DXで業務効率化するメリット・課題は何？

業務効率化のためにDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する企業が増えてきています。しかし、DXを推進するにはさまざまな課題があり、DXの実現は一筋縄ではいきません。また、DXを実現させたとしても、必ずしも業務効率化につながるとも限りません。

本記事では、そのようなDXに立ちはだかる課題と、それでもDXをするメリット、DXを無事に実現させた事例をまとめてご紹介します。

業務のDX化とは？

業務のDX（デジタルトランスフォーメーション）は、デジタル技術を活用し、組織全体のビジネスモデルや戦略を根本的に変革を目指す活動のことです。これには、ビジネスの運営方法、顧客との関わり方、製品やサービスの提供方法など、組織のあらゆる側面の変革が含まれています。

DXの目的は、業務の効率化のほか、組織の競争力を維持・向上させることや、新しいビジネスチャンスを創出することです。

業務効率化のため、RPAと呼ばれる業務自動化技術を取り入れるのもDXのひとつ。ロボット技術を用いて、ルーティーンとなっている事務作業などを自動化することができるRPAは、DX化に力を入れるさまざまな企業で導入されています。

※RPAについてはこちらの記事で解説しています
RPA導入のメリット・方法は？費用や導入事例などもご紹介

業務効率化とは？

業務効率化は、特定のタスクやプロセスを改善することに重点を置く改善活動のことです。

例えば、RPAのような自動化ツールを導入して単純作業を自動化することや、クラウドベースのコラボレーションツールを使用してチームのコミュニケーションを改善するなどの改善活動が挙げられます。

業務効率化をすることによって、既存の業務に費やす時間・コストが少なくなり、より生産的な活動に労働力を充てることができるようになるのです。

業務効率化とDXの違いは何？

業務効率化とDXは違う概念であり、その違いを理解して両方の活動を推進していく必要があります。

業務効率化はより具体的で局所的な改善を目指すのに対し、DXはより広範で根本的な変革を目指します。それぞれが相互補完的な役割を果たすことができ、DXの一環として業務効率化が行われることもあるのです。

また、DXはデジタル技術を活用して変革するのに対して、業務効率化は必ずしもデジタル技術を用いるとは限りません。しかし実態として、多くの業務効率化活動でデジタル技術が用いられています。

DXで業務効率化する際の課題は？

DXをして業務効率化を無事にできれば良いものの、DXの実現、並びにそれによる業務効率化の実現には、さまざまな課題が立ちはだかります。以下では、DXをする際に乗り越えなければならない課題をご紹介します。

技術的なハードル

新しい技術を導入し、それを適切に統合および運用するためには、専門的な知識と経験が必要となります。そうした知識と経験を有する人材を確保することは最初の課題です。自社で適した人がいない場合は、新たに採用することも視野にいれましょう。

また、一部の企業では既存のITシステムが古く、新しい技術との互換性が問題となる場合があります。まずは既存のシステムを把握することからはじめ、段階的にDX化を進めることをおすすめします。

組織文化

自分たちが慣れ親しんだ方法を変えることに抵抗感を持つ人に、理解を得ることが課題となる企業もあります。新しい技術を導入することは、従業員にとって新たなスキルを学び、既存の業務方法を変えることを意味します。不安や負担に感じる従業員から、抵抗にあうこともあるでしょう。

業務効率化のメリットを伝えるだけでなく、DXのためのデジタルツールを導入した際は、実務に合わせたルールを設け、使い方の説明を行うといった丁寧なフォローも重要です。

コスト

DXには初期投資が必要です。初期投資のコストが大きいと、特に中小企業など小規模な企業にとっては大きな負担となることもあり、コストをどう確保するかが課題となります。

ただし、後述するRPAツールのように初期コストがそこまでかからずに利用できるDXのためのツールはあります。自社の予算や業務に合うツールがないか、リサーチしてみるとよいでしょう。

DXで業務効率化するメリットは？

上述したような課題はあるものの、DXを実現させることによって業務効率化をするメリットはたくさんあります。以下でそのメリットをご紹介します。

生産性向上

デジタルツールを使用することで、作業の効率が向上し、全体の生産性が高まることはDXをして業務効率化する最大のメリットです。生産性が高まることによって、社内の人材をよりクリエイティブな業務に充てることができます。

コスト削減

アナログで行っていた業務をデジタル化することによって、無駄な業務プロセスを削減したり、一部の業務を自動化したりすることができます。その結果として、アナログ業務に必要だった経費を削減することが可能です。

エラー削減

これまで手動で行ってきた業務などを自動化することによって、人間の手作業によってどうしても起こってしまうヒューマンエラーを削減することができます。正確さが求められる業務であれば、メリットはより大きいです。

データ活用

業務のデジタル化によって、データの収集と分析が容易になります。収集したビッグデータを活用することによって、より賢明な意思決定を行うことも可能になるでしょう。

顧客体験価値の向上

DXを実現させることで、既存の業務をより効率的な業務プロセスにすることができます。その結果として、顧客への応答時間が短縮でき、顧客満足度を向上させることにもつながります。より早く、より丁寧な顧客対応が可能になるのです。

業務の透明性向上

デジタルツールを使用することで、業務の進行状況やパフォーマンスをリアルタイムで追跡し、評価することが可能になります。例えば、時系列の業務処理データをリアルタイムで見られるようにすることによって、業務の透明性を高めることができるのです。

業務効率化してDXするならRPA「WinActor」

DXをして業務効率化を図りたいなら、NTTグループが国内で研究・開発したRPAツール「WinActor」を活用するのがおすすめです。

「WinActor」はオフィスの事務作業などだけでなく、大学や金融機関など、さまざまなルーティーン業務の自動化に利用されています。国内で研究・開発されているため、海外製の多いRPAツールの中でも珍しく、マニュアルや操作画面は日本語のため、わかりやすく使いやすいツールです。

また、プログラミングができなくとも、それぞれの業務にあったシナリオを開発できるため、社内にITエンジニアがいない場合でも、無理なく導入可能です。導入にあたっては、NTTグループがサポートしますので、ご安心ください。

RPAツール「WinActor」について詳しくはこちら

DXで業務効率化・業務改善した事例

RPAツール「WinActor」を活用することで、さまざまな企業がDX、並びに業務効率化を実現させています。以下では、RPAツール「WinActor」を実際に導入された企業の事例をご紹介します。

えそらフォレスト株式会社の事例

オーガニックコスメ「HANAオーガニック」の企画・販売など、多角的に事業を展開するえそらフォレスト株式会社。同社は急激な事業拡大の影響で、既存社員の人数で業務を日々滞りなく実施することに支障をきたしていました。

そこでRPAツール「WinActor」を導入。顧客動向分析のためのデータ集計やダイレクトメール送付用に顧客リストを絞り込む作業、一部業務における受注ステータス更新作業などを自動化し、大幅な業務効率化に成功しました。

詳細はこちら

株式会社JCアカウンティングの事例

外資系企業の日本子会社に対して支払代行や記帳代行などの業務を展開されている株式会社JCアカウンティングでは、増加し続ける業務をより効率的にこなせるよう、RPAツール「WinActor」を導入しています。

組織内の異なる部門同士で同じ業務をしている非効率を改善するために、「WinActor」を活用。部門横断的な業務に改善し、さらにその自動化を実現しました。結果として、1カ月あたり75時間の節約、年間900時間の業務削減に成功しています。

詳細はこちら

DXで業務効率化しましょう

本稿では、DXを実現させて業務効率化する際の課題や、課題を乗り越えて業務効率化をするメリット、実際に業務効率化を実現させた企業の事例などをご紹介しました。

DXに取り組み業務効率化を実現させるには、RPAツール「WinActor」を活用するのがおすすめです。プログラミングができなくても開発できるため、導入費用を抑えられます。日本語の操作画面・マニュアルもわかりやすいです。ぜひ「WinActor」の活用をご検討ください。