TOP導入事例三菱造船株式会社|クラウド型文書管理サービスClimberCloudとWinActorとの併用で改正電帳法に対応したデータ保管を実現

三菱造船株式会社|クラウド型文書管理サービスClimberCloudとWinActorとの併用で改正電帳法に対応したデータ保管を実現

 写真:三菱造船株式会社 調達企画グループ 濱田 尚弥 氏

2022年、電子帳簿保存法(以下、電帳法)が改正され、電子取引データのデジタル保存の義務化(紙保存の廃止)、違反があった場合の罰則強化が盛り込まれました。これを機に、帳簿の管理方法を再検討する企業も増えてくると思われます。

本稿で採り上げる三菱造船では、従来使用してきた文書管理システムのサービス終了をきっかけに、電帳法に対応するクラウド型文書管理サービス「ClimberCloud」(開発元:NTTデータビジネスブレインズ)を導入、合わせてその運用を自動化するためにWinActorを採用されました。

導入業務

・資材の調達業務における一連の書類整理と保存作業

ポイント

・文書管理サービスClimberCloud + WinActorで、電帳法対応 + 自動化
・年間264,000枚の紙と作業時間960時間、それらにまつわるコストを大幅削減

紙とデジタル、「二刀流」の保存法からの脱却

 2018年、三菱重工の造船事業を継承するかたちで設立した三菱造船。その中で、船の建造に必要な資材の調達を担当しているのが、調達センターです。調達センターはいくつかのグループからなり、造船ドックのある下関・長崎、それと本社のある横浜にそれぞれ調達グループがあり、船の建造に必要となる資材の調達業務を担っております。また、横浜には調達企画グループも置かれており、各調達グループの運営管理、現場で下請法・派遣法などが遵守されているかのチェック、法令改正時の周知活動、調達に関するシステム管理、さらには業務効率化に向けた改善など、多岐にわたる企画管理業務を担っています。

 調達業務では当然ながら見積書や注文書などが大量に発生しますが、以前は紙の書類でやり取りすることが多かったと、調達企画グループの濱田 尚弥 氏は言います。
「下関では完全に紙保存のみでした。横浜・長崎は、監査があった時の検索性を高めるため、2006年頃から一部の書類を電子保管していました」
 電子保管にあたっては、スキャナとOCR、文書管理ソフトウェアを連動させたシステムを利用していましたが、2023年3月にサービスが終了することが分かり、新たなシステムを検討する必要が出てきました。
「紙保存と電子保存の二刀流でやってきましたが、システムを変えるなら電子化に一本化したいと考えました。そこで改めて電帳法を意識するようになり、システム選定でも電帳法対応かどうかが大きなポイントになりました」

確実な法対応と、リーズナブルな従量課金制が選定の決め手

 新システムの候補はいくつかあったものの、どれもがオンプレミス型で初期投資が膨大になると見込まれていました。また改正電帳法に沿った保存ができるのかをベンダーに確認しても、2020年当時、どこからも曖昧な回答しか得られなかったことも不安要素となって、決定には至らずにいました。

 そんな中、新たな候補として挙がってきたのがClimberCloudです。ClimberCloudはJIIMA認証(電帳法の法的要件を満たしたものに与えられる)を受けており、コンプライアンス上の懸念をクリアするものでした。
「実は当初、クラウドサービスは選定の対象から外していました。調達部門は月によって発注件数が大きく変動しますから、通信量やサーバ容量の上限を設定されると使いにくく、コストも割高になるのではないかと思っていたからです。その点、ClimberCloudは月々の保管件数に応じた従量課金制で、リーズナブルに利用できるのが魅力でした」(濱田氏)

 電帳法、コストの課題が解決し、残る問題は「作業の手間をいかに減らせるか」ということでした。デジタル化にあたって、従来、人手と紙で行っていた一連の作業を効率化したいと濱田氏は考えていたのです。
 その解決策として、ClimberCloudの販売窓口となったNTTデータMHIシステムズから、WinActorの併用が提案されました。ClimberCloudの操作をWinActorで自動化することで、人の手を介する部分を減らせるからです。なお三菱重工グループでは既に他のRPAソリューションを導入していましたが、利用できるスケジュールが定まっていたこともあり、今回のケースではWinActorを限定的に採用することとしました。

ペーパーレス化、人的負荷軽減、コスト削減に大きなメリット

 2021年3月、ClimberCloudとWinActorを利用した新たな注文書類の保管スキームが動き出しました。WinActorのシナリオ作成は、ClimberCloudの開発元でもあるNTTデータビジネスブレインズが担当しました。

 これまで紙ベースで決裁していた発注業務フローを大きく改める必要があったため、デジタル化は段階を踏んで行うことになりました。


 第一段階は、ほぼ従来通りに紙媒体を中心として処理を進めるものでした。購入要求書や見積書、調達システムからプリントした注文書の控え、要件抽出用の鑑注文書などを人がまとめ上げて、さらにスキャン担当者がスキャン、そのデータをOCRとWinActorでClimberCloudに登録するというものでした。

下関調達グループ 板井 佑介氏

 第二段階では、社内の協力を得て、フローの冒頭にある購入要求書をデジタル化するところから始めました。ここを紙からデジタルに変えたことで、その後はWinActorが必要なデータを自動でまとめ、ClimberCloudに自動登録するというフローに変えることが可能となりました。

「購入要求書のデジタル化にあたっては、設計部門や工作部門といった、いわゆる要求元の方々の声を聞く場を設けニーズをヒアリングすることで、単にデジタル化するだけではなく業務の抜本的な効率化も同時に見込める新運用を構築することができました」と、下関調達グループの板井 佑介氏は当時を振り返ります。

 コロナ禍で在宅ワークが増えていたことも、紙からデジタルへの移行の後押しとなり、2021年10月には、この第二段階での運用が本格化するようになりました。

長崎調達グループ 吉田 由紀氏

 長崎調達グループの吉田 由紀氏は、新たなフローによって、紙書類のスキャン作業から解放された一人です。
「スキャン作業とチェックで1日1~2時間はかかっていましたし、緊急事態宣言下も出社する必要があったのですが、そうした手間がなくなり、助かっています。今後、デジタル保存が進めば、書類の保管スペースやコストの削減も図れるようになるでしょう」

 濱田氏はこのデジタル化で、年間264,000枚の紙と、人による作業960時間分を削減できたと試算しています。コストに換算した場合、ClimberCloud、WinActorのライセンス料を支払っても、まだ削減額の方が大きいとのことです。

グループ各社への拡がりを見せるClimberCloud

 三菱重工グループ全体でも、ClimberCloudは電帳法対応ソリューションの一つとして推薦されており、他社に先駆けてこれを導入した三菱造船には、グループ会社からヒアリングを希望する声が多数寄せられているといいます。
「社内には未だに紙をベースにした業務が多く、どうにかこれらを電子化したいですね。NTTデータグループの力も借りながら、なんとかできればと考えています」(濱田氏)

 ―――改正電帳法で、電子取引データの紙保存が認められる猶予は 2023年12月31日。対応は急務と言えます。これから対応に着手される方々にとって、本稿が一つの参考になれば幸いです。

 

ClimberCloudは、WinActorはもちろん、AI-OCRやワークフロー製品、既存システムとの連携にも柔軟に対応できるので、できるだけ環境を変えたくないという場合にも、まるごとデジタル化に換装したいという場合にも、有力な選択肢となるはずです。
詳細については、下記サイトでご確認ください。

ClimberCloudサービスサイトはこちらから

※「ClimberCloud」は、株式会社NTTデータビジネスブレインズの登録商標です。

三菱造船株式会社 概要 

会社名

三菱造船株式会社

本社所在地

横浜市西区みなとみらい三丁目3番1号 三菱重工横浜ビル

設立

2018年1月1日

事業概要

船舶エンジニアリング
フェリー、貨客船、RORO船、特殊船、巡視船等船舶の設計、
製造及び修理

ウェブサイト

https://www.mhi.com/jp/group/mhimsb/

WinActor販売特約店 

会社名(商号)

株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・ビジネスブレインズ

本社所在地

東京都港区芝公園2丁目4番1号 芝パークビルA館14階

事業内容

情報システムに関する企画、開発、運用、教育並びにコンサルティング

コーポレートサイト

https://www.nttd-bb.com/

取扱商品

WinActor/WinDirector/DX Suite/NaNatsu AI-OCR with DX Suite/スマート自治体プラットフォームNaNatsu/Prexifort-OCR

独自ソリューション

Climber Cloud
https://pandora-climber.jp/

RPAソリューションのお問い合わせ先

ビジネスソリューション事業部 WinActorサポート窓口
PjNDBWinActorSupport@nttd-bb.com

(2022年6月現在)

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