TOP導入事例WinActor導入事例【株式会社カネミツ】事務作業の効率化で、限られたマンパワー・予算を有効活用できる体制を築き、事業の拡大を目指す

WinActor導入事例【株式会社カネミツ】事務作業の効率化で、限られたマンパワー・予算を有効活用できる体制を築き、事業の拡大を目指す

カネミツ

(左から 情報システム室 中嶋氏、総務部 総務人事グループ 田村氏、経営企画部 IR・企画グル-プ 松村氏、金光俊明社長、財務部 経理グループ 岩本氏、経営企画部 IR・企画グル-プ 澤井氏、財務部 予算グル-プ 今村氏)

 

自動車、農機などの部品を製造するカネミツ。独自の鋼鈑立体造形技術(回転成形法・プレス増肉工法)を駆使して製造される部品は高く評価され、特に自動車用プーリでは国内トップシェアを誇る企業です。同社がWinActorを導入したのは2018年、生産管理や事務などの業務効率化を推進しています。その経緯や効果について伺いました。

カネミツ様製品

業務改善プロジェクトの一環として、トップダウンで始まったRPA化推進

カネミツでは、今後ますます伸びを見せることが期待されているEV車関連部品の受注増や、それに伴う事業拡大を目指し、社員一人ひとりの業務効率を高めるために、2016年、社内に業務改善プロジェクトを起ち上げました。

 

このプロジェクトは、主に工場や生産管理部門に存在している重複した内容の作業を整理したり、システムを改善したりすることを目的に進められていましたが、2018年初頭、同社社長の金光 俊明氏から「RPAを利用できないか、検討するように」との指示が下りました。知人が社長を務める企業でのRPA活用例を耳にし、自社でも利用できるのではないかと考えたのがきっかけだったといいます。

 

すぐに業務改善プロジェクトのメンバーから4人、情報システム室から2人の6名による、RPA導入検討チームが組織されました。チームが最初に行ったのは、特約店からフォーマット提供があった業務内容や工数などを書き込める「RPA適用業務調査票様式」を各部署に配布し、それぞれの業務の洗い出しとその業務の要不要の整理(業務の棚卸)、要となった業務にRPAを適用できる業務があるのか、そして適用したらどのような効果があるのかを調査することでした。

藤木様(情報システム室 室長 藤木氏)

集まった適用票は、RPA導入検討チームで吟味され、「これ以上の効率化が難しい業務」「業務フローや帳票を改善することで、効果が望める業務」「RPA化で効果が見込める業務」の、大きく3つに分類されました。それぞれ3割ずつくらいの分量だったと、情報システム室 室長の藤木氏は言います。

シナリオをつくりやすく、修正しやすく、日本語で分かりやすいWinActor

あわせてRPAツールの選定も始まりました。いくつかの候補の中から、最終的に国内普及率の高いもの2つに候補を絞り、比較が行われました。その方法は、社内の業務から1つ選定し、双方のツールでその業務の自動化シナリオを作成、機能や難易度を確認するというものでした。この作業を担当したのは、導入チームの1人であり、プログラミング経験が豊富な情報システム室 リーダー 中嶋氏でした。

中嶋氏「最終候補に残ったツールのうちの1つは海外製のものでしたが、こちらはシナリオ作成にVB.NETの知識が必要で、また日本語化も進んでいませんでした。導入後、シナリオは各部署の担当者に作成してもらうことにしていたので、これでは難しいと思いました。一方WinActorは、ドラッグ&ドロップでシナリオをつくれる上、日本語化されています。シナリオの修正もしやすく、エラーが出た時の対処がスピーディに行えるのもメリットだと感じました」

中嶋様(情報システム室 リーダー 中嶋氏)

さらに小規模からスタートできることや、製品に精通した特約店担当者が、疑問点に丁寧に回答してくれたことなどもあり、WinActorを採用することが決まりました。

その後、導入検討チームでは、全部署1人ずつ、計10人の「RPA担当者」を選出して、WinActorの初級講習会に参加してもらい、RPAとはどんなものか、何ができるのかを伝える機会も設けました。これはRPA化の推進が社内方針であるというメッセージを、全社に行き渡らせることにも役立ったようです。

よく使う処理を「共通シナリオ」として予め作成、担当者の負荷を軽減

実際のシナリオ作成は、2018年9月からスタートしました。前述の「RPA化で効果が見込める業務」を中心に、中嶋氏が各部署のRPA担当者に詳細なヒアリングを行い、必要に応じてシナリオ作成をサポートしています。

 

「各担当者とも、本来の業務との兼任でシナリオ作成を行っていますので、なるべくその手間を省くために、『基幹システムのログイン』『担当者のメールアドレスをサーバーから取得』『完了(正常・エラー)処理』など、よく利用される処理のシナリオは、予めこちらで20ほど作成して、自由に使ってもらえるようにしています」

稟議書への回答・業務日程表のメール配信や、総務・財務・生産管理に関する事務を自働化

運用開始から取材時(2019年6月)までの間に、5部署で20~30業務の自動化が実現しているとのことで、代表的なものを紹介してもらいました。ひとつは稟議の回答メールを、起案者や部門長らに自動送信するというものです。

 

経営企画部 IR・企画グル-プ グループ長補佐 小溝氏「従来はまず、紙の書類で提出された稟議書を管理台帳(Excel)に記入し、決裁後は、起案者を含めて数人に回答メールを手作業で作成、PDF化した稟議書を添付して送信していました」

小溝様
(経営企画部 IR・企画グル-プ グループ長補佐 小溝氏)

 

経営企画部 IR・企画グル-プ 澤井氏「稟議案件は年間600本ほどあるのですが、こうした作業をすべて人が行っていたので、月に数時間は取られていました」

澤井様(経営企画部 IR・企画グル-プ 澤井氏)

 

現在は承認・非承認でExcelのシートを分けておけば、WinActorがそこから決裁日、案件名、担当者名などを読み取って回答メールの本文を作成するだけでなく、送るべき相手のメールアドレスを社員データから取得して、PDFを添付した上で送信するところまで自動実行されるようになり、人が携わって作業する時間は大幅に削減されました。

「稟議書回議結果通知メール送付」の業務フロー図

 

中嶋氏「作業時間が削減されたことで、新たな業務を行うことができますし、一度シナリオを作ってしまえば、転記ミス・入力ミスの心配も要りません」

 

また日々、取引先先企業から送られてくる出荷データをマスタデータと合わせて加工し、生産管理システムに受入データを登録する作業もそのほぼすべてが自動化され、毎日40分ほどの時間的余裕が生まれるようになりました。

 

中嶋氏「こちらのシナリオは、私と生産管理部門の担当者とで一緒につくりました。できてすぐ、本番環境に投入し、エラーが出たらその場で修正するという方法を採り、約30時間で完成させることができました」

 

他にも週間業務日程表のメール配信作業を自動化しました。これは、各部署から資料を収集し、その資料をメールで関係者に配信し、社内ページに掲載する作業です。ほぼ手作業で実施していたため、作業時間は月3時間かかっていましたが、WinActor導入後は月10秒と月約3時間の削減となりました。担当者からは、「ボタンひとつで作業が完了するため、とても楽」、「単純作業をWinActorが代行してくれることにより、人の手がないとできない”やりがいのある作業”が出来る時間が増えた」との声があがりました。

 

さらに会計システムへの仕訳データ入力等を自動化し、作業時間削減・負荷軽減の成果が目に見えるようになったことで、各部署のRPA担当者には「この業務もRPA化できないか」といった要望も数多く寄せられるようになっているとのことです。

WinActorサーバー対応版の導入で、使いたいときにいつでも使える体制を構築

「当初は個別のPCにインストールするクライアント版2ライセンスを、リモート接続で各部署が共有するかたちを採っていたのですが、シナリオ作成作業中に他のシナリオを実行できないことが課題になっていました。今後ますます自動化のニーズが増えてくることも考え、5月からはサーバー対応版(※)を導入しています。これでいつでも好きなときにシナリオを実行できますし、タスクスケジューラで定刻に業務を自動実行させることもできるようになりました」

 

※サーバー版:サーバーにインストールすることで、Windows端末からネットワーク経由でWinActorを利用できるタイプ。WinActorを全社やバックグラウンドで一元利用したい場合に効果的

 

藤木氏「各工場が生産管理システムからデータをダウンロードし、財務部に提出するためのExcelデータを手作業で作成する業務があるのですが、現在はこれをVBAとWinActorの組み合わせで、財務部で一括処理が行えるようにしようと取り組んでいます」

人が “やりがいのある仕事”に充てられる時間を増やせるように

カネミツでのRPA化による効率化は、順調に進んでいるようです。最後に藤木氏に今後の展望を伺いました。

「当社のような中堅どころの企業は、大手と違ってふんだんに予算があるわけではなく、人員も限られています。その負荷をいかに分散させるかが中堅企業共通の課題だと思いますが、当社はWinActorでそれを解決できるようになってきました。今後ますます活用が進めば、人でないとできない“やりがいのある仕事”に充てられる時間を、どんどん増やせるようになっていくでしょう。――これからも知恵を絞りながら、費用をかけずに上手く効率化を図れる手法を探していきたいと考えています」

 

金光俊明社長

株式会社カネミツ代表取締役社長

金光俊明氏

RPAには大きな可能性を見出しています。働き方改革を進める上で、事務作業においても、RPA化の推進により、社員がやりがいをもって仕事ができる環境が整備されていくと考えます。日本だけではく、海外のグループ会社でもRPA導入を進めています。

 

会社概要

会社名(商号)

株式会社カネミツ

本社所在地

兵庫県明石市大蔵本町20番26号

設立

1950年12月27日

事業概要

自動車、農業機械用プーリ及び鋼鈑立体造形品の開発、製造及び販売

ウェブサイト

http://kanemitsu.co.jp/ (外部リンク)

 

WinActor販売特約店

会社名(商号)

株式会社ベネスト

本社所在地

神戸市中央区多聞通4-1-20 富士興業湊川ビル

ウェブサイト

http://www.benest.co.jp/index.html(外部リンク)

2019年7月18日現在)

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