エクセルにRPAを活用してデータ集計業務を効率化！

エクセルとRPAの相性が良いことをご存知でしょうか。もともとエクセルは、マクロを利用することでさまざまな業務効率化ができることは知られています。しかし、マクロだけでできることには限界があります。そもそもマクロは、Officeソフトでしか利用ができないために、さまざまな業務を連動させて業務効率化を図りたい場合には利用できない場合があります。

そこでエクセルとRPAを連携させられると、より業務効率化の幅が広がります。本記事では、エクセルとRPAを組み合わせると何ができるようになるのか、そもそもRPAでエクセルをどのように操作できるのかなど、RPAとエクセルについて知りたいあれこれをまとめてご紹介します。

RPAとエクセル操作を組み合わせると便利

RPAとは、Robotic Process Automationの頭文字を繋ぎあわせて作られた言葉で、定型的なビジネスプロセスを自動化できるツールのことです。RPAはあらかじめルールが決まっているようなルーティーン作業を自動化することは得意ですが、イレギュラーなルール変更などまで自動化することは苦手です。

エクセル操作については関数やマクロなどで自動化できる部分もありますが、Officeソフト以外も組み合わせた作業などについてすべて自動化することはできません。そこでRPAを使うと、より自動化の幅が広がります。RPAはOfficeソフトだけでなく、ブラウザや他の業務システムなどとも繋ぎあわせて自動化できるためです。

RPAでできるエクセル操作

RPAとエクセルを組み合わせることで、大幅な業務効率化を達成することができます。しかし実際にどのような業務効率化を実現できるのかについては、わからない方もいるでしょう。そこで以下、RPAでできるエクセル操作についてご説明します。

エクセルからエクセルに転記・集計する

マクロでやっているように、RPAでもエクセルからエクセルにデータを転記することができます。もちろん、エクセルマクロでもエクセルからエクセルにデータを転記できますが、他のソフトの自動化などとも組み合わせて使えるところに、RPAツールのメリットがあります。

例えば、複数のエクセルからデータを集計して特定の表を出力することなどが可能です。エクセル上にある大量の財務情報などからある種の分析を導き出し、経営戦略の示唆を見出すようなこともできるでしょう。

これらの作業を、マクロとは違ってプログラミングを一切使わないでもできる点も大きなメリットです。マクロ不要で、マクロのような高度なことが実現できます。

マクロや関数と組み合わせた高度な自動化

上述したようにRPAを設定する作業は、プログラミングを使わなくともできます。その上、プログラミングを使わなくとも、それなりに高度な設定をすることが可能です。そのため、実際の業務に携わっているユーザー部門のメンバーが自分でシナリオを作成し、業務自動化を実施することもできます。

さらに、プログラミングができるのであれば、マクロや関数を組み合わせてより高度な業務自動化を実現することも可能になります。エクセル内での操作はマクロや関数に任せて、それ以外の部分についてはRPAに任せるという組み合わせ方ができると、業務自動化の幅がさらに広がります。マクロのプログラミングができるのであれば、このような高度な自動化を考えてみても良いでしょう。

エクセル以外のソフトと組み合わせた連携

RPAとマクロを組み合わせて業務自動化するのであればやはり、Officeソフトとそれ以外のソフトを組み合わせた自動化に挑戦したいところです。そうすれば、より大幅な業務効率化が可能になります。

例えば、データベースからデータを抽出してきてエクセルに出力し、そのエクセルをメールで送付する、といったような一連の機能をRPAで実装できます。エクセルにして出力するのが好ましい分析データなどを、そのようにして一定期間ごとに特定のメンバーに送付する、などといった使い方が想定できます。

また逆に、メールで受信したデータをエクセルに出力して、エクセルのデータをデータベースに取り込む、といったようなこともできます。

RPAとマクロの違い

あらためて、RPAとマクロの違いについてご説明します。上述しましたが、マクロはOfficeソフトを操作する場合に、高度な自動化を実現できるプログラムです。あくまでOfficeソフトの自動化に効果を発揮しますが、それ以外のソフトについては利用できません。

一方で、RPAツールはマクロのように対象となるソフトが限定されていません。ブラウザやデータベース、メールなど、PC内のあらゆる操作を自動化することが可能です。

RPAでエクセル作業を効率化するメリット

RPAがいくら便利であっても、導入するには費用も手間もかかってしまいます。マクロだけでできることもたくさんあり、「あえてRPAを使わなくても」と思ってしまう方もいるでしょう。そこでRPAでエクセル作業を効率化するメリットをあらためてご紹介します。

業務効率化・高い生産性の実現

RPAとエクセルマクロを組み合わせることで、より高度な業務効率化ができるようになります。上述したようにマクロはOfficeソフトに対してしか使えないために、それ以外のソフトも組み合わせた業務効率化をしたい場合にはRPAツールが便利です。

RPAで既存のルーティーン業務を自動化すれば、従来その作業に取り組んでいた人たちの作業が減り、結果的にコスト削減も実現できます。

さらに今までルーティーン業務に携わっていた人たちが自動化によって付加価値の低い業務から解放されます。そしてその人たちをよりクリエイティブで付加価値を産むような、営業や企画などの別の仕事に振り向けることができるようになります。

業務の正確さの向上

RPAツールの忘れてはいけないメリットとして、業務の正確さを向上させられる点があります。今まで人間が作業することによってミスが発生してしまっていた業務についても、RPAを活用すればミスをすることなく正確にできるようになります。プログラムは基本的に間違えることはありませんので、金額の計算など間違えてはいけない業務にうってつけです。

対外的な業務で、なおかつ間違えてはならない業務などについては、ミスのために信用を失うことなどが少なくなるでしょう。

エクセルにRPAを使うならWinActor

エクセルにRPAを活用したいのであれば、NTTグループが研究開発したRPAツール「WinActor」がおすすめです。「WinActor」は純国産ツールで、国内の商習慣などを理解した上で作られているため、日本のビジネスシーンで非常に使いやすいものになっています。

「WinActor」は、普段プログラミングをしないような業務部門の人であっても、容易に使えるようになっています。わからないことがあっても、NTTデータとパートナー企業が導入・サポートさせていただきますので、安心してお使いいただけます。

トライアル導入から手軽なコストで導入できるので、気になる方はぜひ、NTTデータまでお気軽にお問い合わせください。

RPAでエクセルをさらに有効活用しましょう

RPAとエクセルマクロを組み合わせて利用することで、マクロを単体で利用するよりもさらに大幅な業務効率化を実現できるようになります。

エクセルマクロが自動化できるのは、Officeソフトのみです。Officeソフトのみで実現される業務についてはマクロで実施しても良いかもしれませんが、メールやブラウザ、他の業務ソフトなどとも連携させてより高度な業務自動化を実現させたいのであれば、マクロだけではなく、RPAツールを組み合わせて利用することが必要になります。

エクセルマクロとRPAを組み合わせれば、業務効率化や生産性向上、コスト削減などをより強力に実現可能です。ぜひ両者を組み合わせて利用することを検討されてみてください。