RPAを導入して生産性向上や業務効率化を期待したものの、以下の悩みを抱いている方が少なくありません。
- RPAを導入したけれど、思っていたほどの効果が出ていない
- RPAって手間がかかる割には使えない
このようにRPAの導入方法や導入する業務によっては、効果を出せずに「RPAは使えない」と感じられる方がいるかもしれません。
そこで本記事では、「RPAが使えないと言われてしまう理由」と「RPAの導入を成功させる秘訣」について詳しく解説します。
ぜひ本記事を読んでいただき、RPAを導入する際に注意するべきポイントを理解していただけると幸いです。
RPAが使えないと言われてしまう3つの理由
RPAを導入したあとに、目立った効果を出せずに、RPAは使えないと言われることがあります。
働き方改革の取り組みや新型コロナウイルス感染症（COV I D-1 9）が流行した時期に、世の中の流行でRPAを導入された企業において「RPAは使えない」と感じられる傾向が強いです。
RPAが使えないと言われている原因は、大きく分けて3つです。
- RPAで適していない業務を自動化している
- 運用ルールを決めておかないことによるRPAツールの不具合
- 適切なRPAツールを導入していない
1つずつ解説していきます。
RPAに適していない業務を自動化している
RPAは得意な業務と不得意な業務があります。
不得意な業務をRPA化する場合は、ほとんどのケースで効果を出すことが難しいため、そうした業務は優先度を下げて自動化させましょう。
まずは、RPAが得意とする業務を自動化し、早期に効果を出すことをおすすめします。
RPAが得意としている業務は以下のとおりです。
- 単純な定型作業
- 作業のルールが決まっている
- 作業が繰り返されている
RPAで効果を出すためには、上記のような業務を優先して自動化することが極めて重要です。
運用ルールを決めておかないことによるRPAツールの不具合
RPAで自動化した業務であっても、時間経過とともに業務が変化するため、RPAのシナリオ設定を定期的にメンテナンスしないと不具合が発生しる場合があります。
誰が、どういったタイミングでメンテナンスするのか、RPAを使い始める前に担当者とメンテナンススケジュールを決めておきましょう。
余計なメンテナンス工数の発生や、急な作業の遅れが発生すると、結果として「RPAは使えない」と言われることがあります。
適切なRPAツールを導入していない
RPAツールは種類が豊富にあり、それぞれに特長があります。
仕事で使われているアプリケーションを操作できるRPAツールを選定できれば、業務効率をあげることが可能です。
逆に、業務で使うアプリケーションを操作できないRPAツールを選定した場合には、RPAを稼働させることが出来ない可能性があります。
例えば、クラウド型のRPAツールを導入したものの、実際に効率化したいのはExcelファイルを使った業務だった場合です。
クラウド型のRPAツールはローカルでExcelを動かすことが容易にしにくい特調があります。
自社の業務と効率化したい業務に対して、適切なRPAツールを選定する必要があります。
RPAの導入を成功させるための3つの秘訣
ここからはRPAの導入を成功させ、価値のあるものとするためのポイントをご紹介していきます。
上記でご紹介した「RPAは使えない」と思われるポイントを回避しつつ、RPAで成功するポイントを意識して実施していきましょう。業務の効率化を成功できる可能性をぐっと高めることが可能です。
気をつけるポイントは以下の3つです。
- 業務を可視化してRPAの実装を最適化する
- 自社の業務に向いているRPAツールを選定する
- RPAの専門家に導入支援を依頼する
1つずつ解説していきます。
業務を可視化してRPAの実装を最適化する
RPAを実装する前に、まずは現在の業務の流れを可視化することが重要です。
業務を可視化した後には、RPAが得意とする業務を選定し、実装を開始することをおすすめします。
上記でも書きましたが、RPAは単純で定型な作業や、繰り返し行う業務を得意としています。
また、俗人化した業務をRPA化すると、他のメンバーが業務内容を理解できず、緊急で発生したトラブルの解決に時間がかかることもあるため、業務の可視化は役立ちます。
※RPAの得意な業務については、「RPAでできることできないことまとめ。おすすめツールもご紹介」も参考にしていただけますと幸いです。
自社の業務に向いているRPAツールを選定する
RPAツールは誰でも使えるような簡単なものから、少しコツが必要ながら幅広く使えるものなど種類が豊富です。
また、RPAツールにはそれぞれ特長があり、紙から文字を読み取れるOCRという機能や、実際に操作した手順を記録してそのまま自動化できるAI機能を備えたものもあります。
自社の業務や、RPA導入を推進する体制やメンバーのスキルを考えて、どのRPAツールが一番合うかを検討した上で選定するようにしましょう。
RPAの専門家に導入支援を依頼する
基本的には、RPAツールはマニュアルを読めば使えるものが多いです。
ただ、効率的な導入や少し難しいことを実施しようとする場合は、専門家の導入支援（サポート）の活用をおすすめします。
様々な企業へ導入経験のある専門家のサポートを利用することで、効率よく品質の高いRPAの導入ができます。
専門家によって導入支援として用意しているサービスが異なるため、一度確認してみてください。
弊社（NTTデータ）では、RPAの導入支援や、導入前のご相談も承っています。お困りごとがありましたら、ぜひこの機会にご相談ください。
お問い合わせ
RPA導入はまず無料トライアルから
RPAを契約する前に利用してみないと、操作感や業務で使うアプリケーションを自動操作できるかがわかりません。
RPAを提供している企業によっては、無料トライアルの提供があり、お試しで利用することができます。契約前に実際にRPAを利用して動作等を確認しておくことをおすすめします。
トライアル期間を有効に活用し、自社に合ったツールであるか事前に試しておきましょう。
なお弊社（NTTデータ）が提供するWinActorでは「1カ月の無料トライアル」を用意しており、気軽に試すことができます。
RPA導入を検討されている方は、下記よりお申し込みいただけます。
まとめ
本記事では「RPAが使えないと言われてしまう理由」と「RPAの導入を成功させる秘訣」をご紹介しました。
RPAを導入する際には、ただ漠然と業務を決めて実装するだけでは、業務を効率化させることが難しいです。その結果、「RPAは使えない」というイメージを持たれてしまいます。
RPAが得意とする分野の業務を洗い出し、最適な業務（作業）を自動化することで、生産性を向上できますので、ぜひRPAを活用してみてください。
