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RPAの導入を成功させる方法とは

2018/04/19

導入方法

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オフィスで働く人々の定型業務を代替する、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)のツールを導入する企業が、現在増えつつあります。近年の社会的なテーマである「働き方改革」や少子高齢化から、デジタルトランスフォーメーションのようなITトレンドまで、幅広い課題において有力な解決策となっているためです。ですが、なんにでも効くことと、なんでもできることは、イコールではありません。RPAツールの得手不得手を理解した上で、RPAにより何を目指すのか、また目標の実現までにどのような過程を経て、どうなることを「成功」と定義するのか、自社のターゲットを明確にし、RPA導入を進めることが重要です。今回は、RPAの導入に伴って掲げられることの多い諸目的と、それらの達成に向けた道筋についてまとめました。導入における検討項目リストとして、皆様のお役に立ちますと幸いです。

 

RPAの導入で何を目指すのか

「RPA」という言葉が、注目を集めています。その使い方は、短期集中型で導入したら終わりというよりも、業務の現場でチューニングを重ねながら長期にわたって成長させていくことで、効果を最大限に発揮するものです。そのため、新入社員に例えられたりもしています。

 

このRPAを導入し、人間がPC上で処理していた定型業務を、ソフトウエアによる自動処理へ移行させることで企業が享受しうるメリットは多岐にわたります。具体的には「ヒューマンエラーの解消による業務品質向上」「繁閑差への対応力増大」「今後強化すべき事業への人的リソースの振り替え」「機械的作業や待ち時間によるストレスの解消」「人の手を介在させないことによるコンプライアンス対応強化」「業務コストの削減」「業務改革に取り組む機運の醸成」、などが挙げられます。

 

こうした諸々の利点を、自社の経営目標や事業計画の達成にどう貢献させるか、あるいは職場で直面しているどのような課題の解決に役立てるか。RPAの導入効果を最大化するには、自社が導入したときに期待する効果をあらかじめ明確化しておくことが大切だといえるでしょう。

 

そうは言っても、RPAは、同じ業務効率化の手段であるITシステム構築と比較した場合、開発期間が大幅に短く、修正が容易で、導入費用も抑えられるという特長を備えています。始める前からあまり大上段に構えることなく、まずは「既存の人手による業務プロセスを、そのままロボットに代行させてみる」といった低リスクの試行から進めていけば、自然とロボットにより改善すべき事項が明確になり、ロボットの導入方法も定まってきて、気付けば劇的な効率化を達成している確率は高いといえるでしょう。RPA導入にはスモールスタートが最適、と言われる所以です。

 

RPAの導入方法とは

前項で、スモールスタートの中でも最も軽い形について触れましたが、その段階を経て一気に全社導入に広げたい段階であったり、スモールスタートのための決裁さえ大変であったり、またはマクロの苦労を繰り返さないことが重要であったりということで、時間をかけてでもルールや効果を整理して導入を始めたい企業も多いです。ここからは、少し重めの導入方法論として、以下のような導入ステップを紹介します。

1、導入アセスメント(RPA導入の必要性・実現可能性・採算性についての検証。導入決定からおおむね1ヶ月以内)

2、導入計画策定とルールの整備、導入展開(ロボット化する具体的な業務を選んで運用開始までの計画を立てる。あわせて導入時・運用時のルールを取り決めた上で、実際に導入展開を進める。合計でおおむね3ヶ月間)

3、業務運用(当初の導入現場で運用保守を継続する一方、そこでの成果を踏まえ、導入範囲の拡大を進めていく。実施期間は3ヶ月以上)

導入アセスメントでの確認項目としては(1)社内システムの利用可否(2)特定業務への導入可否(3)特定業務における効果測定(4)導入のねらいの妥当性確認(5)想定効果の算出(6)今後の運用案の検討、などが挙げられます。

 

また、RPAの導入にあたって整備すべきルールとしては、ロボット化する作業の流れやロボットの仕様を定めた文書の作成・保存方法、アクセス時・設計変更時の記録を残すための取り決め、さらにアクセス権限やアクセスログなどの管理方法などが挙げられます。

 

これらの各ステップにおいてはいずれも、RPAツールを取り扱うベンダーの多くが検討項目をまとめたひな形を用意しており、検討の進め方をアドバイスするなどのサポートを行っています。導入プロセスの初期においてはそうした支援も活用しながら、徐々に社内リソースだけでの運用確立を目指していくのが標準的な流れです。

 

実際に導入作業を進めていく上で成否を左右するのは、ロボット化の対象業務を担う現場スタッフの意欲です。通常の業務に加え、ロボット化に関連した業務も同時並行していくことになり、負担増が避けられません。この負担を最小限に抑えることと、RPAによって従来の煩雑な業務が“ラク”になり、より付加価値の高い作業に取り組めるというメリットを現場に理解してもらい、積極的に関わってもらうことが重要となります。後述するとおり、ロボット化の対象業務を選ぶ際に現場から「ロボットに任せたい業務」をヒアリングする手法も有効といえるでしょう。

 

ロボット化に適するのはどのような業務か

過去の実績から、RPAの導入効果が高いケースを業務の特性別に整理すると、大まかに以下のようなものが挙げられます。

  • 日次・週次など定期的に行う単純業務
  • 多数の登録・参照作業を繰り返す業務
  • ある時間帯・時期に業務量が極端に増える業務
  • 複数のアプリケーションをまたいで行う業務
  • ファイルの監視や存在確認が必要な業務
  • 人手による作業でミスが発生する可能性が高い業務

RPAは、操作性・カスタマイズ性に優れたソフトウエアを、業務に精通した担当者が自ら使いこなすことにより、現場主導で大幅な業務効率化を実現できるツールです。したがって、対象業務の選定からロボットの実装、その後の運用にいたるまで、できるだけ現場が主導的な立場で取り組むことが重要です。

 

RPAの導入アセスメントにおいては、上で列挙したようなRPAの特徴を広く社内に説明し、デモンストレーションなどを通じて活用イメージをつかんでもらった上で、それぞれの持ち場から「ロボットに任せたい業務」を募った中から精査するアプローチが効果的です。なぜならば、「この作業は効率化が必要」という現場の判断を尊重することで選定の精度が高まるためです。また「自ら選んだ業務を効率化していく」という主体性に訴えることは、長期的な改善活動を続けていくためのモチベーションの向上にもつながります。

 

RPAを本格運用し、対象業務を拡大させるには

ロボット化の対象業務が決まると、本格運用に向けたテスト導入と効果の検証が始まります。テストや検証の過程で表面化する問題点は、技術的なものと並んで手続き的・制度的なものが多く、そうした諸課題に応えるルールづくりを同時並行的に進めていくことになります。

 

具体的には、テストが進む中で「ロボットをいつ、誰が使ったか把握できるのか」「ロボットで実施する業務内容を誰が知っておくべきか」「ロボットに修正が必要となった場合、誰がどのように進めるのか」といった疑問が浮き彫りになってきます。それらへの対応策として、RPAの導入決定やライセンス管理を担う部門を設けるなどの「推進体制の明確化」、現場に導入するまでと、導入した後の手順を定める「導入ルール・運用ルールの明確化」を図っていきます。

 

RPAを管理運用できる体制が固まり、そこへ社内での導入機運の高まりが噛み合うことで、スムーズな全社展開が可能となり、導入効果が最大化されます。ロボットの運用確立に向けた社内の意欲を高めていく方法としては、「社外での技術研修の活用」や、その成果を発表する「社内報告会の開催」などが挙げられます。

 

導入を軌道に乗せた後は、得られた知見をもとに活用範囲の拡大を進め、ロボットの改良を通じた継続的な業務改善を組織に根付かせていくことに重点が移っていきます。この段階では取り組みが息切れを起こさないよう、ロボット化で実績を挙げた従業員に開発や改良に専念できる時間を設けたり、大きな業務改善には社内表彰を行ったりといった“テコ入れ策”も重要になってくるでしょう。

 

あとがき

RPAの導入企業では、「現場へのロボットの導入をきっかけに前例踏襲的な発想から脱し、業務の進め方を常時見直す習慣がついた」との声がしばしば聞かれます。今後人工知能やIoTといった先端的なテクノロジーがオフィスにも普及していくと見込まれる中、これらによる抜本的な業務変革へ道筋を付ける“呼び水”として、まずは比較的採り入れやすいRPAに取り組むのは、多くの企業にとって現実的かつ有効な選択肢だと考えられます。

 

RPA導入を通じて具体的に目指すものは各社の事情によってさまざまです。ただ「煩雑な業務をロボットに委ね、職場に時間的・精神的な余裕を創出することが、未来を見すえた、より創造的な業務に変革する原動力になる」という本質的な意義を社内全体で共有することは、定型業務のロボット化を成功させたいすべての企業に共通するテーマだといえるでしょう。
以上

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