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WinActorアンバサダーコラム Vol.6(西山 純一)

2023/02/28

#西山 純一

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大学間で具体的に何を共有するの?の話

具体的に何を共有するの?の話

こんにちは。WinActorアンバサダーの西山です。
今回は長いです。

前回のコラムでは、大学間連携のメリットとして

RPAに限らず、便利なExcelのフォーマットの共有や、情報交換の過程で課題が解決するなどの実りもあり、そしてなにより誰にも相談できない担当者の孤独を解消することができた

と書きました。解決の手段はRPAに限らないのです。
が、もちろんRPAは非常に強力なツールでして、しかも大学間で環境がマッチしていればコピペのレベルで流用が可能です。
環境がマッチとは、例えば人事給与システムや財務会計システムが同じだとか、業務フローが似ているとかです。

今回は、具体的な事例を2つご紹介します。
以下の事例は『現場担当者に刺さる』を目的に書きますので、用語の説明などは省きます。

事例1.『財務会計システムの予算執行振替伝票を入力するロボット』

これは以前、私が人件費の伝票入力担当だった際に非常に苦しんでいた作業でして、具体的には年間2万行の予振の伝票を手打ちしていました。
財シスにはCSV取込の機能もあるのですが、めちゃめちゃ横に長いExcelを作らないといけないわ、伝票のすべての項目を埋めないといけないわで、『めんどくさいCSV作るくらいなら今月も手打ちで処理しよう…』を毎月繰り返し、そのうち異動になってしまうやつでした。(似たようなケースは、きっと他にもあると思います。)

それから10年。RPA担当になった際、真っ先にこれを自動化しました。人間の手打ちをWinActorが代行するので、財シスの入力画面をそのまま使います。つまり、自動発生の箇所や入力チェック機能を全て活かせるのです。CSV取込処理は一瞬なので、それに比べれば時間はかかるものの、しかし伝票入力の達人よりも速くて正確です。スタートボタンさえ押せば、あとは放置してOKです。

このシナリオ、同じ財シスを使ってる大学ならどこでも使えるんです。
ちょうど先日、某国立XX大学さんとのチャットで
XX大学『こんど予振のシナリオ作りたいと思ってるんですけど、財シス動かすときのコツとかありますか?』
ぼく『それもう完成品あります』
XX大学『聞いてよかった。。。。ありがとうございます。。。。。』
という感じでした。

※これはたまたま本学が渡す側でしたが、いただくケースももちろん多いです。

事例2.『科研費電子申請システムからPDFをダウンロードして名前をつけて(重要)保存するロボット』

前回のコラムでご紹介した、RPA合同製作会で完成したシナリオです。
WinActor7.4.2とchromeの環境ならコピペで流用可能です。

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こういう事例はたくさんあるはずです。それに、もし使っている業務システムが違っていても、『あ、ここは自動化できるのか』『こうやって業務フローを組み替えると作業が減るんだな』などのヒラメキは共有できますよね。

コラムvol2参照。

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オンライン全盛の世の中ですが、やっぱり活発に意見交換をするには対面がいいです。

zoomも大変便利…だけど熱や空気感を共有するのはなかなか難しい…
300円/30分で会いに行ける都会が本当にうらやましい…

そこで、NTTデータ様のお力添えをいただき、5つの国立大学が東京に集まる機会をいただきました!ありがとうNTTデータ様!🎉

好事例を共有したり、情報交換したり、やりたいことがたくさんあります。

3月中旬に実施予定、素敵に編集した動画も作ってくださるとのことです。
私もコラムで報告しますね。お楽しみに!

西山純一のプロフィール写真

西山 純一(Nishiyama Junichi)

国立大学法人 新潟大学
学術情報部情報企画課 RPA推進担当