【事例あり】RPAで業務効率化する為に必要な知識～進め方も解説～

働き方改革やコスト削減、人材不足など、企業が考えなければいけない問題は様々です。

それらの問題を解決する手段として注目されているのが、RPAです。

RPAは、業務を自動化/効率化するためのツールで、積極的に導入する企業が増えてきました。

そこで本記事では、RPAで効率化しやすい業務とはどのようなものかを中心に、以下の内容をご紹介します。

• 業務効率化にRPAが必要とされる理由
• RPAで効率化しやすい業務とは
• 業務効率化のためのRPA導入の進め方
• RPAによる業務効率化の事例紹介

ぜひ本記事を読み、業務効率化にRPAが必要とされる理由や生産性の変化についてご理解いただければ幸いです。

業務効率化にRPAが必要とされる理由

働き方改革における業務効率化といえば、RPAと言われます。それほどに、現在だと普及が広まってきている訳ですね。

では、なぜ業務効率化のためにRPAが必要とされるのでしょうか？
その理由として、以下の３つを考えることができます。

1つずつ解説していきます。

RPA化して業務効率化する方法をご紹介

理由①：働き方改革で業務の効率化が迫られている

政府から出されている働き方改革が発端となり、企業は労働時間の削減を求められています。
※詳細は、時間外労働の上限規制参照

その労働時間削減の一環として、誰でも行える定型業務に対してRPAを導入し、人が行う業務を減らすことが行われています。

また、深夜や早朝、休日など勤務時間外の作業をRPAで処理することにより、残業や休日出勤をしなくても良い環境を作ることも可能です。

理由②：企業の運営コスト削減ができる

企業として業務運営していくために、人材の確保が欠かせません。

特に業務を拡大する時や、企業が成長している時にはより多くの人材が必要になるでしょう。

人材を確保すると、当然ですが人件費が発生します。
一方で、企業の利益を最大化するためにはコストを低く抑える必要があります。

自社の成長や業務拡大に必要な人材は確保しつつ、できる限り人件費を抑えたいという、両立しづらい目標を掲げている企業も多いはずです。

誰でもできる業務をRPAによって自動化/効率化すれば、その分だけ人件費を抑え、競争力を高めることが可能になります。

理由③：今後起こりえる人材不足に備える

日本では少子高齢化が進んでおり、労働人口が減少していく傾向にあります。

人材不足だという声はすでに多く聞かれるようになっており、採用に苦労している企業も少なくありません。

将来的には、企業が確保できる人材がさらに減っていくことが予想されています。
※詳細は、総務省の自治体におけるRPA導入のすすめ参照
獲得競争が激しくなれば、人件費が高騰する可能性もあるでしょう。

そういった場合に、だれでもできる単純作業をRPAで実現し、業務を自動化/効率化することで人手不足を補うことが可能になります。

RPAで業務効率化しやすい業務内容とは

RPAが効果を発揮しやすい業務分野には「簡単で、ルールが決められており、繰り返し発生する」という特徴があります。

具体的な例としては、以下のような業務です。

1つずつ解説していきます。

複数のシステムからデータを集めて資料を作成する業務

1つ目は「複数のシステムからデータを集めて資料を作成する業務」です。

日常業務を行う上で、様々なシステムやファイルから情報を収集し、1つにまとめる作業は意外と多いものです。

例えば、メールを見て、Excelやシステムの登録状態を確認した後に回答するといった業務の場合、1件1件はちょっとした作業だとしても、数が多くなると他の業務を圧迫します。

上記のような、作業の順番や内容が決まっている業務は、RPAで効率化しやすい業務の1つです。

エクセルにRPAも利用してさらなる業務効率化！

定期的な報告資料を作成する業務

2つ目は、「定期的な報告資料を作成する業務」です。

毎月、毎週といった単位で、現在の状況を確認するケースは多く、それに伴って資料の作成が必要になる場合もあります。

例えば、経営者向けに現在の会社の状況がわかるような報告書を作成する場合、報告日付とそれに紐づく内部データが変わっていくだけで、作成する内容自体は毎回変わりません。

1度RPA化してしまえば、その後は自動的に報告書を作ることが可能で、人が作業する必要がなくなります。

Webサイトから情報収集する業務

3つ目は、「Webサイトから情報収集する業務」です。

SNSなどのサイトや、ニュース情報を確認し、自社に関連する情報を取得するような業務も自動化しやすいものの一例です。

例えば、ツイッターで自社の名前を検索し、ヒットしたものを抽出してまとめるというような業務などはRPA化してしまえば完全に手放しで自動化が可能です。

RPAを実行する時間を工夫すれば、始業時間には必要なデータの情報収集が終わっていて、すべて揃っているという環境を作ることもできます。

紙の注文書を社内システムへ入力する業務

4つ目は「紙の注文書を社内システムへ入力する業務」です。

紙の伝票を見てシステムへ入力する業務は、OCR機能を使って文字を読み取れば、自動で登録することが可能です。

※ OCR機能とは、紙などに書かれている文字を読み取る機能のことで、デジタルで入力された文字だけでなく、手書きの文字も読み取り可能です。

近年OCRで文字を判別する技術は向上しているため、精度高く文字を認識できます。

これまでは、人間が目視で確認し、システムへ転記していた作業がすべてRPA化して自動化可能になります。

業務効率化のためのRPA導入の進め方

RPAを導入して効果を出すためには、進め方が重要です。

RPAの導入方法を間違えると、思ったような効果が出ません。

RPAの導入では、下記の7ステップをおすすめしています。

具体的には、以下の記事で紹介していますのでぜひご覧ください。
RPAの導入方法！失敗せずに導入するステップをわかりやすく解説

RPAによる業務効率化の事例

実際にRPAを導入して業務の効率化が出来た企業はたくさんあります。

RPAは業種を問わないため、どの業種でも効率化を図れます。

例えばですが、以下のような業種があります。

詳細については以下の記事に記載していますので、ぜひご覧ください。
RPAの導入事例【業界＆業務別の事例紹介／無料スタートも可能です】

まとめ

本記事では、「RPAによる業務効率化の可能性と、効率化の進め方」をご紹介しました。

RPAは働き方改革や少子高齢化への対策のために活用されており、コスト削減にも役立ちます。

RPAを導入しやすいのは、「簡単・ルールが決まっている・繰り返し行う」という特徴を持った業務です。

これらの業務を効率化することで、コア業務に集中できるようになり、業績向上も期待できます。

ただ、RPAを使って効率化できるのかまだまだ未知数で、疑問が多いかと思います。

まずはRPAツールの無料トライアルの期間を活用し、業務が効率化できるかどうかを確認してみてください。

※弊社(NTTデータ)ではRPAツールの「無料トライアル」を実施しております。すべての機能が使えるフル版での体験が可能なので、興味のある方は「>>RPAツール”WinActor”の無料トライアルページ」をご覧ください。

普段行なっている繰り返し業務を見つけて、RPAによる自動化/効率化を進めていきましょう。