WinActor®導入事例【株式会社オカムラ】100本のシナリオをWinDirector®で実行管理、年34,800時間の短縮に成功

写真左より:株式会社オカムラ
情報システム部長　橘川 史朗氏
情報システム部 システム開発担当　中條 歩氏
情報システム部 システム第一企画担当　次長　池田 秀明氏
業務改革部長　鈴木 人司氏

 

 

 

　株式会社オカムラは、オフィスや店舗をはじめ、様々な施設で利用される設備・家具の設計・製造、環境づくり、物流システム機器の開発など、幅広い事業を展開しています。「豊かな発想と確かな品質で、人が集う環境づくりを通して、社会に貢献する。」というミッションのもと、約3,500人が国内外の拠点で仕事をしている大手企業です。

　そのオカムラに、業務改革部が発足したのは2016年8月でした。部長である鈴木 人司氏は、その役割を「スピードとチャレンジをモットーに、全社横断的に働き方改革を進めていくこと」だと説明します。
同部では2017年、働き方改革へのアプローチのひとつとして、当時はまだ国内での採用企業が少なかったRPAに注目しました。

「簡単」「既存システムとの相性」「サーバー型」を条件にツールを選定

　「全国の拠点に同じような業務が散在しているという認識は、以前からありました。定例・定型の業務で、月末や月初に処理のピークが来るようなものです。ここにRPAを使えば効率化が図れるのではないかと、まずは情報システム部に相談しました」と鈴木氏は背景を語ります。
話を持ちかけられた情報システム部長の橘川 史朗氏も、RPA導入には前向きでした。
「事業部門からは機能追加や改善など、既存システムに対する数多くの要望が寄せられていますが、中にはシステム化するほどではないものもあり、そうした業務については現場に手間をかけてもらうしかありませんでした。情報システム部でもRPAの情報収集を始めていましたが、RPAならシステムで掬いきれない業務にも対応できると思い、導入に向けた検討を始めることにしました」（橘川氏）
　RPAツールの選定にあたっては、いくつかの条件がありました。ロボット開発に工数がかからず、簡単に行えるものであること、既存システムに多く使われている画面ソフトにロボットが対応できること、そしてサーバー型であることなどでした。選定に携わった情報システム部 次長の池田 秀明氏は、サーバー型を条件にした理由について、こう説明します。
「ユーザー部門では頻繁にあるシステム変更に追従できなくなると考え、ロボットはすべて情報システム部で統合管理し、運用も部内で行うと決めていました。クライアント型でこれを実現しようとすると、自動化業務が集中する月末・月初には、部内に実行PCを何台も並べる必要が出てきてしまいます。そこで最初から多くのロボットを効率よく運用できるサーバー型にすることを想定していました」（池田氏）

　海外製RPAツールも含めて比較検討した結果、当時、これらの条件をすべて満たすものとしてWinActorを選定しました。ツール選定時期の1ヶ月後に、サーバー上でWinActor（サーバー版）を統合管理できるWinDirectorがリリースされることが発表されており、「新製品だから冒険にはなるだろうけれど、これにしてみようと、採用を決めました」（池田氏）

協力会社との連携を前提に、綿密なガイドラインを作成

　2018年2～3月の繁忙期が終わってから、情報システム部は全部門に向けて、RPAとはどんなもので、何ができるのかを紹介する説明会を実施しました。その上で各部署が自動化を希望する業務を選定できるよう「定型フォーム」を配布し、後日提出してもらいました。
「定型フォーム」は、「Microsoft® Office Excel」で作成されたもので、一連の業務フローを任意の工程に細分化して記入でき、その中から「ここは自動化できる」という工程に印をつけられるようにし、各工程の実行時間が記入できる様に工夫がなされています。
「各部門から集まった候補は522業務もありました。プロジェクトメンバーにてそれをチェックし、本当にRPA向きなもの、効果がありそうなものを100に絞り込み、優先的にRPA化していくことにしました」（池田氏）

　業務選定と同時期、情報システム部 システム開発担当の中條 歩氏と、オカムラの基幹システムやインフラ環境構築に携わり、既存システムに精通している株式会社JSOLが中心となり、ロボット開発・運用のためのガイドラインの作成も進められました。JSOLはWinActor、WinDirectorの販売特約店でもあり、効率化・自動化に関するコンサルティングサービス「JSOL SmartPRAS」を展開するなど、RPAについて高い知見を持った企業です。

　「ガイドラインをつくったのは、ロボット開発の効率を考えてのことです。開発そのものは協力会社2社に依頼することになっていたので、変数やシナリオ名の付け方、シナリオの書き方、残すべき設計書についてのルールを事前に決めておき、誰が開発しても同様のものができあがるようにしました。
　

またWinActorが業務実行中にエラーを出した場合の対処方法・メンテナンス方法をまとめた運用ガイドラインも作成して、自動化している業務の内容について知らない人（協力会社や情報システム部員）でも、メンテナンスができるように備えています」（中條氏）
「ガイドラインの初版完成までには3ヶ月を要しましたが、その後も改善や、WinActorのバージョンアップなどに対応して、ずっとブラッシュアップを続けています」（池田氏）

パブリッククラウド環境への移行で、実行PCをゼロに

　PoC（概念実証）は2018年7～9月、クライアント版WinActorを用いて行われました。このPoCでは自動化の効果を計ることよりも、WinActor、WinDirectorの機能確認をまんべんなく利用することを重視して、受注登録や入金に対する請求の引き当てなどを対象業務としました。
「システムの画面変遷にかかる時間と、WinActorの入力スピードを合わせたり、画面上の位置特定にどの機能を使うべきか迷ったり、試行錯誤しながらでしたが、なんとか10月の本格稼働に持ち込むことができました」（中條氏）

　以後しばらくは実機PCでのWinActorとWinDirectorを併用し、約60のシナリオを管理・運用していましたが、AWS上でのWinDirectorの動作確認が取れたのをきっかけに、2019年4月からはAWSへの移行を開始、7月には実行PCをオフィスから完全になくすことができました。

業務の標準化・自動化により、大きな効果を生むことに成功

　取材時現在、同社で稼動しているシナリオは102、削減された作業時間は年換算で34,800時間にものぼります。最も効果を生んでいるものとして、鈴木氏は「各支店で月初に行う前月実績の資料づくり」を挙げました。
　従来、各支店の担当者は、月末に締めた数字をもとに、月初の会議などに向けて短時間で資料を作成しなければならず、これが大きな負荷になっていたそうです。人によっては数支店分を任されており、しかも支店ごとに支店長の指示に従い微妙に違う切り口からレポートをつくる必要がありました。短期に多くの仕事をこなさねばならず、必然的に残業につながる結果となっていたのです。

　「そこで該当部門の本部長の了承のもと、資料のフォーマットを統一してもらうことにしました。統一化されていれば、全支店の資料をWinActorで自動作成できるからです。今では基幹システムや業務システムに入力された各支店のデータを、WinActorで収集して加工し、完成した資料を各支店のファイルサーバに置く…というところまですべて自動化しています。締めた翌朝に出社すれば資料ができあがっているので、担当者の負担も大幅に軽減されています。多くの部門に散在する、同じような業務を標準化・自動化した代表的な例と言えるでしょう」（鈴木氏）

　働き方改革の一環として、業務改革部が取り組んでいる「業務の集約化」にも、自動化の効果が期待されています
「各部署がそれぞれのタイミングでやっていた間接業務を集約化する場合、ピークが発生する（処理期間が集中する）というデメリットがあるのですが、その処理をWinActorでカバーするようにしています。人が関わる時間を圧縮することで、これまでそこに関与していた人員を、収益を生む直接業務にシフトできるようになっていくでしょう」（鈴木氏）
　また池田氏は、今後の展開について「ひとまず当初選定した100のシナリオは完成させたので、これを運用しながら、AIなどを活用した次の展開を検討しています」と、さらなるICT活用への意欲を語ってくれました。
―― オカムラの業務改革、先進的・積極的なICT活用は、これからも大きな成果を生んでいくことでしょう。

(2020年1月29日現在)

会社概要

会社名（商号）	株式会社オカムラ
本店所在地	神奈川県横浜市西区北幸1丁目4番1号 天理ビル19階
事業所所在地	追浜／高畠／つくば／富士／御殿場／中井／鶴見
設立	昭和20年(1945年)10月
事業概要	スチール家具全般の製造・販売　 産業機械その他の製造・販売　 金属製建具取付工事の請負　 建築業に関わる付帯工事・設計・製造・販売　 商品陳列機器その他の製造・販売　 各種セキュリティ機器に関わる付帯工事・設計・販売 各種医療機器その他の機械器具の設計、製造ならびに販売 事務所の環境向上と事務・生産効率向上に関する情報の提供とこれに関連する機器の製造・販売
ウェブサイト	https://www.okamura.co.jp/

 

WinActor販売特約店

会社名（商号）	株式会社JSOL
本社所在地	東京都中央区晴海2-5-24　晴海センタービル
取扱商品	WinActor, WinDirector,DX Suite,Prexifort-OCR
独自ソリューション	JSOL SmartPRAS(業務自動化ソリューション/スマートプラス) （1）業務自動化コンサルティングサービス （2）業務自動化プラットフォーム（BPM＋業務ライブラリ） 業務可視化・自動化プラットフォームの提供や各種自動化ツールの導入支援サービスを統合した、業務プロセスの自動化を実現するためのサービス群です。
ウェブサイト	https://www.jsol.co.jp/solution/jsol_rpa.html
RPAソリューションのお問い合わせ先	株式会社JSOL　法人事業本部　中村 TEL：03-5859-6001　FAX：03-5859-6033 E-Mail：rfi@jsol.co.jp

（2020年2月現在）