現在、RPA推進活動としてWinActorを正式に導入し、半年ほど経過しております。

RPA推進チームのような専門的な部署はなく、事務処理関連部門（4部門ほど）がそれぞれ必要なシナリオをつくっていく、というスタンスで、私はいずれの部門所属でもありませんが、VBAが少しできるのでいくつかシナリオ作成を手伝っている、という立場です。

4つほどシナリオを提供しているのですが、細かな仕様変更や追加、またその修正後に発生したエラー対応で、ずっと修正と更新を繰り返しています。

それはまだいいのですが、表題のとおり、そういったエラーが起こったときの、シナリオ実行部署とのやりとりに苦慮しています。というのも、このエラー報告というのが「途中で止まってしまいました。確認をお願いします」や「ループ条件が悪さをしているようです」など、具体性を欠く内容のメールが届くだけで、実行ログやスクリーンショット等もついていないことが多いのです。

エラー状況を再現したいので、どういった状況でエラーになったのかエラー時の案件番号や実行ログを送ってください、と伝えてはいますが、忙しくて忘れてしまうのか、あまり対応いただけません。

これまでのやりとりを鑑みるに、エラーの詳細な内容は電話するか実際に見に来てもらうのがよい、と考えているようです。
私も独学でVBAに触れていた程度の事務員なのでエンジニア的な対応は経験がなく、どうすればもっとやりとりが円滑になるか、なかなか良い案が浮かびません。

みなさまは、他部署（他者）とシナリオ上のエラーに関してやりとりをされるとき、どういったことを気をつけておられますか。

会社ごと・導入環境ごとに状況が違うことは承知していますが、大枠の取り組みや作成側の意識等だけでも、差し支えのない範囲で参考にさせていただければさいわいです。

曖昧な質問で恐縮ですが、よろしくお願いいたします。