RPAとOCRの特徴＆違いとは【具体的な活用方法も、事例付きで紹介】

RPAで業務効率化を考えているが、書類を使った業務が自動化できずに困っている、というお問い合わせをよく受けます。

RPAは「パソコンを使った業務自動化」であり、書類や申請書などの「紙」を使った業務は自動化することが出来ません。

そんな悩みを解決出来るのが「OCR」です。

本記事では「RPAとOCRそれぞれの特徴」とともに、以下の内容について解説します。

• RPAとOCRの特徴および、違い
• RPAとOCRを組み合わせた活用方法

ぜひ本記事を読んでいただき、RPAとOCRに対する理解を深めてください。

RPAとOCR、それぞれの特徴とは

RPAとOCRと言う単語は聞いたことがあるかと思います。
しかし、実際にどういった違いがあるかわからない方が多くいます。

それぞれを簡単に言うと、以下のような機能を持っています。

• RPA：パソコンの中で動く業務を自動化する
• OCR：紙を読み取って文字をテキストデータ化する

それぞれの機能について、詳しく説明していきます。

RPAとは

RPAの正式名称は「Robotic Process Automation / ロボティック・プロセス・オートメーション」であり、ロボットによってパソコン上の業務を自動化するツールです。

人間が作業を行う代わりに、RPAのロボットに作業を代行させて人の空き時間を確保することを目的としています。

RPAは単純かつルールが決まっている定型業務を得意としており、そういった業務であれば人よりも「早く・正確」に処理を行えます。

また、RPAはExcelやメール、Webブラウザなどを横断的に扱えるため、複数のシステムから1つのシステムへ登録するなどの処理も可能です。

RPAでは手書きの文字認識ができない

RPAは前提として、「人がパソコンで行っていた業務」を代行することしかできません。

言い換えればデジタル化されたデータのみ扱えますが、書類を扱う業務は代行ができません。
そのため、紙などの書類上のデータを取り扱いたい場合は、人が書類に書かれている内容をパソコンへ転記入力し、テキストデータ化する必要があります。

多くの企業はこの部分を外部委託するなどで対応していますが、本来であればシステムを使って自動化したいポイントだと思います。

そこで使われるのがOCRという技術です。

OCRとは

OCRの正式名称は「Optical Charactor Recognition/光学文字認識」と言い、紙などに書かれている文字を読み取り、テキストデータとして取り込める装置です。

スキャナで読み取った画像をOCRで解析して、テキストデータとして使えるようになります。

このOCRを利用して作られているシステムは数多くあり、以下のようなケースで利用されています。

人が文字を起こし直すことがなくなるため、OCRを使うことで生産性向上を図れます。

現在のOCRは読み取り精度が高い

OCRというと「読み取り精度はどうなのか？ 読み取り精度が低いと使い物にならないのでは？」と疑問に思う方が多くいます。

たしかに、過去のOCRは精度が低く読み取れない、または読み取っても間違っていて使えないテキストデータになっていた時代もあります。

ですが、現在のOCRはAIにより読み取ったテキストを判断しているため、非常に精度が高いテキストデータ変換が可能です。

下記の画像右部を見てもらえると分かるように、手書きの文字でも読み取ることが出来ます。

※詳細は「>>AI-OCRとは」参照

OCRはこのように、人間が読み取るのと同じくらいの読み取り精度に進化してきています。

RPAとOCRを同時に活用すると生産性向上に繋がりやすい

RPAやOCRを単体で取り入れても業務の効率化はできますが、同時に使うと生産性をさらに向上できます。

取引先から送られてきた注文書の内容を、システムに登録するという業務を例に説明すると、伝票をスキャンする部分だけを人が行いますが、スキャンデータをOCRに読み取らせてテキストデータ化し、そのデータをRPAが受け取り、システムへ登録するということがほぼ完全に自動化できます。

すべて人が目でチェックし手作業で登録していた頃と、RPAやOCRを導入した後とで比較すると、劇的に業務の効率が上がります。

また、RPAとOCRは人のように稼働時間に制限がないため、人がスキャンのみ実施しておいて、RPAを夜間動かすなど、注文の多い時期でも対応することが可能です。

RPAとOCRを活用した3つの事例

RPAだけでは完全自動化が出来なかった業務も、OCRがあることで自動化できるようになるというイメージは持っていただけたでしょうか。

ここでは、RPAとOCRを利用して業務のほぼすべてを自動化し、業務に効率化ができた事例を３つご紹介します。

事例①　NTTデータ：データ作成期間を1ヶ月から1週間に短縮

NTTデータでは、サーバーやネットワーク機器などの物品を適切な価格で購入するために、過去の見積書を購買データベースに取り込んでいます。

この購買データベースへ登録するデータは「毎月数百～1,000件」ほどあり、人が順次登録していくとデータ作成に1ヶ月ほどかかっていたのですが、RPAとOCRを活用して上記業務の効率化を図りました。

スキャナを画像化するところは手作業として残るものの、その他の読み取りからデータ登録までを全自動化することが出来きました。

何らかの理由で読み取りエラーが起きた場合は通知を行い人が作業するものの、全体の70%は手を入れること無く自動化がされました。

引用元：https://winactor.com/case/winactoruse/nttdata

事例②　鹿児島県奄美市役所：特別定額給付金の支給を円滑化

鹿児島県奄美市役所では、市民全員へ給付する特別定額給付金の支給を短期間に行うために、RPAとOCRを利用しました。

特別定額給付金は、市民が書いた申請書類を元に確認した上で支払うプロセスになっています。

奄美市は約23,000世帯あり、そのすべての申請書類を手作業で行うには多くの人手が必要になるため、RPAとOCRを導入することで、申請書のスキャンまでは人間が行い、その後の申請書類からのテキストデータ化、給付金システムへの情報入力はRPAとOCRで処理するように改善を図りました。

その結果、多い日には1日あたり4,000件の入力が可能になりました。

上記の影響から課の職員の負担が大きく減り、問い合わせ対応や記載不備の対応など、人にしかできない仕事へ注力するという業務シフトを実現しました。

引用元：https://winactor.com/case/winactoruse/amami

事例③　京葉銀行：82業務で26,737時間の効率化を実現

京葉銀行では、住宅ローンの審査や各官公庁等などから寄せられる取引照会に対してRPAとOCRを導入して効率化を実現しています。

住宅ローン審査は年に数千件以上、取引照会業務は年に数十万件以上ありますが、紙での申込みが多く導入前はどうしても人での対応が必要でした。

そこで、それぞれの業務に対してRPAとOCRを導入し、OCRで書類の内容を読み取り、RPAで照会用等の各システムでの確認作業を行うことで、82業務26,737時間の効率化を実現することが出来ました。

また、書類のフォーマットが違うなどという細かな違いも、OCRで吸収することが出来るため自動化することが出来ます。

https://winactor.com/case/winactoruse/keiyobank

まとめ

本記事では「RPAとOCRの違い、RPAとOCRを組み合わせた業務効率化」についてご紹介しました。

RPAだけでも業務効率化を実現することはできます。

まずは、それを実感するためにもRPAツールを実際に触って体験してみてください。

RPAツールには無料トライアルの期間が用意されていますので、リスク無く使ってみることが可能です。

弊社(NTTデータ)ではRPAツールの「無料トライアル」を実施しております。すべての機能が使えるフル版での体験が可能なので、興味のある方は「>>RPAツール”WinActor”の無料トライアルページ」をご覧ください。

ただ、現在の日本ではまだまだ紙の文化が根強く残っており、その部分の業務効率化にはOCRが必要不可欠です。

書類を含めた業務効率化を検討している方は、実際の業務でどういった形でOCRを導入するかRPAのトライアル期間中に、ぜひご相談ください。

RPAとOCRを組み合わせて、これまで実現できず諦めていた業務についても、業務効率化を考えていきませんか。