可能です。

マイナンバーカードの普及促進

住民がマイナンバーカードの利点や使用方法を理解できるように、広報やウェブサイト、公共の場所などで情報提供と啓発活動を行うことも、自治体DXの方法のうちの1つです。マイナンバーカードを使用することでどのような便益が得られるのか、どのようなサービスが利用できるのか、また、個人情報保護のための対策はどのようになっているのかなどの情報を提供します。

マイナンバーカードの申請・発行手続きを簡易かつ迅速に行うことができるようなシステムを構築し、手続きの支援を行いましょう。

テレワークの推進

テレワークができるように、安定したインターネット接続環境と、適切なデバイス（パソコン、タブレット等）を導入しましょう。また、クラウドストレージやビデオ会議ツールなどのテレワークに適したソフトウェアを導入することも、自治体DXの方法のうちの1つです。

テレワークには、在宅勤務時の業務時間、報告方法、コミュニケーションの取り方など、具体的なルールやガイドラインが必要になります。また、情報管理やセキュリティ対策についての指導も必要です。

情報システムの標準化・共通化

情報システムの標準化・共通化も、自治体DXの方法のうちの1つです。

現在使用している情報システムの一覧を作成し、それぞれのシステムの機能、特性、運用状況、費用などを調査・分析しましょう。その調査・分析をもとに、どのような情報システムを標準化・共通化するべきか、その方針を策定します。

標準化・共通化の方針に基づき、共通のプラットフォームを導入、あるいは開発することで、自治体DXを推進しましょう。

行政手続きのオンライン化

まずは、オンライン化を進めるための全体的な戦略を策定する。具体的には、どのような手続きをオンライン化するのか、それをどのようなタイムラインで実施するのか、どのようなリソースを必要とするのかなどを明確にしましょう。

行政手続きのオンライン化のためにRPAを利用している自治体もあります。RPAを利用することで、一部窓口の手続きのオンライン化・自動化が可能です。他にもさまざまなシステムを導入し、業務のオンライン化を図りましょう。

自治体向けプラットフォーム「NaNaTsu」がおすすめ

自治体DXには、共同利用型・スマート自治体プラットフォーム「NaNaTsu」のご利用がおすすめです。複雑な初期設定などの手間をかけずに、RPAとAI-OCRを利用して業務効率化を図れます。ぜひご利用を検討してみてください。

共同利用型・スマート自治体プラットフォーム「NaNaTsu」について詳しくはこちら

自治体DXの具体事例3つ

自治体DXの方法がわかっても、事例を知らなければ具体的なイメージも湧かないことでしょう。そこで以下では、自治体DXの具体事例をご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

北海道北見市

北海道北見市は、市民サービスの向上に積極的な姿勢を見せており、2016年にも「書かないワンストップ窓口」を導入して話題となりました。来庁者が最初に訪れた際に、さまざまな窓口に行かず、書類を記入せずに、口頭で職員に個人情報を話すことでさまざまな手続きをワンストップで解決できる窓口サービスです。

そこでRPAツール「WinActor」を導入してさらなる業務効率化を図ったところ、2021年度には、住基システムへの入力を年間約7,000件自動化、証明書発行は年間約51,000件自動化できたといいます。また、証明書受取までの住民の待ち時間を年間約450時間、職員の業務時間を年間約1420時間も削減することに成功しました。

詳細はこちら

RPAツール「WinActor」について詳しくはこちら

神奈川県横浜市

神奈川県横浜市教育委員会事務局　学校教育企画部 学校支援・地域連携課 就学係では、義務教育課程にいる一部の小中学校の生徒の保護者に対して、就学を経済的に支援する制度を展開しています。その制度への申請件数は年間3万件を超え、業務には10人の職員が動員され、大変な手間と時間がかかっていました。

そこでRPAツール「WinActor」とAI-OCRツール「NaNaTsu AI-OCR with DX Suite」を導入。劇的な業務効率化に成功し、年間の残業時間を2000時間以上も削減させました。

詳細はこちら

埼玉県深谷市

埼玉県深谷市では、業務の効率化や行政サービスの向上を目指し、2019年10月にRPAツール「WinActor」を導入しました。

自治体全体でDXを推進していくために、2020年2月には各課のメンバーから選抜された「深谷市RPA推進ワーキンググループ」を設置したといいます。2022年時点で、稼働中のシナリオは70本近くにもなり、RPAの積極活用による業務効率化が大いに進んでいます。

詳細はこちら

自治体DXを推進しましょう

以上、自治体DXの推進による効果・意義や、自治体DXの方法、自治体DXの具体事例などをまとめてご紹介しました。

自治体DXを推進することによって、行政事務の業務効率化や、市民サービスの向上が図れます。

自治体DXを推進する方法には、RPAツール、AI-OCRツールの活用や、マイナンバーの普及促進、テレワークの推進、情報システムの標準化・共通化、行政手続きのオンライン化などさまざまなものがあります。

自治体DXを推進したい行政の方はぜひ、共同利用型・スマート自治体プラットフォーム「NaNaTsu」を活用してみてください。