RPAを人事・総務業務に用いた身近な事例は？勤怠管理・労務管理などに使える？

RPAを人事業務に導入することで、多くの企業が業務効率化を達成されています。勤怠管理や労務管理などの人事業務には定型的な業務も多く、そうした業務はRPAで自動化することで業務効率化を図れます。

しかし、どのように業務効率化できるのか、実際の事例を知らないと想像しにくい方もいるかもしれません。そこで本記事では、勤怠管理や労務管理などの人事業務に、どのようにRPAを導入できるのか、事例を通じてご紹介します。

RPA業務とは何？

そもそも、RPAとはどのようなツールなのでしょうか。RPAとは、Robotic Process Automationの略称で、ロボット技術による業務自動化のことを指します。

RPAはコンピューターにインストールされたソフトウェアを使い、人が操作していた作業を自動化できます。例えば、健康診断が必要な人のリストをデータベースから出力して、必要な方に健康診断をメールで通知する。このような一連の作業を自動化できるのがRPAです。定型的業務をRPAで自動化させて業務の生産性を高められます。

人事総務部門では、勤怠管理のデータ集計や、必要な人に必要な情報を自動でメール通知する際に、RPAを活用されるケースが増えています。

RPAを人事・総務業務に導入した身近な事例は？

RPAを人事業務に導入しようとお考えでも、具体的にどのような業務に導入できるのか想像しにくい方もいるでしょう。そこでRPAを人事業務に導入する場合の様々な使い道についてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

労務管理

RPAを人事業務に導入する際には、主に労務管理の分野で使われることが多いです。これまでは人手で実施してきたような労働時間のマネジメント業務や、人事情報の出力、通知対象者に自動でメールを配信するなどの定型的な業務であれば、RPAを導入することで業務を効率化できます。

定型的な業務が多い入社・退社手続きについても、RPAで多くの業務プロセスを自動化できます。

勤怠管理

勤怠管理業務にも定型的な業務が多いため、RPA導入で業務効率化を図れます。例えば、これまでは人手で実施してきたような従業員の勤務時間や、時間外労働時間の集計業務、有給休暇残日数の確認業務などについては、RPAを導入することで作業を自動化できます。

また、RPAを給与システムと連携すれば、時間外手当や通勤手当、保険料の控除などを含めた計算の自動化可能です。人手で計算することによる計算ミスを削減することにもつながります。

採用

人事業務の中でも負担が大きい採用業務についても、RPA導入によって自動化できる業務は多いです。

例えば、試験の採点や面接日程の調整、採用候補者へのメール連絡などの業務は、RPAによってほぼすべての業務プロセスを自動化できます。

これによって、採用担当者は事務的な手続きに惑わされることなく、採用力アップの施策や、採用後のフォローなど、採用業務の中でもよりクリエイティブな業務に時間を割けるようになります。

経費の精算

経費の生産業務についても、RPA導入によって自動化できる業務は多いです。

例えば、交通費や出張費、接待費などのレシートや領収証の確認や、計算の自動化ができます。

従来、人が確認を担ってきた部分の大部分をロボットに任せられます。人による計算ミスが減り業務の正確性が向上するメリットも大きいでしょう。細々とした作業をしなくても良いため、従業員のストレスを軽減できるでしょう。

人事・総務業務に導入するRPAならWinActor

人事業務にRPAツールを導入したい方におすすめしたいのが、NTTグループが研究・開発したRPAツール「WinActor」です。「WinActor」は純国産RPAツールで、操作画面や操作マニュアル、サポート文章などもすべて日本語でできており、日本企業にとって使いやすいようにできています。そのためか、RPAツールの国内シェアNo.1を獲得しています。

また、費用対効果に疑問がある場合にも、「WinActor」であればパソコン1台、低予算から導入できるので安心です。さらに、プログラミングができない方でもRPAシナリオを作成できるようになっているので、システム部門ではなく、現場の従業員の方主導でRPA導入したい企業にもおすすめです。

人事・総務部門にRPAを導入した事例

人事・総務部門の業務はRPA導入で効率化させやすいです。ここからは、RPA導入の事例をご紹介します。

株式会社カネミツの事例

農機や自動車などを製造する機械メーカーの株式会社カネミツでは、事務業務や生産管理業務の効率化を目指して、RPAツール「WinActor」を導入されました。2016年に社内に業務改革プロジェクトが立ち上がり、その中でRPA活用を検討することになりました。

数あるRPAツールの中でも国内普及率が高いことや、プログラミングができない現場の従業員の方でもシナリオ作成・修正がしやすいことから、「WinActor」を導入することに決められました。

業務日程表のメール配信や、稟議書への回答、生産管理システムへの受け入れデータ登録など、多くの業務を自動化したことで、よりクリエイティブな業務に割く時間が増えました。

三菱商事フィナンシャルサービス株式会社の事例

三菱商事の経理や財務などの業務を担当し、三菱商事グループを支える三菱商事フィナンシャルサービス株式会社では、2017年、既存業務の安定遂行を目指すため、AI・RPAを活用して業務の生産性向上を図ることにしたといいます。従来、システム化によって業務効率化ができなかった、いわゆる「ラストワンマイル」分野の業務効率化を、RPAによって実現させました。

「汎用的に利用できるシナリオが多いこと」と「すべて日本語であること」から「WinActor」を選定されました。

全社員が主体的にRPA導入に関わっていけるよう、全社員向けの研修会を数十回開催したそうです。定量的な目標はあえて設けず、RPA導入対象業務を現場主導で進められました。

人事・総務にRPAを導入しましょう

人事・総務業務においてRPAツールが導入できる業務や、実際のRPAツールの導入事例などについてご紹介しました。

人事・総務業務の中には、RPAによって自動化できる業務がたくさんあります。データの集計・登録のようなものから、関係者へのメール配信まで、ソフトウェア上で行われる定型的な業務であれば、RPAによって自動化できます。

そうした定型的な業務から解放されることによって、面談などよりクリエイティビティが要求される人事・総務業務に集中できるようになるでしょう。

人事・総務にRPAを導入するなら、RPAツール「WinActor」がおすすめです。操作画面もマニュアルもすべて日本語でできていて操作しやすいです。ぜひ利用を検討してみてください。