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RPAの導入方法!失敗せずに導入するステップをわかりやすく解説

2022/11/01

導入方法

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RPAの導入方法!失敗せずに導入するステップをわかりやすく解説

RPAを導入して大きく業務効率化ができた企業が増えている一方で、想定よりもRPA化の効果を出せず、RPA導入に失敗した企業もあります。

そこで本記事では、RPAを導入検討されているご担当者向けに「RPA導入の流れを7つのステップ」で解説します。皆さまがRPAの導入を成功させるためには、これからご紹介する7つのステップを自社の業務に当てはめながら読んでいただき、RPAの導入を成功させるために、より具体的にイメージしてから導入の準備をはじめてください。

※本記事ではRPAに慣れていない方にも理解していただきたく、RPAの解説から始めます。
RPAの導入手順を読みたい方は、>>RPAの導入方法 7ステップで解説にお進みください。

RPAとは?

RPAとは、事務系の労働におけるデスクワークにおいて、定型作業をパソコンの中にあるソフトウェア型のロボットが業務を自動化させるための技術です。このソフトウェアロボットを活用することで、デスクワークにおける業務の生産性を飛躍的に向上させることができます。

RPAとは?基本から導入の進め方までまとめて解説

RPAが流行した背景

日本国内では2016年からRPAという言葉が使われ始めました。その分かりやすさや即効性から2017年に大流行しました。
現在は、RPAはAIやIoTと並び、誰もが一度は耳にしたことのある最注目ITキーワードとなりました。しかし、RPAという単語は耳にしたことはあるが「RPAの詳しい知識は無い」という方や「AIとRPAの違いや関係性が分からない」という方も少なくありません。
また、働き方改革への対応のひとつとして、各企業で労働時間の削減が求められています。RPAの導入はDX推進と同時に進めやすいので急速に加速したと考えられます。
続いて、RPAを導入する前の知識を深めていただくために、「RPAとAIとの違い」と「RPAの3つのクラス」についても解説します。

RPAとAIの違い

RPAとAIはまったくの別物です。RPAは決められたことを決められた通りに実行するツールなので、単純作業の自動化や効率化ができます。
一方でAIは、過去のデータを勉強用としてAIへ取り込んでロボットに判断させることができます。
つまり、AIは人が逐一ルールを作成しなくても、過去のデータの傾向からロボットが独自で判断して学習することもできます。
すなわち、RPAとAIのできることには違いがあります。

RPAの3つのクラス

クラス 名称 適用範囲 具体的な事例
クラス1 RPA
(Robotic Process Automation)
決められた定型業務の自動化・効率化 データ入力や複数システムの連携
パソコン操作の自動化
クラス2 EPA
(Enhanced Process Automation)
非定型業務の自動化 画像データの解析による画像分類
ビッグデータの処理・解析
クラス3 CA
(Cognitive Automation)
高度な分析・判断 売上データや経済情勢を多面的に分析した意思決定

「RPA」→「EPA」→「CA」の順で自動化できる業務の範囲を難易度でわけられています。EPAやCAでは人が設定したルールに加えて蓄積したデータを基にロボット自身で学習を行い自律的に判断させることができます。
RPAとEPA、CAはそれぞれの特長が異なり、利用方法にも違いがあります。

クラス毎にわかりやすく解説します。

クラス1 RPA(Robotic Process Automation)

RPAは決められたルール(シナリオ)に沿って、ロボットに正確な処理を実行させることで効率化できます。RPAを導入する、導入した企業は増加傾向です。導入した企業では定型作業や単純作業を自動化できています。
RPAは事前に決められたルールの通りにしか動けないため、事前に決めていないイレギュラーなことが発生すると作業が止まります。イレギュラーなケースまで考えたうえでロボットを設計していくことが重要です。

もしもロボット自身に判断させたいのであれば、RPAではなく次のレベル(EPA・CA)の導入検討が必要です。

クラス2 EPA(Enhanced Process Automation)

EPAのEは「Enhanced=強化」という意味合いを持ち、RPAの判断機能を強化できます。
EPAで実行するロボットは与えられたデータを自身で分析してデータの分類や傾向、結果を出せます。
画像分析+OCRを搭載したロボットも用意されていて、画像の中にあるテキストを読み取り、読み取りしたテキストを基幹システムへ入力できるEPAツールがあります。

クラス3 CA(Cognitive Automation)

CAは日本語に訳すと「経験して蓄積した知識での自動化」です。
処理するデータをロボット自ら分析・蓄積し、プロセスの分析や改善、意思決定までを自動化するレベルを指しています。

Cognitive(経験して蓄積した知識)に関連する単語として、ディープラーニングや機械学習などが当てはまります。ディープラーニングや機械学習は発展・実用化が進んでいますが、それらを自動化するCAは現時点で実用化される予測は立っていません。
ですが、実現する際には人の知能を超えて、ロボット自身で自己進化していくことが期待されています。

RPAを導入するメリット

RPAを導入することで業務効率化と自動化できるメリットを解説します。

生産性の向上

RPAは入力や転記作業が得意でロボットが自動で単純作業を処理します。
当然、人間とロボットの作業スピードを比較するとロボットのほうが早いです。
実際にロボットの速度を計測すると人間の約3倍でした。
また、RPAロボットには労働時間の制約がないため、24時間稼働させることも可能です。

コストの削減

RPAを導入すると定型業務を自動化できます。導入するまで人間が行っていた稼働が軽減されるため、人件費を削減できます。
また、ロボットには労働時間の規定がないため、時間外労働や休日労働の手当も発生しません。

ヒューマンエラーの削減

優秀な人材でも手作業を繰り返すと作業ミスは発生します。例えば、「コピーする範囲を間違えた」「貼り付ける欄を間違えた」などはよくある話です。RPAロボットは決められた通りに処理を実行するため、操作や入力ミスは発生しません。

RPAを導入すると業務効率化が進み、人が本来注力するべき業務に集中できます。RPAを導入することでヒューマンエラーの削減が期待できます。

【徹底解説】RPAツールを導入するメリット&デメリット(導入事例あり)

RPAの導入方法 7ステップで解説

RPAの導入方法 7ステップで解説

ここからは、実際にRPAを導入した効果を最大限に発揮するための進め方を7つのステップでわかりやすく解説します。

  • ステップ1 現在の業務プロセスと業務量の見直し
  • ステップ2 RPAを導入する業務を決める
  • ステップ3 導入するRPAツールを決める
  • ステップ4 無料トライアルでRPAを導入する
  • ステップ5 一部の業務にRPAを導入する
  • ステップ6 改善事例を横展開して本格導入する
  • ステップ7 RPAの効果を検証して改善する

ステップ1 現在の業務プロセスと業務量の見直し

現状行っている業務の中で、どのようにRPAを導入すれば効果を最大限に発揮できるのかを先に検討します。

また、業務の見直しをすることで、見えているようで見えていなかった業務の全体像が見えるようになります。

業務の見える化が完了した状態で、どの業務プロセスに課題があるのかを確認してRPA導入候補を選定して確定させます。

その後、実際に担当者が行った作業内容と作業時間を記録して、業務量や時間を測定します。

ステップ2 RPAを導入する業務を決める

RPAが得意とする業務は、以下のようなルールが決められている定型業務です。

  • Excelや各システムから、基幹システムへデータを登録する
  • 決められた条件で、決まった日付・時間でデータ抽出を行う

また、RPA化する業務を決める際には、以下2点を算出する必要があります。

  1. 業務をRPA化した場合における定量的・定性的な効果
    定量的:具体的な時間(例:年間30時間削減)
    定性的:数値に表れない効果(例:作業者の精神的負担が削減)
  2. 導入する業務の規模からロボット開発にかかる費用
    RPA化に伴い発生する効果と費用を比較して、どの業務をロボット化するのかを決定します。

ステップ3 導入するRPAツールを決める

現在はRPAツールが数多く用意されています。
各RPAツールにはそれぞれの特長があるため、業務に適したRPAツールを選定する必要があります。

NTTデータが提供する「WinActor」はプログラミングが出来ない方への研修を実施しています。研修を受講後にご利用できるようにWinActorは開発されています。

また、海外製品のRPAツールは「日本語サポートを受けられない」「英語環境で開発して説明が翻訳でわかりづらい」などをデメリットと感じる方もいます。WinActorは国内で開発したRPAツールです。マニュアルやサポートがすべて日本語なのでスムーズに導入できるメリットがあります。

使い方がわかりにくいツールでは、RPA導入後に保守や管理ができなくて困るため、日本語サポートが充実したRPAツールの導入を推奨します。

ステップ4 無料トライアルでRPAを導入する

RPAツールは、期間限定ではありますが無料でRPAツールを試せるサービスがあります。提供元ウェブサイトで確認しましょう。

無料トライアル期間にすべての機能が使えるRPAツールも多いので、トライアル期間にRPAツールの操作方法をしましょう。

また、トライアル期間中に簡単かつ短い定型業務をRPA化して実際にどのような効果があるのかを体験できます。

RPAの効果や操作性を判断するには、実際にRPAを使うことをお勧めします。ぜひ体験してみてください。

RPAを導入する前に気になる点や不明点をまとめておき、トライアル提供元へ質問して導入時の不安を無くしておきましょう。

※NTTデータでもRPAツールの「無料トライアル」を提供しています。
是非、「>>RPAツール:WinActorの無料トライアル」をご活用ください。

ステップ5 一部の業務にRPAを導入する

自社にはじめてRPAを導入する際は、スモールスタートをお勧めします。

理由は3つあります。

1つ目は、最初から手広く実施してエラーが発生した場合、業務へ与える影響が大きいです。また、ロボットを数多く作成するとコストが増えてしまい、ペイできるか分からない状態では進めていくことが困難です。

2つ目は、効果が見えない状態で全社への導入は、経営者としては承認する判断ができません。
実際に小さいロボットで適用範囲が狭い業務でも良いので、成果を出して実績を作ることが重要です。

3つ目は、ロボットの数が少ないタイミングで運用検討が出来るためです。
一度にロボットの数が多くなると運用ルールがまとまらず、統制が取れません。運用マニュアルを作成しておきましょう。

ステップ6 改善事例を横展開してRPAを本格導入する

ステップ5で実施した一部業務の自動化と効率化できたことを成功事例として、他の業務へのRPA導入を検討します。

業務プロセスの見える化を行った上で業務整理を行い、費用対効果の優れた業務をRPA化していきます。

また、本格的にRPAを導入する前に以下を決めておきましょう。

  • RPAを修正する担当者
  • RPAのアクセス権限
  • RPAにエラーが発生したときのリカバリルール

特にRPAを修正する担当者は重要です。

導入した後に業務変更は発生します。RPAツールを瞬時に修正できる体制を整えておきましょう。

ステップ7 RPAの効果を検証して改善する

一部の業務でRPAを導入したときと同様に、RPA導入により生み出された効果をきちんと検証します。

想定通りにRPAにおける効果が生まれた業務は、別部門でのRPA導入や関連業務でのRPA化できるか検討し、RPA導入を拡張しましょう。

また、想定よりも効果が出ない業務は、改めて原因を分析します。
よくあるRPA効果を出せない原因は以下3点です。

  • 想定していたよりもケースが足りない
  • RPAを導入して効率化されたが別の業務が発生した
  • 想定していたよりも業務量が少ない

いずれの場合でも、業務の見える化や整理が足りない場合が多いです。
事前に業務の見える化と整理を行い、RPAの全体設計を見直してみてください。

RPAを導入する際の注意点

RPAを導入する際の注意点

より効率良くRPAを導入するためには、7ステップを進めるうえで以下の3点に注意して準備をはじめましょう。

  • 注意1 社内の運用体制を明確にする
  • 注意2 導入支援のサポートを受ける
  • 注意3 スモールスタートで導入する

注意1 社内の運用体制を明確にする

「RPAを導入して終了」ではなく、「RPAを導入してからがスタート」です。RPAの導入による効果を引き出すためには、運用ルールの明文化をしましょう。
そのためには、社内の運用体制として以下の内容を明確にしておく必要があります。

  • ロボットRPAのメンテナンス方法
  • RPA化する業務に関する資料まとめ方法
  • RPAの処理エラー時の対応
  • など

上記3点はどの企業でも共通して必要になるルールです。事前に準備しておきましょう。

注意2 導入支援のサポートを受ける

RPAツールの販売元で導入支援を受けられる場合は、必ず導入支援を受けましょう。

RPA(ロボット)は簡単に作れますが、慣れるまでが大変です。
また、メールを送るなど共通するような処理を使い回す方法を知っておくと開発の効率を上げられるので、導入支援担当者に必ず聞いておきましょう。

RPAを導入する際に困りごとや不明点があるとRPAを拡張していく際にも不安が残ります。
不安なくRPAを導入していくためにも導入支援を最大限活用されることをお勧めします。

注意3 スモールスタートで導入する

RPA導入は一部の部門から始める「スモールスタート」を強く推奨します。

一度にRPAツールを複数導入すると、ツールの管理が大変かつ、導入費用が高額になります。
また、問題発生した場合のリスクを最小化するためにも、スモールスタートでのトライアンドエラーの経験を積むことが重要です。RPA化を拡張して全社展開する際には成果を求められます。
その実績を作るためにもスモールスタートで始めることをお勧めします。

※NTTデータではRPAツールの「無料トライアル」を実施しています。スモールスタートから実装できますので、是非「>>RPAツール:WinActorの無料トライアル」をご活用ください。

RPAの導入事例

RPAの導入事例

上記のステップでRPAを導入した企業の成功事例をご紹介します。事例を参考に「どのように自社で活用ができるのか」また「RPAをどうやって使うことで自社にあった使い方ができるのか」という意識を高めることで、理想としているRPA環境に近づけることができます。

愛知県|WinActorを導入して業務の効率化で職員の働き方と県民サービスを向上

職員の働き方改革や住民サービス向上を目的に、ICTを活用した業務改善にも積極的に取り組み、2020年7月にWinActorの本格運用に成功しました。

マンパワーグループ|法令対応の実現と在宅勤務の効率化をWinActorで成功

WinActorを正式導入して、半年間でバックオフィスの作業を年換算4,800時間も短縮させることに成功しました。

株式会社そごう・西武|デパ地下商品宅配の発注票作成をWinActorで自動化

デリバリーサイトから届いた注文を、WinActorでテナントごとに発注票を自動変換させることに成功しました。

RPA導入事例一覧

まとめ

RPAを導入検討されているご担当者向けに、「失敗せずに導入する7つのステップ」と「3つの注意点」をご紹介しました。
RPAの導入は、準備や進め方で成果が大きく変わるため、本記事でご紹介した7つのステップを参考にしていただければ、RPAの導入効果を想定している以上に生み出せます。ぜひ皆さまの業務にご活用ください。

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RPAツールを導入して「実際に業務の効率化を試してみたい!」とお考えの方は、まずは一度、お気軽にお問い合わせください。

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