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WinActor TOP導入事例株式会社ドリームデッサン | RPAを活用した働き方改革のお手本! 人手不足の時代に求人応募が殺到する理由とは?

株式会社ドリームデッサン | RPAを活用した働き方改革のお手本! 人手不足の時代に求人応募が殺到する理由とは?

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(左から順に)株式会社ドリームデッサン 代表取締役 道田 泰之 氏、スタッフ 二浦 由加 氏

平和記念公園や世界遺産の原爆ドームで知られる広島市。中国地方最大人口を抱える同市でノベルティ通販サイトの運営やWEBコンサルティングなどを展開する株式会社ドリームデッサンでは、従業員の働き方改革の一環として業務効率化を模索し、約8年前にRPA(WinActor)を採用しました。

  • 導入業務
    ① 受注書作成
    ② 画像加工処理
    ③ 見積書作成
  • ポイント
    生産性:7倍以上の業務も
    受注書・見積書作成工数:1顧客にかける時間が約70%減
    他の自社サイトへのシナリオ流用などの横展開も

中小企業こそ導入のハードルは低い。まずは無料トライアルでWinActorを体感

株式会社ドリームデッサン代表の道田泰之氏 未就学児を育てながら働くママさん従業員を多く抱える株式会社ドリームデッサンでは、従業員たちの保育園へのお迎え時間厳守と膨大な作業処理の両立が創業当時より課題でした。

「当初はエクセルのマクロで受注業務を行っていましたが、従業員がストレスなく時間内に業務を遂行するには、さらなる効率化が必要だと思いました。約8~9年前、ちょうど知人がWinActorの代理店をはじめた時、『無料トライアルがあるから一緒にやろう!』とお声がけいただいたのがRPAを導入したきっかけです。」と株式会社ドリームデッサン代表の道田泰之氏。

「エクセルのマクロに依存していた業務をWinActorに移行できるのか当初不安がなかったというと嘘になりますが、1か月の無料トライアル期間があったのが大きな魅力でしたね。それにもともと私は、“膨大や業務の効率化をテクノロジーで解決したい”と考えておりましたので、RPA導入に抵抗はありませんでした。」(道田氏)

誰もいない深夜のオフィスでWinActorを稼働。結果、生産性が7倍以上の業務も

 トライアル期間を経て本導入し、従業員が行っていた一部の業務をWinActorが自動化。結果、RPAを導入したことで生産性が7倍以上になった業務もあると言います。

「当初は主に3つの業務をWinActorで自動化しました。1つ目は受注書作成業務、2つ目は製品の画像加工業務、3つ目は見積書作成業務です。
1つ目の受注書作成業務と3つ目の見積書作成業務は、それまでマクロが担っていた計算や入力、PDF化などをWinActorで自動化しました。導入前は月間約500件を3~4人で処理していましたが、WinActor導入後は月間1,000件を1人でまわせるようになりました。
 中でもWinActorによる劇的な効率化を実感したのは2つ目の画像加工業務。オフィスに誰も居ない深夜にWinActorが自動処理し、朝の従業員出社時には画像加工が全て完了している、というロボットの作業処理能力に感動しました。」(道田氏)

 道田氏率いるドリームデッサン社では、ホームページに掲載する製品画像を印刷用カラー(CMYK)からWEB用カラー(RGB)に変換する加工業務が、従業員たちの業務効率を圧迫していました。RPA導入前は、連日約1,000枚の画像加工業務を従業員がフォトショップソフト(Adobe社)を利用して1枚1枚、手で処理していましたが、WinActor導入後はこの画像加工作業をすべて深夜に自動化し、日中3人で作業していた日当は実質ゼロに。また、導入したこの3つのシナリオは、ノベルティ通販サイト以外の自社サイトにもコピー&ペーストで展開し、計4つの自社ホームページでフル稼働させることに成功しました。

「深夜に画像処理を行うことで他社よりも早く新製品をホームページに掲載することができ、販売機会ロスの軽減にもつながりました。」(道田氏)


ドリームデッサン様-図表

導入効果イメージ(※)インタビューを参考に、NTTデータが作成


「RPAを導入したけど難しくて使いこなせない!」を特約店が迅速サポート

 飛躍的な業務効率化を実現しているドリームデッサン社ですが、実はWinActor導入当初、「導入したけど使いこなせない」という解約の危機に直面したと道田氏は言います。

「Windowsのアップデートなどで画面デザインが変わると画像マッチングの設定がうまくできませんでした。結局プログラミングコードを知らないと使いこなせない。無料トライアルを勧めてくれた知人は代理店を辞めてしまい、我々も解約しようかなと考えていた矢先、今お世話になっているアクティスさん(特約店)とご縁があって。それ以来、約8年お世話になっています。WinActorのトラブル発生時や不明点があるとリモートで対応して下さいます。その時解決できなくても『明後日までには直せます』といった明確で迅速なサポート体制がアクティスさんには整っていました。丁寧できめ細やかな対応が、今日までの成果につながっていると感じています。」(道田氏)

「NTT DATA RPA Partner AWARD」の受賞歴もあるアクティス社がシナリオ開発兼、保守として現在もドリームデッサン社のサポートを継続しています。

働きやすい会社とハローワークで評判!1人の採用求人枠に40人が応募

 子育てと仕事を両立しているママさん従業員の評判が広がり、業務効率化以外の面でも大きな変化がありました。

「業務が効率化されたことで、保育園へのお迎えに遅れることは全くなくなり、従業員の急なお休みにも柔軟に対応できるようになりました。また、RPAを導入してから広島市のハローワークのご担当者様より働きやすい会社とのお声も多数いただきました。子育てママさんの求人者には『ドリームデッサンがおすすめ』とハローワークで紹介してくださっているそうです。求人を出した際、1人の応募枠に40人くらいの応募をいただいたこともあります。求人採用のしやすさや定着率も格段と上がり、結果、企業価値の向上にもつながったと感じています。」(道田氏)

 RPAによる業務効率化との引き換えに、多くの企業では従業員雇用維持の課題も残ります。ドリームデッサン社ではRPA導入時、従業員へ丁寧な説明を施して了承を得ることができたと道田氏は言います。
「業務効率化の前に、従業員へのケアが必要だと思います。『この業務を自動化すると貴方の業務は減るけど(受注量が増えるので)お給料は上がりますよ』とか、『RPA導入後は(今の仕事はなくなるけど)別の新しい業務をお願いします』といった従業員への丁寧な説明がRPA導入の入口として必要ではないかと考えています。」(道田氏)

ドリームデッサン様-従業員イメージまた、「RPAさえ導入すれば万事解決」という考え方に留意すべき点があると道田氏は言います。
「WinActor含めたRPAは、導入することで部署間を跨いで他部署の業務フローもガラリと変えてしまう。そのため、RPA導入前にあらかじめ効率化すべき業務内容の細かい情報共有が必要不可欠ではないかと考えます。」(道田氏)

 RPAを上手く活用できたことで受注は順調に増え、粗利も確実に増えていますが従業員は少ないままで業務をまわすことに成功。「初期費用の懸念を抱える中小企業こそ、確実にRPA導入による費用対効果は大きいと思います」(道田氏)

株式会社ドリームデッサン 概要 

会社名 株式会社ドリームデッサン
本社所在地 広島県広島市安佐南区古市3丁目3-1 FMビル6F
設立 2009年1月
事業概要 ノベルティグッズ、粗品、販促品の企画・生産・卸し、および通信販売
防災用品、備蓄用品の通信販売
ウェブサイト https://www.dream-dessin.co.jp/
https://www.hansoku-expo.com/

WinActor販売特約店 

会社名(商号) 株式会社アクティス
本社所在地 東京都千代田区東神田二丁目3番10号 PMO秋葉原Ⅱ 4階
事業内容 情報システムに関する企画、開発、運用、教育並びにコンサルティング
ウェブサイト https://www.actis.co.jp/productrpa/
取扱商品 WinActor/WinDirector/DX Suite/NaNatsu AI-OCR with DX Suite/スマート自治体プラットフォームNaNatsu/Prexifort-OCR
お問い合わせ RPA担当窓口
https://www.actis.co.jp/productrpa/contact/

(2024年4月現在)

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