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RPAを導入・運用する際に直面する6つの課題【解決策あり】

2021/10/21

導入方法

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近年注目されているRPAですが、導入や運用の際に課題に直面することも少なくありません。

しかし、あらかじめよくある課題を知っておくことで、RPA導入前に準備を行い、スムーズな運用を行うことも可能です。

本記事では、RPAを導入・運用する際に直面することが多い6つの課題と、それらの課題に対する7つの解決策をご紹介します。

ぜひ本記事を読んでいただき、RPAを導入する際の準備に役立てていただけると幸いです。

RPAを導入・運用する際によくある6つの課題

RPAを導入・運用する際によくある6つの課題

RPA導入を決めて進める上で直面することが多いのは、以下の6つの課題です。

  • 課題①:自社で活用する方法がわからない
  • 課題②:RPAの設定方法がわからず、トラブルが多発する
  • 課題③:RPAで作ったロボットをメンテナンスできる人材がいない
  • 課題④:横展開できずに一部の部署のみの活用に留まってしまう
  • 課題⑤:短期間で結果を出そうと焦ってしまう、一気に入れてしまう
  • 課題⑥:導入したRPAツールが自社に合っていなかった

これらの課題には、業界や業務内容を問わず直面する可能性があります。

ここでは、上記6つの課題について1つずつ掘り下げて解説します。

あなたの会社でRPAの導入や運用が滞ってしまっている理由は何か、どこに問題があるのか、確認しながら読んでみてください。

課題①:自社で活用する方法がわからない

課題の1つ目は、「RPAを自社で活用する方法がわからないこと」です。

RPAと一言で言っても、その内容は企業によってさまざま。

他社の事例などを見て働き方改革の一環としてRPAの導入を決めたものの、自社ではどういった業務をRPA化すればよいかわからず、RPAを推進しようとしてもなかなか進まないというケースも現状としてあります。

また、業務プロセスが複雑な場合には、そのままでは自動化できないケースもあります。

課題②:RPAの設定方法がわからず、トラブルが多発する

課題の2つ目は、「RPAの設定方法がわからず、トラブルが多発すること」です。

RPAツールを利用してロボットを作成するためのマニュアルやサポートセンターはあるものの、事前に想定していたような設定ができないという事態が発生する場合があります。

また、実際にロボットが本稼動をした後に予期しないエラーや動作をしたケースでは、対応方法や影響がわからないためにトラブル解消に時間がかかり、業務に影響が生じてしまう可能性もあります。

課題③:RPAで作ったロボットをメンテナンスできる人材がいない

課題の3つ目は、「RPAで作ったロボットをメンテナンスできる人材がいないこと」です。

RPAは導入したらそれで終わりではありません。業務プロセスは会社や取引先の状況などにより変化します。

業務プロセスに変化があった場合には、ロボットも変化に合わせた修正が必要です。

RPA導入直後は、導入に携わった社員などツールへの理解度の高い担当者が在籍しています。しかし、導入から時間が経過すると必ずしもその環境があるとは限りません。RPAを導入して数ヶ月〜1年程度経過した後も、ロボットのメンテナンスができる人員を確保しておく必要があります。

課題④:横展開できずに一部の部署のみの活用に留まってしまう

課題の4つ目は、社内にRPAを導入した部署があっても、「横展開できずに一部の部署のみの活用に留まってしまうこと」です。

一部の部署で導入したRPAツールを、他部署に展開する際に抵抗を感じる理由としてよく聞かれるのが以下のような内容です。

  • RPAツールをよく知らない
  • 業務プロセスを変えたくない
  • 新しいものを入れるのが面倒
  • 導入時の負担が増える

横展開が進まない一番の原因は、心理的なハードルが高いことにあります。

課題⑤:短期間で結果を出そうと焦ってしまう、一気に入れてしまう

課題の5つ目は、「短期間で結果を出そうと焦ってしまい、一気に導入を進めてしまうこと」です。

RPAツールに限らず、社内にITシステムを導入すればその効果が求められます。
特にRPAツールは自動化や生産性向上のために導入するものであるため、人や残業を減らすことに注目されやすいのが特徴です。

RPAを導入するのが一部の部門だけだと効果が限定的になり、大きな成果が出にくくなります。
そのため、効果を大きく見せようと一度に数多くの部署や業務プロセスをRPA化しようとしてしまうことがあります。

しかし、一気に導入を進めてしまうとロボットの管理や運用がうまく回らなくなり、現場の混乱に繋がりやすいです。

課題⑥:導入したRPAツールが自社に合っていなかった

課題の6つ目は、「導入したRPAツールが自社に合っていなかったこと」です。

Excelなど、一般に広く使われているツールはどのRPAツールでも扱えます。
一方で、会社独自で入れているような基幹システムや特殊なシステムの場合、RPAツールによっては扱えないことがあります。

さらに、RPAツールには初心者向けでプログラミングが不要なツールもあれば、逆にプログラミング知識が必須のツールもあるなどさまざまです。

RPAツールを導入する際には、自社のシステムに対応できるか、そのツールを扱えるスキルのある担当者はいるかなど、自社に合っているか事前に確認が必要です。

RPAを導入・運用する際の課題を解決する方法

RPAを導入・運用する際の課題を解決する方法

ここまで、RPAを導入する企業が直面する課題をご紹介してきました。
それぞれの課題について、事前に対策しておくとRPAツールをスムーズに導入できます。

課題に対する解決策は以下の7つです。

  • 方法①:RPA導入の目的を明確にする
  • 方法②:RPAの導入で自動化する範囲を決める
  • 方法③:ベンダーへコンサルティングや代行をお願いする
  • 方法④:RPAの活用方法に関する教育を行う
  • 方法⑤:RPAの運用ルールを明確にする
  • 方法⑥:RPAを社内で広めるための工夫をする
  • 方法⑦:スモールスタートで無料体験から始める

1つずつ詳しくご紹介していきます。

解決方法①:RPA導入の目的を明確にする

解決方法の1つ目は「RPA導入の目的を明確にすること」です。

RPAを導入する目的はいくつか考えられます。
たとえば、以下のようなものです。

  • 作業を効率化/自動化させる
  • 少ない人員で仕事をまわせるようにする
  • 人間にしか出来ない仕事に注力する

自分の会社がどのような目的でRPAを導入するのか、事前に明確にしておくことで余計な迷走や失敗を避けやすくなります。
RPA導入に心理的なハードルを感じている社員に対してメリットを説明する材料としても活用できるため、導入前に目的を明確化しておくのがおすすめです。

解決方法②:RPAの導入で自動化する範囲を決める

解決方法の2つ目は「RPAの導入で自動化する範囲を決めておくこと」です。
RPAですべての業務を自動化できるわけではありません。
RPAを導入して自動化するのに、向いている業務と向いていない業務があります。

RPAの導入に向いている業務は単純かつ定型の作業。
いわゆるルーティンワークと呼ばれるものです。

一方で、複雑な判断が必要な業務は、自動化せずに人間がするべきです。
自動化できる部分とできない部分を分けたうえでRPAの導入を進めていきましょう。

解決方法③:ベンダーへコンサルティングや代行をお願いする

解決方法の3つ目は「ベンダーへコンサルティングや代行をお願いすること」です。

RPAを導入し、業務の効率化や自動化ができたとしても、ロボットをメンテナンスしたり運用したりといった管理の工数が増えてしまっては意味がありません。

開発専門のベンダーに依頼することで、以下のようなメリットが得られます。

  • 開発したロボットの品質が上がる
  • ロボットの運用を適切に行える
  • 自社の人員を本来の業務へ向けられる

自社にITに強い担当者がいない場合は、ベンダーへの依頼を積極的に検討した方がよいでしょう。

解決方法④:RPAの活用方法に関する教育を行う

解決方法の4つ目は「RPAの活用方法に関する教育を行うこと」です。

RPAツールの中には簡単に操作できるものもありますが、パソコンやスマホなどが苦手な担当者は習得が難しいケースもあります。

そのため、簡単に扱えるRPAツールを利用する場合でも、教育の機会を設けたほうがよいでしょう。

RPAツールを操作できるようにするための講習や教育用の動画を準備し、誰でも使えるようにするための仕組みを作っておくのがおすすめです。

解決方法⑤:RPAの運用ルールを明確にする

解決方法の5つ目は「RPAの運用ルールを明確にすること」です。

RPAを導入し、運用していくと「人間とロボットの役割分担が不明確」、「業務の内容がわからず、ロボットが動かなかった場合のリカバリが困る」という状態が増えていく傾向にあります。

RPAを導入する業務に関しては資料を残しておき、運用する上で困らない状態を目指すことが大事です。
残しておくべき資料の例として、以下のようなものが挙げられます。

  • 業務フロー
  • ロボットの概要機能/詳細機能(仕様書)
  • エラー発生時のリカバリ手順書

解決方法⑥:RPAを社内で広めるための工夫をする

解決方法の6つ目は「RPAを社内で広めるための工夫をすること」です。

RPAは、名前こそ知られつつあるものの、その具体的な中身に付いてはまだまだ知られていないツールです。

また、「仕事の効率化/自動化=仕事を奪われる」と誤解して抵抗を示すメンバーもいます。

こういった人たちに対してRPAを広めるためには、小さいものでもよいので成功事例を数多く準備することです。

実績を積み上げることで、社内でRPAについての口コミが広がります。
すると、自然にRPAについて知っている・興味があるという社員が増えてきます。

解決方法⑦:スモールスタートで無料体験からはじめる

解決方法の7つ目は「スモールスタートで無料体験からはじめること」です。

RPAの導入は費用がかかるものであり、決して安い買い物ではありません。
一気に導入すると運用が難しく、エラーが発生した場合に対応しきれない可能性があります。

また、RPAツールにも相性があるため、自社が使っているシステムを自動化できるかどうか、本格的な導入の前に確認しておいた方が安心です。

無料体験からRPAツールの利用をはじめると、ムダな出費なくスタートできます。

まとめ

以上、本記事では「RPAを導入する際のよくある課題と解決方法」についてご紹介しました。

どの企業でも、RPAを導入する際に課題は必ず出てきます。
まったく何の問題もなくRPAを導入し、社員全員が使いこなすというのは難しいでしょう。

しかし、それぞれの課題について事前に対策しておくことで、RPAをスムーズに導入することが可能になります。

弊社(NTTデータ)ではRPAツールの「無料トライアル」を実施しております。

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