TOPRPAコラム【初心者向け】RPAツールの使い方&操作方法とは ~ダメな例も紹介~

【初心者向け】RPAツールの使い方&操作方法とは ~ダメな例も紹介~

2021/11/25

導入方法

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業務時間の削減と生産性アップを同時に実現しようとする時、まず考えるべきは業務の効率化です。

その観点から注目されているのが、定型的な業務を自動化/効率化できる「RPA」です。

本記事では、RPAを導入するメリットとともに以下の内容について解説します。

  • 必ずおさえておきたいRPAの基本的な使い方
  • RPAの使い方を業務別に紹介
  • 絶対避けるべきRPAのダメな使い方

ぜひ本記事を読んでいただき、RPAを実際の業務にどう使うのか考える際の参考にしていただければ幸いです。

必ずおさえておきたいRPAの基本的な使い方

必ずおさえておきたいRPAの基本的な使い方

RPAは、パソコンを使った様々な業務を自動化/効率化することが可能です。

業務の自動化は便利な一方で、正しい使い方をしないとRPAを導入しても大きな効果を得ることが出来ません。

RPAの使い方のポイントは以下の3点です。

  • 導入する目的の決定
  • 定型業務の自動化にRPAを使用
  • RPAとExcelマクロの違いを把握

それぞれの項目について、1つずつ解説していきます。

導入する目的の決定

RPAを使う際には、どのように使うのか目的をあらかじめ決めておくことが重要です。

目的があいまいだと、導入後に何をして良いのかわからない、運用の方針がぶれてしまうといった状況になりかねません。

RPAを導入することで、自分たちが今抱えている業務をどういう状態にしたいのか、という目的をまずは明確にしておきましょう。

定型業務の自動化にRPAを使用

RPAの最も代表的な使い方は、定型業務の自動化です。

普段の業務を見直してみると、定期的に同じ手順でこなしている作業が見つかることも多いでしょう。
それが、定型業務です。

定型業務を自動化することで、以下のようなメリットが得られます。

  • 定期的に作成する資料の作業時間の削減
  • 早朝や深夜などの時間帯/処理時間に制限がない
  • 入力ミスや確認ミスなどのヒューマンエラーがない

単純で定型化された業務こそRPAの得意領域であり、そうした業務に対してRPAを導入するのが最適です。

RPAとExcelマクロの違いを把握

自動化と聞くと、Excelマクロを思い浮かべる方も多いでしょう。

実際に、RPAとExcelマクロはよく比較される対象です。

どちらも作業を自動化できるという点では同じですが、自動化できる範囲が大きく異なります。

  • Excelマクロ:Excel内の処理を自動化可能
  • RPA:パソコン全体の処理を自動化可能

Excel内で完結する処理に関しては、Excelマクロを使えば問題ありません。

しかし、Excelに入力されているものを違うアプリケーションへ転記するなどの処理は、RPAでしか自動化できません。

実際の業務はExcelだけで終わることが少ないため、自動化にはRPAが利用されます。

RPAの使い方を業務別に紹介

RPAの使い方を業務別に紹介

RPAを導入した場合、実際にどのように自動化/効率化されるのかを具体的な事例をもとにご紹介します。

自社の業務の中にも、これから紹介するものと似たような業務がないか、ご紹介した事例をどのように応用すれば自社の業務にRPAを取り入れられるか、ぜひ考えてみてください。

今回ご紹介するのは、どの企業でもあるような以下3つの業務です。

  • 事例① 受付処理の自動化
  • 事例② 基幹システムからのデータダウンロード
  • 事例③ Excelマクロの実行

1つずつ、動画とセットでご紹介します。

事例① 受付処理の自動化

1つ目の事例は、「受付処理の自動化」です。

申請書として送付されたExcelのデータを使って処理を行い、後続の担当者へ連絡するという業務です。

この事例では、以下の作業をRPAが自動で行っています。

  1. 1. 申請書Excelから台帳Excelへ転記
  2. 2. 申請書Excelの内容をWebアプリケーションへ転記
  3. 3. Webアプリケーションで採番された申請番号を取得し、台帳Excelへ追記
  4. 4. 受付処理が終わったことを後続担当者へメールで連絡

このように、処理の流れが決まっている受付業務はRPAによる自動化が可能です。

事例② 基幹システムからのデータダウンロード

2つ目の事例は、「基幹システムからのデータダウンロード」です。

この事例では、以下の作業をRPAが自動で行っています。

  1. 1. 基幹システムへIDとパスワードを使ってログイン
  2. 2. 決められた条件でデータをダウンロード

売り上げ情報や入金情報など、毎日確認するようなデータにも適用可能で、様々な業務に応用できます。

業務開始前にデータが自動でダウンロードされていたら、仕事の効率が上がる場面も多いことでしょう。

また、今回は基幹システムとしてSAPを利用していますが、SAP以外の基幹システムでも自動化は可能です。

事例③ Excelマクロの実行

3つ目の事例は、「Excelマクロの実行」です。

上記「RPAとExcelマクロの違いを把握」でそれぞれの違いを説明していますが、RPAの一番の特徴はExcelマクロの実行が可能という点です。

そのため、RPAを導入してもExcel内の作業を自動化するために新たな設定をし直す必要はなく、これまで作ってきた自動化のための資産をそのまま活かせるのもRPAの特徴です。

絶対避けるべきRPAのダメな使い方

絶対避けるべきRPAのダメな使い方

RPAを使えば様々な業務を自動化することが可能です。

ただし、なんでも自動化すれば良いというわけではありません。

例えば、以下は避けるべきRPAの使い方の例です。

  • 自動化しても得られる効果が小さい
  • 同じ処理をするロボットを各部門で開発する

自動化しても効果が小さい場合は、自動化するための労力が無駄になってしまいます。

また、同じ処理をするロボットを各部門で一から開発するのではなく、作ったロボットを共有した方が大きい効果を期待できます。

RPAを導入して大きな効果を出すために、導入方法についてはあらかじめルールを決めておく必要があります。

まずは無料トライアルから

まずは無料トライアルから

具体的な自動化のシーンが分かったことで、あなたの会社でのRPA導入や業務の効率化が現実的にイメージできるようになったのではないでしょうか。

ただし、RPAは実際に触ってみないと、使い勝手や自動化するアプリケーションとの相性がわかりません。

そういった不明点を解消するためにも、まずは無料トライアルの期間を活用し、実際にRPAツールを触ってみることをおすすめします。

※弊社(NTTデータ)ではRPAツールの「無料トライアル」を実施しております。すべての機能が使えるフル版での体験が可能なので、興味のある方は「>>RPAツール”WinActor”の無料トライアルページ」をご覧ください。

以上、【初心者向け】 RPAツールの使い方&操作方法とは ~ダメな例も紹介~についてご紹介しました。

RPA導入の効果を高めるためには、人間の判断が必要な仕事ではなく定型業務に活用するなど、正しい使い方が不可欠です。

導入前に目的を定めておくことも忘れてはいけません。

どの企業でも、自動化できる定型的な業務はきっとあります。

全ての業務を自動化するのではなく、自動化によって得られる効果が高い業務から、導入を進めていきましょう。

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