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RPAの導入方法!失敗せずに導入するステップをわかりやすく解説

2022/08/18

導入方法

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RPAを導入して大きく業務効率化ができた企業が増えている一方で、想定よりも効果を出せず、RPA導入に失敗した企業もあります。

そこで本記事では、「RPA導入の流れを7つのステップ」で解説します。皆さまがRPAの導入を成功させるためには、これからご紹介するステップを自社の業務に当てはめながら読んでいただき、より具体的にイメージして導入準備を進めてみてください。

※本記事ではRPAに慣れていない方にも理解していただきたく、RPAの解説から始めます。
RPAの具体的な導入手順だけ知りたい方は、>>RPAの導入方法 7ステップで解説にお進みください。

目次

RPAとは?

RPAとは、事務系の労働におけるデスクワークにおいて、定型作業をパソコンの中にあるソフトウェア型のロボットが業務を自動化させるための技術です。このソフトウェアロボットを活用して、デスクワークにおける業務の生産性を飛躍的に向上させることができます。
RPAについての詳細は、「>>RPAとは?基本から導入の進め方までまとめて解説」でも詳しく解説しています。

RPAとは?基本から導入の進め方までまとめて解説

RPAの3つのクラス

クラス 名称 適用範囲 具体的な事例
クラス1 RPA
(Robotic Process Automation)
決められた定型業務の自動化・効率化 データ入力や複数システムの連携
パソコン操作の自動化
クラス2 EPA
(Enhanced Process Automation)
非定型業務の自動化 画像データの解析による画像分類
ビッグデータの処理・解析
クラス3 CA
(Cognitive Automation)
高度な分析・判断 売上データや経済情勢を多面的に分析した意思決定

自動化レベルは3クラスありRPAはクラス1で定形業務に向いています。
「RPA」→「EPA」→「CA」の順で自動化できる業務の範囲を難易度でわけられており、EPAやCAでは人が設定したルールに加えて蓄積したデータを基にロボット自身で学習を行い自律的に判断することができます。
RPAとEPA、CAはそれぞれの特長が異なり、利用方法にも違いがあります。

クラス毎の詳細を説明していきます。

クラス1 RPA(Robotic Process Automation)

RPAは決められたルール(シナリオ)に沿って、ロボットに正確な処理を実行させることで効率化をします。
現在は、主にRPAを導入する、導入した企業が増えている傾向であり、定型作業や単純作業を自動化できています。
RPAは事前に決められたルール通りにしか動けないため、イレギュラーなことが発生すると作業が止まります。イレギュラーなケースまで考えたうえでロボットを設計していくことが重要です。

もしもロボット自身に判断させたいのであれば、RPAではなく次のレベル(EPA・CA)の導入が必要です。

クラス2 EPA(Enhanced Process Automation)

EPAのEは「Enhanced=強化」という意味合いを持ち、RPAの判断機能を強化できます。
EPAで実行するロボットは与えられたデータを自身で分析し、データの分類や傾向、結果を出すことができます。
画像分析+OCRを搭載したロボットも用意されていて、画像の中にあるテキストを読み取り、読み取りしたテキストを基幹システムへ入力できるEPAツールがあります。

クラス3 CA(Cognitive Automation)

CAは日本語訳すると「経験して蓄積した知識での自動化」です。
処理するデータをロボット自ら分析・蓄積し、プロセスの分析や改善、意思決定までを自動化するレベルを指しています。

Cognitive(経験して蓄積した知識)に関連する単語として、ディープラーニングや機械学習などが当てはまります。ディープラーニングや機械学習は発展・実用化が進んでいますが、それらを自動化するCAは現時点で実用化される予測は立っていません。
ただ、実現する際には人の知能を超えて、ロボット自身で自己進化していくことが期待されています。

RPAとAIの違い

RPAとAIはまったくの別物です。RPAは決められたことを決められた通りに行うツールなので、単純作業を自動化・効率化できます。
一方でAIは、過去のデータを勉強用としてAIへ取り込み、ロボットに判断させることができます。
つまり、AIは人が逐一ルールを作成しなくても、過去のデータの傾向からロボットが独自で判断・学習できます。
よって、RPAとAIのできることに違いがあります。

RPAが流行した背景

日本国内では2016年からRPAという言葉が使われ始め、その分かりやすさや、即効性から2017年には大流行しました。
今では、RPAは、AIやIoTと並び、誰もが一度は耳にしたことのある最注目ITワードとなりました。しかし、RPAという単語は耳にしたことはあるがRPAの深い知識は無いという方や、AIとRPAの違いや関係性が分からない、という方も、まだまだ多い段階です。
働き方改革への対応のひとつとして、各企業で労働時間の削減が求められており、DX推進と同時に進めやすいRPAの導入が急速に加速しています。
続いて、RPAを導入する前の知識を深めていただくために、「RPAを導入するメリット」と「RPAとAIとの違い」についてもご紹介します。

RPAを導入するメリット

RPAを導入することで業務効率化・自動化できるメリットをご紹介します。

生産性の向上

RPAは入力や転記作業が得意でロボットが自動で単純作業を処理してくれます。
当然、人間とロボットの作業スピードを比較するとロボットのほうが早いです。
実際にロボットの速度を計測すると人間の約3倍でした。
また、RPAロボットには労働時間の制約がないため、24時間処理をさせることも可能です。

コストの削除

RPAを導入すると定型業務を自動化できます。それまで人間が行っていた稼働が軽減されるため、人件費を削減できます。
また、ロボットには労働時間の規定がないため、時間外労働や休日労働の手当も発生しません。

ヒューマンエラーの削除

優秀な人材でも手作業を繰り返すと作業ミスが発生します。例えば、「コピーする範囲を間違えた」「貼り付ける欄を間違えた」などはよくある話です。RPAロボットは決められた通りに処理を実行するため、操作・入力ミスが起こりません。

RPAを導入すると、業務効率化が進み、人が本来注力すべき業務に集中できるため、導入後に上記の効果が期待できます。
>>【徹底解説】RPAツールを導入するメリット&デメリット(導入事例あり)」でも詳しく解説しています。

【徹底解説】RPAツールを導入するメリット&デメリット(導入事例あり)

RPAの導入方法 7ステップで解説

ここからは、実際にRPAを導入した効果を最大限に発揮するための進め方を解説します。
具体的なステップは以下の7つです。

  • 導入ステップ1 現在の業務プロセス・業務量の見直し
  • 導入ステップ2 RPAを導入する業務を決める
  • 導入ステップ3 導入するRPAツールを決める
  • 導入ステップ4 無料トライアルでRPAを導入する
  • 導入ステップ5 一部の業務のみ導入する
  • 導入ステップ6 改善事例を横展開し、本格導入する
  • 導入ステップ7 効果検証して改善する

導入ステップ1 現在の業務プロセス・業務量の見直し

1つ目のステップは「業務プロセス・業務量の見直し」です。
現状行っている業務の中で、どこにRPAを導入すれば最も効果が発揮できるかということを検討します。

また、業務の見直しをすることで、見えているようで見えていなかった業務の全体像が見えるようになります。

業務の見える化が完了した状態で、どの部分に課題があるのかを確認してRPA導入候補を選定します。

その後、実際に担当者が行った作業の内容と時間を記録するなどを行い、業務量や時間を測定します。

導入ステップ2 RPAを導入する業務を決める

2つ目のステップは「RPAを導入する業務を決めること」です。

RPAが得意とする業務は、以下のようなルールが決められている定型業務です。

  • Excelや各システムから、基幹システムへデータを登録する
  • 決められた条件で、決まった日付/時間でデータ抽出を行う

また、RPA化する業務を決める際には、以下2点を算出する必要があります。

  1. 業務をRPA化した場合における定量的/定性的な効果
    定量的:具体的な時間(例:年間30時間削減)
    定性的:数値に表れない効果(例:作業者の精神的負担が減る)
  2. 導入する業務の規模からロボット開発にかかる費用
    RPA化に伴い発生する効果と費用を比較して、どの業務をロボット化するのかを決定します。

導入ステップ3 導入するRPAツールを決める

3つ目のステップは「導入するRPAツールを決めること」です。

現在、RPAツールは数多く用意されています。
各RPAツールにはそれぞれ特長があるため、業務に適したRPAツールを選定する必要があります。

NTTデータが提供する「WinActor」はプログラミングが出来ないへの研修を設けており、受講後にすぐにご利用できるように開発されています。

また、海外製品のRPAツールは「日本語サポートを受けられない」「英語環境で開発して説明が翻訳でわかりづらい」などをデメリットと感じる方もいます。WinActorは日本発のRPAツールでありマニュアル、サポートなどがすべて日本語で用意されており、スムーズに導入できるメリットがあります。

使い方がわかりにくいツールの場合、RPA導入後に管理ができなくて困るということにつながるため、日本語サポートが充実したRPAツールの導入を推奨します。

導入ステップ4 無料トライアルでRPAを導入する

4つ目のステップは「無料トライアルでRPA導入してみる」です。

RPAツールによっては、期間限定ではありますが、無料でRPAツールを試すことが可能です。

無料トライアル期間でもすべての機能が使えるRPAツールも多いため、トライアル期間にRPAツールの使い勝手や、操作方法を試せます。

また、トライアル期間中に、簡単かつ短い定型業務をRPA化してみることで、実際にどのような効果があるのかを体験してみることが可能です。

RPAの効果や操作性を判断するには実際に使うことをお勧めします。ぜひ体験してみてください。

RPA導入において気になる点や不明点をまとめておき、トライアル提供元へ質問して導入時の不安を無くしておきましょう。

※NTTデータでもRPAツールの「無料トライアル」を提供しております。
詳しくは「>>RPAツール:WinActorの無料トライアル」をご覧ください。

導入ステップ5 一部の業務のみRPAを導入する

5つ目のステップは「一部の業務のみ導入すること」です。

新しく自社にRPAを取り込むときは、スモールスタートではじめることをお勧めします。

理由は3つあります。

1つ目は、最初から手広く実施してエラーが発生した場合、業務へ与える影響が大きいことです。また、ロボットを数多く作成するとコストが増えてしまい、ペイできるか分からない状態では進めていくことが難しいためです。

2つ目は、効果が見えない状態で全社への導入は、経営者としてはOKという判断ができません。
実際に小さいロボットで適用範囲が狭い業務でも良いので、成果を出して実績を作ることが重要です。

3つ目は、ロボットの数が少ないタイミングで運用検討が出来るためです。
一度にロボットの数が多くなると運用ルールがまとまらず、統制が取れません。
スモールスタートのタイミングで運用マニュアルを作成することをお勧めします。

導入ステップ6 改善事例を横展開してRPAを本格導入する

6つ目のステップは「改善事例を横展開し、本格導入すること」です。

ステップ5で実施した一部業務の自動化/効率化できたことを成功事例として、他の業務へのRPA導入を検討します。

これまで行ってきた業務プロセスの見える化を行った上で業務整理を行い、費用対効果の良い業務をRPA化していきます。

また、本格的にRPAを導入する前に以下を決めておく必要があります。

  • RPAを修正する担当者
  • RPAのアクセス権限
  • RPAにエラーが発生したときのリカバリルール

特にRPAを修正する担当者は重要です。

導入した後、業務変更は当たり前のように発生するため、RPAツールを適宜修正できるような体制を整えておく必要があります。

導入ステップ7 RPAの効果を検証して改善する

7つ目のステップは「RPA効果検証して改善すること」です。

一部の業務で導入したときと同様に、RPA導入により生み出された効果を検証します。

想定通りにRPAにおける効果が生まれた業務については、別部門でのRPA導入や関連業務でのRPA導入などの拡大を検討していきます。

また、想定よりも効果が出い業務については、改めて原因を分析します。

原因はいくつかありますが、以下のような原因があります。

  • 想定していたケースが足りなかった
  • RPAを導入して効率化されたが別の業務が発生した
  • 想定していたよりも業務量が少なかった

いずれの場合でも、業務の見える化や整理が足りない場合が多いです。
改めて、業務の見える化と整理を行いRPAの設計を見直してみてください。

RPAを導入する際の注意点

ここまで効率的にRPA導入するための7ステップをご紹介してきました。
そのステップを進める中で、以下3点について注意しておく必要があります。

  • 注意点1 社内の運用体制を明確にする
  • 注意点2 導入支援のサポートをしっかり受ける
  • 注意点3 スモールスタートで始める

導入を確実なものにするために、この3点をぜひ押さえておいてください。

導入注意1 社内の運用体制を明確にする

RPAは導入して終了ではなく、導入してからがスタートです。RPA導入による効果を生み出すために、日々の運用が重要になります。
そのためには、社内の運用体制として以下の内容を明確にしておく必要があります。

  • ロボットRPAのメンテナンス方法
  • RPA化する業務に関する資料まとめ方法
  • RPAの処理エラー時の対応
  • など

上記3点はどの企業でも共通して必要になるルールになるため、まずはここを明確にしておきましょう。

導入注意2 導入支援のサポートを受ける

RPAツール販売元の導入支援サポートがあれば、必ず受けるべきです。
RPAのロボットは簡単に作れるようになっていますが、慣れるまでが大変です。
また、メールを送るなど共通するような処理を使い回す方法を知っておくと、開発の効率を上げられるので、サポート担当者に聞いておきましょう。
RPAを導入する際に困りごとや不明点があると拡張していく際にも不安が残ります。
不安なくRPAを導入していくためにも導入支援を最大限活用されることをお勧めします。

導入注意3 スモールスタートで導入する

RPA導入は一部の部門から始める「スモールスタート」がお勧めです。
一度にRPAツールをたくさん導入すると、ツールの管理が大変かつ、導入費用が高額になります。
また、問題発生した場合のリスクを最小化するためにも、小さい範囲でのトライ&エラーの経験を積むことが重要です。
さらに拡張し、全社展開する際には必ず成果を求められます。
その実績を積むためにもスモールスタートで始めることをお勧めします。
※NTTデータではRPAツールの「無料トライアル」を実施しております。スモールスタートから実行できますので、ご興味のある方は「>>RPAツール:WinActorの無料トライアル」をご覧ください。

RPAの導入事例

上記のステップでRPAを導入した企業の成功事例をご紹介します。ご紹介する事例を参考に、「どのように自社で活用ができるのか」「RPAをどうやって使うことで自社にあった使い方ができるのか」ということを検討してみてください。

愛知県|リモートPCアレイ、OnRPAなどを併用し、WinActorを全庁展開 業務の効率化で、職員の働き方改革と県民サービス向上を目指す

職員の働き方改革や住民サービス向上を目的に、ICTを活用した業務改善にも積極的に取り組み、2020年7月からはWinActorの本格運用に成功しました。

マンパワーグループ| WinDirectorでサポート効率化、法令対応などを実現、在宅勤務もスムーズに

WinActorを正式導入したのは2017年。半年の間にバックオフィスの作業を、年換算4,800時間も短縮させることに成功しました。

株式会社そごう・西武 | コロナ禍のニーズに応える、デパ地下商品宅配サービス ブランドごとへの煩雑な発注票作成を、WinActorで効率化

デリバリーサイトから届いた注文を、ブランド(テナント)ごとへの発注票に自動変換させることに成功しました。

その他の業種・業界の成功事例は、>>WinActorの導入事例をご覧ください。

まとめ

RPAの導入について、「成功させる7つのステップ」と「3つの注意点」をご紹介しました。準備や進め方でRPAの導入成果が大きく変わるため、本記事でご紹介したステップを参考にしていただければ、想定している以上にRPAの導入効果を生み出せるでしょう。ぜひ皆さまの業務にご活用ください。

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