RPA・OCRとは？AIで連携させた成功事例もご紹介

RPAで業務効率化を考えているが、書類を使った業務が多く自動化できずに困っている、というお問い合わせをよく受けます。

RPAは「パソコンを使った業務自動化」であり、書類や申請書などの「紙」を使った業務は自動化できません。

そんな悩みを解決できるのが、OCRです。

本記事ではRPAとOCRそれぞれの特徴や、その2つを連携させて導入し、大幅な業務効率化を実現させた企業事例などについてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

RPAとOCRの違い

RPAとOCR、それぞれの概要について詳しく理解することで、どのような業務を効率化できるのか、理解できるようになります。

RPAは基本的に、PC内部のソフトウェアで実施する作業は自動化可能です。一方OCRは、紙を読み取ってテキストデータ化する技術です。以下、それぞれの特徴についてより詳しくご説明します。

RPAとは

RPAとは、「Robotic Process Automation」の略称で、日本語では、ロボット技術を活用したプロセス自動化、という意味です。ロボットによってパソコン上の業務を自動化するツールで、人間が作業を行う代わりに、RPAのロボットに作業を代行させて人の空き時間を確保することを目的としています。

RPAは単純かつルールが決まっている定型業務を得意としており、そういった業務であれば人よりも「早く・正確」に処理を行えます。

また、RPAはExcelやメール、Webブラウザなどを横断的に扱えるため、複数のシステムから1つのシステムへ登録するなどの処理も可能です。

OCRとは

OCRの正式名称は「Optical Charactor Recognition/光学文字認識」と言い、紙などに書かれている文字を読み取り、テキストデータとして取り込める装置です。

スキャナで読み取った画像をOCRで解析して、テキストデータとして使えるようになります。 このOCRを利用して作られているシステムは数多くあり、以下のようなケースで利用されています。

• 営業部門での名刺管理
• 病院の問診票取り込み
• 顧客からの注文情報の読み取り

人が文字を起こし直すことがなくなるため、OCRを使うことで生産性向上を図れます。

現在のOCRは読み取り精度が高い

OCRというと「読み取り精度はどうなのか？ 」「読み取り精度が低いと使い物にならないのでは？」と疑問に思う方が多くいます。

たしかに、過去のOCRは精度が低くて読み取れない、または読み取っても間違っていて、使えないテキストデータになっていた時代もあります。ですが、現在のOCRはAIにより読み取ったテキストを判断しているため、非常に精度が高いテキストデータ変換が可能です。

下記図の通り、手書きの文字でも読み取ることが出来ます。（※）

※詳細は「AI-OCRとは」参照

OCRはこのように、人間が読み取るのと同じくらいの読み取り精度に進化してきています。

AI-OCRとRPAを連携すると効果的

RPAやOCRを単体で取り入れても業務の効率化はできますが、同時に使うと生産性をさらに向上できます。

取引先から送られてきた注文書の内容を、システムに登録するという業務を例に説明すると、伝票をスキャンする部分だけを人が行いますが、スキャンデータをOCRに読み取らせてテキストデータ化し、そのデータをRPAが受け取り、システムへ登録するということを自動化できます。

すべて人が目でチェックして手作業で登録していた頃と、RPAやOCRを導入した後で比較すると、劇的に業務の効率が上がります。

また、RPAとOCRは人のように稼働時間に制限がないため、人がスキャンのみ実施しておいて、RPAを夜間に動かせば、繁忙期に対応することが可能です。

RPAとAIの違いとは？組み合わせの事例もご紹介

RPAとOCRを活用した5つの成功事例

RPAとOCRの特徴を理解できても、具体的な導入事例を知らなければ、どのように導入すべきなのか想像できないこともあるでしょう。そこで、RPAとOCRを連携させて導入した企業5社の事例をご紹介します。

事例① 鹿児島県奄美市役所：特別定額給付金の支給を円滑化

鹿児島県奄美市役所では、市民全員へ給付する特別定額給付金の支給を短期間に行うために、RPAとOCRを利用しました。

特別定額給付金は、市民が書いた申請書類を元に確認した上で支払うプロセスになっています。奄美市は約23,000世帯あり、そのすべての申請書類を手作業で行うには多くの人手が必要になるため、RPAとOCRを導入することで、申請書のスキャンまでは人間が行い、その後の申請書類からのテキストデータ化、給付金システムへの情報入力はRPAとOCRで処理するように改善を図りました。結果、多い日には1日あたり4,000件の入力が可能になりました。

上記の影響から課の職員の負担が大きく減り、問い合わせ対応や記載不備の対応など、人にしかできない仕事へ注力するという業務シフトを実現しました。

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事例② 京葉銀行：82業務で26,737時間の効率化を実現

京葉銀行では、住宅ローンの審査や各官公庁等などから寄せられる取引照会に対してRPAとOCRを導入して効率化を実現しています。

住宅ローン審査は年に数千件以上、取引照会業務は年に数十万件以上ありますが、紙での申込みが多く導入前はどうしても人での対応が必要でした。

そこで、それぞれの業務に対してRPAとOCRを導入し、OCRで書類の内容を読み取り、RPAで照会用等の各システムでの確認作業を行うことで、82業務26,737時間の効率化を実現することが出来ました。

また、書類のフォーマットが違うなどの細かな違いも、OCRで対応することが出来るため自動化することが出来ます。

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事例③ 大阪府豊中市：職員負担軽減+住民サービス向上

大阪府豊中市は、デジタル・ガバメント戦略を推進する流れの中で、RPAツール「WinActor」とAI-OCRソリューション「DX Suite」を連携して導入されました。豊中市はRPAとAI-OCRを連携させて導入したことで40業務約5,000時間分の作業時間を削減することに成功しました。

例えば、母子保健課における妊婦健康診査受診券のデータ入力作業は従来、手作業でやっていましたが、システム入力を自動化したことで、年間277時間分の業務時間を削減しました。

負担が軽減されることで、より良い住民サービスを充実させるための時間的余裕ができたといいます。

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事例④ 神奈川県横浜市：年30,000件以上の申請書類の処理を効率化

神奈川県横浜市は、RPAツール「WinActor」とAI-OCRを実現できるエッジコンピュータ「Ai inside Cube」を連携させて導入することで、業務効率化を実現しました。受付簿作成業務においては、今まで実施してきた残業月500時間を削減させることに成功しました。

保育園の受付簿作成業務には、ピーク時では100人もの動員が必要だったといいます。そこで従来人が担っていたシステム入力などを自動化したことで、500時間分の作業時間を削減できたのです。

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事例⑤ NTTデータ：データ作成期間を1ヶ月から1週間に短縮

NTTデータでは、サーバーやネットワーク機器などの物品を適切な価格で購入するために、過去の見積書を購買データベースに取り込んでいます。

この購買データベースへ登録するデータは1ヶ月に千件を超えることもあり、人が順次登録していくとデータ作成に1ヶ月ほどかかっていたのですが、RPAとOCRを活用して上記業務の効率化を図りました。

スキャナを画像化するところは手作業として残るものの、その他の読み取りからデータ登録までを全自動化することが出来きました。

何らかの理由で読み取りエラーが起きた場合は通知を行い人が作業するものの、全体の70%は手を入れること無く自動化がされました。

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RPAとOCRを連携するならWinActor

RPAとOCRを連携させて導入したいのであれば、RPAツールは「WinActor」を採用するのがおすすめです。「WinActor」はNTTグループが研究・開発している純国産RPAツールです。NTTグループが自社で導入しており、国内企業のビジネスプロセスにあった形で自動化が実現できます。

RPAツールと聞くと「導入は難しそう」とお考えになる方もいるでしょう。しかし「WinActor」はプログラミング不要で導入することもできます。また、NTTグループが日本語でサポートしますので、もしわからないことがあったとしても安心です。

国内でRPAとOCRを連携させた導入事例も豊富です。ぜひお気軽にお問い合わせください。

OCRとRPAは連携すると効果的

本記事ではRPAとOCRの違いや、RPAとOCRを組み合わせた業務効率化のやり方、RPAとOCRを連携させた導入事例などについてご紹介しました。

RPAだけでも業務効率化を実現することはできます。まずは、それを実感するためにもRPAツールを実際に触って体験してみてください。RPAツールには無料トライアルの期間が用意されていますので、リスクなく使ってみることが可能です。

弊社(NTTデータ)ではRPAツールの「無料トライアル」を実施しております。すべての機能が使えるフル版での体験が可能なので、興味のある方は「RPAツール”WinActor”の無料トライアルページ」をぜひご覧ください。 RPAとOCRを組み合わせて、これまで実現できず諦めていた業務についても、業務効率化を考えていきませんか。