TOP導入事例「三井不動産レジデンシャルリース」様×「WinActor」=「人に寄り添う業務改革」

「三井不動産レジデンシャルリース」様×「WinActor」=「人に寄り添う業務改革」

RPA」を導入し、事務手続きの効率化を推進している「三井不動産レジデンシャルリース株式会社」。小さなRPA体験(成功体験)を積み重ねることが導入成功のポイントと語る、契約センター 業務課長 清水 智晴 様に、「WinActor」の導入事例についてお話を伺った。

Q、貴社の業種・業態をお聞かせください。

清水氏 : 業種は「不動産」業です。本業は、オーナーさんが所有する物件を、法人や個人に貸し出す「運用管理業務」です。

 

Q、ご担当の業務をお聞かせください。

清水氏 : 事業に関わる事務業務を集約している部門で、テナントさんへの契約書作成、更新・解約手続き、オーナーさんへの送金・レポート作成などを実施しています。

 

Q、「RPA」ツールの導入を検討した「きっかけ」をお聞かせください。

清水氏 : 社内の「経営企画部」から、「こんな便利なツールがあるよ」と紹介されたのがきっかけでした。その当時紹介された商品は、「WinActor」ではなく、他社商品でした。

 

Q、RPAツールとして、「WinActor」を選んだ理由をお聞かせください。

清水氏 : 手軽に始められること」、「すべて日本語であること」が選定の理由です。初めに紹介を受けた他社製品は、表示内容が英語で、敷居も高い印象を受けました。実際に「WinActor」を使ってみたところ、「チュートリアル」を読んだ時点である程度使えるようになりました。

 

Q、実際に「WinActor」を導入した業務を教えて頂けますか?

清水氏 : 現時点で8つの業務がありますが、そのうち2つの業務を紹介いたします。

 

テナント契約書の作成業務

1つ目は、テナントの新規契約情報を社内基幹システムに入力し、テナント契約書を作成する業務です。弊社で管理しているテナントは管理住戸数で61,841戸、管理棟数で2,815棟(いずれも2017年12月末時点)になりますが、年間で約14,000件のテナント契約が発生します。

この業務は、まず仲介会社を介してテナント賃貸の申込がFAXで弊社へ送付され、運営部署が受付けを行い「Notes」で契約書作成依頼を申請します。その後、契約書を作成するため、私が所属する契約センターで申請情報に基づき、社内基幹システムへ情報入力を行います。

今までは、入力担当の社員が「Notes」の画面を参照しながら、社内基幹システムへ入力していました。
尚、「WinActor」の導入に際して、「Notes」の画面情報と社内基幹システムのデータ連携を自動化するため、「Notes」からCSVファイルを出力する機能を別途開発しました。

また、お昼休みと夜間にロボットを自動実行して「Notes」からCSVファイルを出力後、社内基幹システムへ入力画面から自動で入力できるように運用を変更しました。(図1を参照)

 

三井不動産レジデンシャルリース【図1(WinActorの導入前と導入後のイメージ)テナント契約書作成業務】【図1(WinActorの導入前と導入後のイメージ)テナント契約書作成業務】

 

ファンドオーナー向けの月次レポート作成業務

2つ目は、ファンドオーナー向けの月次レポートの作成業務です。

この業務の対象となるのは37オーナー(管理棟数で74棟)になります。主にファンド物件のオーナー様向けの報告様式で報告書を作成しますが、業務的に煩雑になります。

この業務は、報告書の提出までの期間が限られており、今までは人手をかけて(20名体制で)集中的に対応をしていました。

「WinActor」を導入したことで、業務の一部がRPA化され、計画的に業務をまわせるようになったことから、この業務にかかりきりになっていた担当者が、別の業務も行えるようになりました。(図2を参照)

 

三井不動産レジデンシャルリース【図2(WinActorの導入前と導入後のイメージ)ファンドオーナー向けの月次レポート作成業務】【図2(WinActorの導入前と導入後のイメージ)ファンドオーナー向けの月次レポート作成業務】

 

Q、導入から本番運用までのスケジュールをお聞かせください。

清水氏 : 「テナント契約書の作成業務」は、2017年8月から開発を開始し、12月からテストを繰り返して本番運用が軌道に乗ったのは、2018年2月です。「ファンドオーナー向けの月次レポート作成業務」は、2017年6月から開発を行い、10月に本番運用を開始しました。

 

Q、本番運用開始までに苦労した事がありましたか?

清水氏 : 「テナント契約書の作成業務」は、RPA化後の運用が軌道に乗るまで時間がかかりました。

その理由は、シナリオの作成と微調整の他に、「Notes」から契約情報をCSVへ出力する機能開発を並行して進める必要があった為です。社内基幹システムとの連携を自動化するためには、この開発が別途必要でした。

また、契約条件にもパターンが多くあったため、基幹システムへロボットが入力する際に基幹システムから出すアラートやメッセージなどを洗い出して対処するのに時間がかかりました。

 

Q、導入に際して、工夫した事があればお聞かせください。

清水氏 : 「WinActor(ロボット)」と、人が担当する業務範囲の切り分けについて、実務担当者と話合いを重ねながら要件を詰めました。

自動化を対象とした業務でも、個々にイレギュラーがあり、運用条件によってもうまく機能しない場合や不備が発生する事はあり得ます。(例えば、ある条件では、入力内容が歯抜けになってしまう等)

複雑な運用条件の業務は、無理に「ロボット」にやらせるのではなく、人手により対応する等、業務の切り分けを明確にしました。

 

Q、導入効果及び、自動化率を教えて頂けますか?

導入効果及び、自動化率について述べる清水様清水氏 : 導入効果については、実務担当者が一番実感していると思います(笑)。業務の一部をRPA化したことにより、削減できた作業時間を他の業務に充てることができています。

RPA化した業務フローの自動化率は、「テナント契約書の作成業務」のうち、基幹システムへの入力で約70%程度、「ファンドオーナー向け月次レポート作成業務」のうち、基幹システムからのデータ抽出作業で約95%です。

(テナント契約書作成業務の全体は内容チェックや手作業も多いため、自動化率は20%以下になってしまいます。レポート作成業務でも同様です。)

 

Q、ロボット(シナリオ)の台数を教えて下さい。

清水氏 : 8つの業務でロボットが稼働しており、毎日なにかしらのロボットが稼働しています。

 

Q、シナリオの開発体制を教えてください。

清水氏 : 業務を担当するチームのメンバーで作成しました。チュートリアルが充実しており、システム開発等の経験がないチームのメンバーでも十分対応できました。

 

Q、清水様が考えるベストな開発体制像みたいなものはございますか?

清水氏 : 個人的には、RPA導入を検討している部署の実務担当者が「シナリオ」を作成する開発体制がベストだと考えます。なぜならば、業務の事を一番よく知っているのは、その業務を担当する実務担当者であり、突発的なビジネスプロセスの変更にも臨機応変に対応できるからです。尚、「シナリオ」作成をベンダーさんに任せるといった方法も選択肢としてはあると思いますが、それでは一般的なシステム開発を委託するのと変わりません。この点において、「WinActor」は、「手軽に始められ、自分がやりたいことがすぐできる」ツールであり、他社製品と差別化できるポイントだと思います。

 

Q、今後の社内における水平展開等の計画を教えてください。

清水氏 : 現在、水平展開として社内で「RPA情報共有会」(勉強会)を定期開催し、啓発活動を行っています。勉強会の開催に伴い、「シナリオ」を作成できるメンバーも増えてきています。将来は、各部署ラインの実務担当者が「シナリオ」を作成できるようになり、自主的に業務を自動化し、業務効率と生産性を向上できる体制を整えたいと思っています。その一方で、野良ロボット※1 が増えることを防ぐために、「シナリオ」はだれが作ってどこで稼働しているかリスト化を進めていきたいです。

※1  【野良ロボット】現場や一担当者が作成し、管理されぬまま内容や所有者が分からなくなってしまったロボット。

 

Q、RPA導入を成功に導く秘訣・ポイントがあれば教えてください。

清水氏 : スモールスタートで試験的に始め、「小さな成功体験(RPA化体験)」を積み重ねる事が成功するポイントだと思います。導入効果を評価するために、「KPI」の設定や「業務分析」を実施するという考え方もあります。しかしながら、個人的には、それらは試験運用後の本格導入時、対象業務を選択して行えばよく、「まずは、始められるところから開始する」事が重要だと考えています。尚、本格的な導入段階になったら、経営陣を巻き込んで、全社目線で推進していくことも重要だと考えます。

 

Q、「WinActor」に追加してほしい機能があれば教えてください。

清水氏 : 今後は、社内の「情報システム部門」がロボットを統括的に管理していくような体制が想定できます。よって、ロボットの稼働やスケジュール管理・可視化の機能があると助かります。※2

 

※2 これらの機能は「WinDirector」で実装されています。詳細は WinDirectorの製品情報をご参照ください。

 

Q、最後に、「三井不動産レジデンシャルリース株式会社」×「WinActor」=「   」に入るキーワードがあるとしたらどんな言葉を思い浮かべますか?

清水氏 : う~ん そうですね~。「人に寄り添う業務改革」でしょうか?

 

(記事の記載事項は、2018年2月14日インタビュー時点のものです)

 

会社概要

企業名 三井不動産レジデンシャルリース株式会社
所在地 〒163-0405

東京都新宿区西新宿2-1-1新宿三井ビル5階

設立 1986年4月1日
資本金 4億9,000万円
株主 三井不動産レジデンシャル株式会社100%
売上高(単体) 775億円(2017年3月期)
実績 サブリース・業務委託61,392戸

借上社宅管理代行12,053戸(2017年3月31日現在)

社員数 644名(2017年3月31日現在)
事業内容 1.賃貸マンション等の商品企画、賃貸運営のトータルマネージメント

2.不動産有効活用コンサルティング全般

3.借上社宅管理代行

 

以上、同社様のホームページより引用

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